Strategi onboarding karyawan merupakan perencanaan kegiatan pengenalan perusahaan yang harus dipersiapkan HRD untuk karyawan baru.
Fokus utama dari kegiatan onboarding ini adalah pembelajaran dan pemahaman terhadap sistematika kerja di perusahaan.
Oleh karena itu, HRD harus benar-benar memperhatikan setiap tahap kegiatan ini agar semua bentuk pelatihan dapat dipahami dengan baik oleh karyawan baru.
Pada artikel ini, kita akan memahami beberapa strategi onboarding karyawan yang tepat untuk diterapkan pada semua jenis perusahaan.
Ingin tau bagaimana strateginya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Apa itu Onboarding karyawan?
Sebelum memasuki pembahasan yang dalam seputar strategi onboarding karyawan yang tepat, mungkin perlu dipahami terlebih dahulu pengertian dari kegiatan ini.
Onboarding karyawan secara umumnya dapat diartikan sebagai proses integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan.
Kegiatan ini mencakup penyesuaian dengan budaya kerja, memahami tugas dan tanggung jawab, serta mengenal tim dan lingkungan kerja.
Tujuan dari onboarding adalah membantu karyawan baru merasa nyaman dan siap untuk bekerja di perusahaan secara efektif.
Onboarding karyawan yang efektif dapat meningkatkan retensi, produktivitas, dan kepuasan kerja. Dengan kegiatan ini, karyawan baru juga akan lebih cepat beradaptasi dan berkontribusi pada perusahaan.
6 Strategi Onboarding Karyawan Paling Efektif
Pelaksanaan kegiatan onboarding karyawan tidak akan berhasil apabila tidak direncakan dengan baik oleh seorang HRD.
Dengan menyusun strategi yang tepat, proses onboarding akan menghasilkan produktifitas yang kuat, dan karyawan baru juga akan merasa terlibat dalam perkembangan perusahaan.
Berikut ini terdapat enam strategi onboarding karyawan yang paling efektif untuk memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dengan cepat.
1. Persiapan Sebelum Hari Pertama (Pre-boarding)
Persiapan yang matang sebelum karyawan mulai bekerja adalah kunci untuk memberikan kesan pertama yang positif.
Strategi pre-boarding ini bisa menjadi kesan pertama yang baik apabila diterapkan secara sistematis oleh HRD. Prosesnya bisa meliputi beberapa hal berikut ini:
- Mengirimkan email sambutan dengan informasi penting seperti jadwal hari pertama, siapa yang akan menemui mereka, dan dokumen yang perlu disiapkan.
- Menyediakan akses ke platform internal atau bahan pelatihan online yang bisa diakses karyawan sebelum masuk.
- Memastikan semua perangkat kerja seperti laptop, telepon, dan akses sistem telah siap. Ini menunjukkan profesionalisme dan kesiapan perusahaan.
2. Menciptakan Program Orientasi yang Sistematis
Program orientasi adalah strategi dasar yang juga harus dipersiapkan HRD akan kegiatan onboarding berjalan lancar.
Kegiatan dalam program orientasi ini harus dirancang secara sistematis dan sesuai dengan target pemahaman yang dibutuhkan karyawan baru.
Berikut adalah elemen-elemen yang bisa diterapkan dalam kegiatan orientasi ini:
- Penjelasan tentang misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan.
- Pengenalan terhadap budaya perusahaan, termasuk peraturan kerja, kode etik, dan prosedur internal.
- Pengantar terhadap struktur organisasi, tanggung jawab departemen, dan tim yang akan bekerja sama dengan karyawan baru.
Dengan menyediakan kegiatan orientasi ini, karyawan akan memiliki pemahaman menyeluruh tentang perusahaan dan peran mereka di dalamnya.
3. Pelatihan Spesifik Berdasarkan Peran
Strategi nboarding karyawan akan semakin efektif apabila melibatkan pelatihan yang relevan dengan tugas atau posisi karyawan baru.
Tahap ini harus diperhatikan lebih detail oleh HRD. Kegiatan pelatihan ini bisa berupa:
- Penggunaan perangkat lunak, teknologi, atau alat kerja yang spesifik untuk peran mereka.
- Prosedur dan kebijakan internal yang terkait dengan pekerjaan mereka.
- Keterampilan teknis atau kompetensi yang akan digunakan sehari-hari.
Dengan pelatihan yang tepat, karyawan baru lebih cepat mahir dalam peran mereka dan bisa mulai berkontribusi dengan cepat.
4. Pendampingan dengan Mentor yang Tepat
Menetapkan seorang mentor yang tepat untuk karyawan baru adalah strategi yang juga harus diperhatikan HRD dalam kegiatan onboarding.
Penyediaan mentor ini sangat penting dalam karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja. Tugas utama dari mentor sendiri yaitu:
- Membantu karyawan memahami dinamika tim, etika kerja, dan budaya perusahaan.
