Sistem tracking waktu kerja pada dasarnya sudah menjadi salah satu fitur utama dalam absensi online.
Penggunaan fitur ini memberikan kemudahan dalam pengelolaan karyawan. Hampir semua perusahaan yang sudah beralih ke absensi online, akan merasakan perubahan positif karena sistem tracking ini .
Pada artikel kali ini, kita akan mengetahui lebih banyak manfaat dari sistem tracking pada absensi online.
Kemudian kita juga akan melihat beberapa tutorial penggunaan fitur ini dari mulai absensi, hingga pengecekan hasil pencatatan waktu kerja yang akurat.
Simak dan pahami penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Apa itu Sistem Tracking Waktu Kerja?
Sistem tracking waktu kerja adalah suatu teknologi dalam perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat dan memonitor waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam bekerja.
Teknologi ini didesain khusus untuk menganalisa segala bentuk kehadiran, mulai dari jam masuk hingga jam pulang.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk secara otomatis merekam durasi kerja, istirahat, serta lembur. Dimana akan berfungsi baik untuk pengelolaan waktu kerja karyawan secara efisien.
Sistem tracking yang digunakan dalam absensi online merupakan salah satu bentuk perkembangan paling akhir dari teknologi ini.
Dalam absensi online, sistem tracking yang digunakan untuk pengecekan waktu kerja sudah di lengkap dengan teknologi biometrik dan IoT (Internet of Things).
Dimana dua teknologi ini akan mampu melacakan kehadiran dengan mengenali identitas asli karyawan dan waktu kerja yang akurat.
Manfaat dari Sistem Tracking Waktu Kerja
Penggunaan dari sistem tracking pada waktu kerja tentu akan memberikan manfaat yang cukup besar bagi perusahaan dan karyawan.
Penggunaan fitur ini akan memberikan pengalaman yang lebih fleksibel dalam proses absensi. Sehingga tingkatan produktivitas bisa meningkat pesat.
Berikut adalah beberapa bentuk manfaat yang dihadirkan sistem tracking waktu kerja untuk perusahaan dan karyawan.
1. Memberikan Akurasi Data Waktu Kerja
Manfaat pertama dan menjadi utama dari sistem tracking dalam absensi online adalah untuk pencatatan akurat dalam kehadiran karyawan.
Sistem ini secara otomatis mencatat jam masuk, istirahat, dan pulang karyawan secara real-time.
Teknologi dalam sistem tracking absensi akan menghindari kesalahan penghitungan jam kerja. Serta dapat memastikan data yang digunakan untuk evaluasi kinerja adalah valid dan tepat.
2. Data Kehadiran Semakin Transparan
Data kehadiran merupakan salah satu data yang cukup penting dalam penilaian kinerja, khususnya saat penggajian berlangsung.
Dalam sistem tracking waktu kerja, perusahaan dapat memberikan akses transparan kepada karyawan dan manajemen untuk melihat riwayat catatan absensi.
Akses yang transparan ini dinilai akan mencegah kecurangan absensi seperti “titip absen” atau memanipulasi jam kerja.
3. Menjaga Produktivitas Karyawan
Sistem tracking yang akurat dan transparan, akan menciptakan kepatuhan dalam pelaksanaan kerja setiap hari.
Dengan pemantauan waktu kerja yang tepat, perusahaan dapat melihat arus kinerja karyawan. Serta dapat mengidentifikasi hambatan produktivitas yang dirasakan karyawan.
Dengan penilaian melalui data yang akurat, perusahaan dapat membuat kebijakan atau perubahan operasional untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
4. Perhitungan Gaji yang Lebih Akurat
Sistem tracking waktu kerja pada absensi online, sering kali sudah terintegrasi dengan sistem yang bersangkutan dengan penilaian kinerja lainnya.
Salah satunya adalah sistem penggajian yang ada dalam aplikasi yang sama. Sistem tracking dalam absensi online akan memudahkan HRD untuk menyesuaikan waktu kerja karyawan dengan gaji yang diperolehnya.
Dengan teknologi ini, HRD dapat memastikan karyawan bahwa gaji karyawan sudah dibayar sesuai dengan waktu kerja yang sebenarnya.
5. Pengelolaan Lembur dan Shift yang Lebih Baik
Pada beberapa kondisi mendesak, para karyawan sering kali menjalani kegiatan lembur atau shift yang mungkin akan sedikit berantakan.
Dengan sistem tracking waktu kerja ini, segala bentuk pengelolaan jadwal kerja akan semakin mudah. Termasuk penyesuaian jadwal karyawan berdasarkan kebutuhan bisnis.
Perusahaan dapat mengoptimalkan jadwal kerja dan memastikan bahwa setiap shift ditangani dengan efisien. Secara tidak langsung, teknologi tracking ini akan mengurangi overworking dan burn-out pada karyawan.
Tutorial Penggunaan Tracking Waktu Kerja di OnTime Payroll
Setelah memahami pengertian dan manfaat dari sistem tracking waktu kerja di absensi online. Maka sudah saatnya kita melihat contoh pengecekan data dari sistem ini.
Pada kali ini, kita akan melihat bagaimana sistem tracking dalam absensi online ini berkerja. Baik dari segi melakukan absensi, dan dari segi pengecekan data kehadirannya.
Sebagai bahan contoh, kita akan menggunakan aplikasi OnTime Payroll yang memiliki sistem tracking terbaik dalam fitur absensi onlinenya.
Ingin tahu bagaimana cara penggunaan sistem ini? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
1. Tutorial Absensi Dengan Sistem Tracking OnTime Payroll
Berikut ini kita akan melihat tutorial dari proses clocking kehadiran karyawan pada fitur tracking dalam OnTime Payroll.
Simak langkah-langkah berikut ini:
- Buka aplikasi mobile OnTime Payroll.
- Pilih Fitur “Clocking” di halaman utama.
- Perhatikan di ikon posisi sudah tercatat nama perusahaanmu.
- Isi informasi absensi sesuai jadwal kerja.
- Klik “Send Clocking”, dan proses absensimu sudah di tracking oleh sistem OnTime Payroll.
2. Tutorial Pengecekan Kehadiran Pada Sistem Tracking OnTime Payroll
Setelah melakukan absensi pada aplikasi mobile, sekarang kita akan melihat hasil pengumpulan data absensi tersebut melalui desktop.
Ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Log in ke akun perusahaan di website programgaji.com.
- Klik “masuk” di pojok kanan bawah organisasi.
- Jika sudah di halaman dashboard utama, klik pada bagian “kehadiran & jadwal”.
- Pada bagian kehadiran, pilih tulisan “kehadiran” untuk masuk ke halaman data absensi.
- Isi tanggal dan jenis data karyawan sesuai kebutuhan, lalu klik “proses”.
- Isi sekali lagi kelengkapan data karyawan yang ingin di cek kehadirannya, setelah itu klik “proses kehadiran”.
- Setelah itu, semua data tracking kehadiran karyawan akan ditampilkan di kolom data.
- Jika ingin menyimpan semua data tersebut, silahkan pilih titik tidak di samping kanan. Kemudian simpan data sesuai kebutuhan.