- Menjadi tempat bertanya terkait hal-hal yang mungkin belum dibahas secara formal.
- Memberikan dukungan moral dan sosial untuk membantu karyawan merasa lebih terhubung.
Dengan adanya mentor, karyawan lebih merasa didukung dan dibimbing dengan baik. Hak ini akan mengurangi perasaan canggung atau isolasi di awal masa kerja.
5. Membangun Hubungan Antar Tim
Onboarding yang sukses tidak hanya fokus pada karyawan individu, tetapi juga bagaimana mereka bisa berintegrasi dengan tim.
Strategi dalam membangun interaksi tim ini bisa dicoba dengan beberapa cara seperti berikut:
- Mengadakan pertemuan sosial atau makan siang bersama untuk memperkenalkan karyawan baru kepada rekan satu tim.
- Menyelenggarakan sesi perkenalan antar-departemen untuk memperkenalkan karyawan baru kepada orang-orang yang mungkin tidak bekerja langsung dengan mereka, tetapi penting untuk kolaborasi.
- Mendorong partisipasi dalam kegiatan tim atau proyek kolaboratif sejak awal.
Membangun hubungan sosial di awal akan meningkatkan rasa keterhubungan dan kerja sama antar tim. Kondisi ini akan meningkatkan berkontribusi pada produktivitas dari karyawan baru.
6. Umpan Balik Berkelanjutan dan Evaluasi Berkala
Memberikan umpan balik dan melakukan evaluasi secara berkala adalah strategi penting untuk memastikan bahwa karyawan baru terus berkembang dan merasa terlibat.
Terdapat beberapa langkah yang bisa dilakukan pada tahap ini. Langkah-langkah tersebut yaitu:
- Melakukan pertemuan check-in setelah 30, 60, dan 90 hari untuk memeriksa perkembangan karyawan.
- Memberikan kesempatan bagi karyawan baru untuk memberikan umpan balik tentang proses onboarding, sehingga perusahaan dapat terus memperbaiki program onboarding.
- Menetapkan target yang jelas dan evaluasi kinerja untuk mengukur pencapaian awal.
Umpan balik secara berkala memberikan kesempatan bagi perusahaan dan karyawan untuk mengidentifikasi area peningkatan program yang dibutuhkan kedepannya.
Tahapan Umum Dari Onboarding Karyawan
Pelaksanaan onboarding karyawan adalah masa untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan perusahaan.
Proses onboarding yang baik akan membuat karyawan baru merasa diterima, memahami tanggung jawab mereka, dan berkontribusi secara efektif sejak awal.
Oleh karena itu, dibutuhkan beberapa tahapan umum yang wajib dilakukan pada kegiatan ini. Berikut adalah tahapan umum yang sering digunakan perusahaan dalam onboarding karyawan!
1. Hari Pertama
Pada hari pertama onboarding, perusahaan sering kali akan melakukan pengenalan dasar di lingkungan kerja. Berikut adalah beberapa kegiatan yang bisa dilakukan pada tahap ini:
- Sambutan Hangat: Memastikan karyawan baru disambut dengan baik oleh tim dan HR. Hal ini bisa mencakup perkenalan dengan rekan kerja dan supervisor.
- Tour Kantor: Memberikan tur di kantor agar karyawan baru familiar dengan lingkungan fisik seperti ruang kerja, pantry, dan fasilitas lainnya.
- Orientasi Perusahaan: Menjelaskan struktur organisasi, visi, misi, dan nilai-nilai inti perusahaan.
- Pengaturan Teknologi: Membantu karyawan baru dalam mengatur perangkat dan sistem, termasuk email, software, dan alat komunikasi perusahaan.
2. Minggu Pertama
Pada minggu pertama kegiatan, para karyawan baru sering kali akan mendapatkan beberapa pemahaman terhadap struktur kerja perusahaan. Berikut adalah kegiatan yang sering dilakukan pada minggu pertama:
- Pelatihan Awal: Memberikan pelatihan terkait pekerjaan, penggunaan software, atau alat yang akan digunakan sehari-hari.
- Pengenalan Tim: Mengatur pertemuan lebih dalam dengan anggota tim lainnya untuk memahami peran dan tanggung jawab mereka.
- Pengaturan Ekspektasi: Supervisor langsung melakukan diskusi awal terkait ekspektasi pekerjaan, KPI, atau target yang harus dicapai dalam jangka pendek.
4. Bulan Pertama
Setelah melewati kegiatan di minggu pertama, maka perusahaan akan lebih meningkatkan pembelajaran di kegiatan onboarding untuk target pembelajaran bulan pertama kerja.
Berikut adalah beberapa kegiatan yang akan dihadirkan perusahaan selama masa onboarding bulan pertama karyawan.
- Pendampingan (Buddy System): Menunjuk seseorang dari tim yang berperan sebagai mentor atau “buddy” untuk membantu karyawan baru menyesuaikan diri dan menjawab pertanyaan sehari-hari.
- Penilaian Awal: Supervisor bisa melakukan penilaian awal atau review setelah karyawan baru bekerja selama 2-4 minggu untuk mengetahui bagaimana adaptasi berjalan.
- Umpan Balik: Memastikan karyawan baru memiliki saluran yang terbuka untuk memberikan masukan tentang proses onboarding.
5. Tiga Bulan Pertama (Masa Percobaan)
Setelah melewati masa satu bulan, status karyawan baru akan berubah menjadi masa percobaan. Masa percobaan ini merupakan masa dimana karyawan akan terjun langsung dalam lingkungan kerja.
Biasanya kegiatan ini akan berlangsung selama 3 bulan. Berikut adalah beberapa kegiatan yang akan menjadi target onboarding di masa percobaa ini:
- Evaluasi Berkala: Melakukan pertemuan rutin untuk menilai perkembangan karyawan dan memberikan umpan balik.
- Pengembangan Lebih Lanjut: Memberikan pelatihan lanjutan yang lebih spesifik terkait pekerjaan atau pengembangan keterampilan sesuai kebutuhan karyawan baru.
- Diskusi Karir: Mulai membicarakan peluang pengembangan karir, potensi rotasi pekerjaan, atau rencana jangka panjang di perusahaan.
6. Setelah 6 Bulan
Jika sudah melewati masa percobaan di 3 bulan pertama, karyawan baru sering kali akan mendapatkan kepercayaan dalam menjalani kegiatan kerja lanjutan.
Mereka biasanya akan ditetapkan sebagai karyawan kontrak dan akan menjalani kegiatan kerja seperti karyawan lainnya. Untuk kegiatan onboarding juga akan berakhir di tahap ini.
Berikut adalah beberapa kegiatan yang akan di cek pada masa ini :
- Review Formal: Setelah 6 bulan, biasanya perusahaan melakukan penilaian kinerja lebih formal. Ini adalah kesempatan untuk mengevaluasi apakah karyawan baru telah mencapai target yang diharapkan.
- Penyesuaian Tujuan: Menyesuaikan ekspektasi dan tujuan berdasarkan pencapaian awal dan memberikan rencana kerja jangka panjang.
Tujuan Dari Onboarding Karyawan
Secara garis besarnya, tujuan utama onboarding karyawan adalah untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan cepat dan efektif di perusahaan.
Hal ini akan membangun pengalaman baik karyawan sehingga mereka bisa bekerja secara produktif dan berkontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan.
Berikut ini terdapat beberapa tujuan spesifik dari proses onboarding karyawan di perusahaan!
1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan Baru
Proses onboarding yang baik memberikan karyawan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka dengan efektif.
Hal ini membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai produktivitas penuh.
Perusahaan akhirnya akan memperoleh tenaga kerja yang berkualitas karena adanya kegiatan onboarding karyawan ini.
2. Membangun Keterlibatan Karyawan
Onboarding adalah kesempatan untuk membangun hubungan yang kuat antara karyawan baru dan tim di perusahaan.
Dengan memberikan pengalaman yang positif, karyawan akan merasa dihargai dan cenderung lebih terlibat secara emosional.
Perasaan ini pada akhirnya dapat meningkatkan loyalitas mereka terhadap perusahaan.
3. Mengurangi Turnover Karyawan
Strategi onboarding karyawan yang baik juga dapat membantu mengurangi tingkat pergantian pekerja (turnover) di perusahaan.
Dengan memastikan bahwa karyawan baru merasa nyaman, maka perusahaan sudah satu langkah yang tepat dalam mempetahankan SDMnya.
Karyawan yang mengikuti onboarding akan memiliki panduan yang jelas, dan akan merasa didukung untuk sukses pada peran mereka.
4. Mendorong Kolaborasi Tim
Onboarding membantu membangun hubungan kerja yang solid sejak awal, sehingga karyawan baru merasa diterima dan siap untuk berkolaborasi.
Melalui pengenalan yang baik terhadap rekan kerja, supervisor, dan tim kerjanya, karyawan baru mungkin akan lebih memahami arus pelaksanaan kerja kedepannya.
Hal ini tentu akan mempengaruhi proses kolaborasi tim, dimana karyawan baru tidak akan terlalu canggung untuk bekerjasama saat berkerja.
5. Memastikan Pemahaman Terhadap Peran
Onboarding membantu karyawan memahami secara mendalam tentang peran mereka, tanggung jawab, dan ekspektasi perusahaan.
Karyawan juga akan lebih tau batasan-batasan mereka saat melaksanakan berbagai pekerjaan di perusahaan. Ini penting agar tidak terjadi kebingungan atau kesalahpahaman tentang tugas dan tujuan pekerjaan.
