Perbandingan antara sistem HRIS dan manual mungkin akan menjadi suatu perdebatan yang cukup menarik untuk diperhatikan oleh perusahaan saat ini.
Bukan tanpa sebab, kehadiran HRIS dengan berbagai teknologi digitalnya memberikan perubahan dalam pengelolaan adminsitratif HRD di perusahaan.
Namun sayangnya, masih banyak HRD yang takut akan teknologi yang dihadirkan HRIS karena kebingungan dalam pengelolaannya.
Pada artikel ini kita akan melihat perbandingan antara sistem HRIS dan manual. Serta bagaimana sistem HRIS merubah kebiasaan manual menjadi lebih efektif.
Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Bagaimana Sistem HRIS Berkerja?
Perubahaan kondisi lingkungan kerja sering kali memberikan pilihan antara teknologi dan tenaga kerja. Hampir semua aspek pekerjaan mengalami perbandingan ini.
Contohnya dalam dunia HRD, sistem HRIS hadir untuk menggantikan sistem manual yang mungkin sudah terasa kurang efektif dalam pekerjaan.
Secara umumnya, HRIS adalah sebuah platform teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek SDM secara online.
Segala bentuk pekerjaan HRD seperti penggajian, absensi, rekrutmen, pelatihan, hingga penilaian kinerja, bisa diselesaikan hanya dengan satu aplikasi saja.
Sistem ini bekerja dengan cara mengintegrasikan data karyawan dalam satu platform digital yang mudah diakses oleh siapa saja.
Bagaimana Sistem Manual Berkerja?
Jika sistem HRIS menjamin kemudahan dengan teknologi. Sebaliknya, sistem manual mengandalkan dokumen fisik atau spreadsheet sederhana untuk mencatat dan memproses data.
Sistem ini mungkin akan terasa lebih natural, dan lebih sistemnya tidak akan berubah bahkan dalam waktu yang lama sekalipun.
Banyak pekerja HRD yang lama juga mendukung sistem manual ini karena sudah nyaman dengan kebiasaan kerja mereka saat ini.
Pendekatan manual ini juga sering kali dianggap lebih sederhana dan murah, karena perusahaan tidak perlu berlangganan dengan pihak manapun dalam proses pengelolaannya.
Namun, karena proses manual ini dinilai tidak akan berkembang, maka banyak perusahaan yang semakin meragukan tingkat efektivitasnya di masa depan.
Perbandingan Sistem HRIS dan Manual
Meskipun sistem HRIS dan manual memiliki tujuan yang sama, yaitu menjaga kebutuhan administratif SDM di perusahaan.
Namun secara proses penggunaannya, dua sistem tentu akan memberikan tingkat efektifitas yang sangat berbeda.
Berikut adalah perbandingan antara sistem HRIS dan manual untuk pengelolaan SDM di perusahaan!
1. Efektifitas Sistem Kerja
Perbandingan pertama yang bisa dilihat dari sistem HRIS dan manual adalah bentuk efektifitas yang diberikan dua sistem ini.
Dengan HRIS, data karyawan dapat diakses dan diperbarui secara real-time. Semua informasi tersimpan dalam satu platform yang terintegrasi.
Sedangkan sistem manual sering kali membutuhkan waktu lebih lama untuk pencatatan dan pencarian data.
Selain itu, risiko kesalahan manusia seperti salah input data atau kehilangan dokumen jauh lebih tinggi dengan proses manual ini.
2. Akurasi dan Keamanan Data
Dengan fitur otomatisasi, data HRIS biasanya akan dilindungi dengan enkripsi dan sistem keamanan tingkat tinggi. Dimana kondisi ini dapat memastikan informasi sensitif karyawan tetap aman.
HRD sudah tidak perlu takut data bocor karena diambil oleh oknum lain, karena HRIS sudah menyimpan data secara digital tanpa perlu dokumen fisik.
Sedangkan dengan sistem manual, data yang disimpan akan lebih rentan terhadap kerusakan fisik. Hal ini karena semua bentuk data masih berbentuk berkas yang diarsipkan.
Keamanan data pun menjadi tantangan besar jika dokumen fisik atau file spreadsheet tidak diberi perlindungan khusus.
3. Biaya Investasi Sistem Kerja
Sistem HRIS pada dasarnya memang memerlukan investasi awal yang cukup besar. Baik untuk pengadaan perangkat lunak maupun pelatihan karyawan.
Namun, efisiensi yang ditawarkan dalam jangka panjang dapat mengurangi biaya operasional. Contonya seperti pengurangan waktu kerja yang terbuang akibat proses manual.
Di sisi lain, sistem manual tampaknya lebih hemat karena tidak memerlukan biaya langganan teknologi yang berturut-turut.
Namun, biaya tersembunyi seperti waktu tambahan untuk pencatatan, koreksi kesalahan, dan kehilangan produktivitas, sering kali lebih besar daripada yang diperkirakan.
4. Skalabilitas Pekerjaan HRD
Ketika perusahaan mengalami berkembang secara signifikan, HRIS dapat dengan mudah beradaptasi untuk mengelola data karyawan dalam jumlah besar.
Misalnya, menambahkan karyawan baru atau memperluas fitur aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Namun pada sistem manual, segala bentuk perubahan cenderung tidak skalabel dan membutuhkan waktu dan tenaga kerja yang banyak.
Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin kompleks prosesnya. Hal ini dapat mengakibatkan penurunan efisiensi dan peningkatan beban kerja tim HRD.
5. Pengalaman Para Pengguna
Penggunaan sistem HRIS sering kali hanya sulit di awal, namun akan sangat mudah untuk kedepannya. Bayangkan jika Karyawan dan manajer dapat mengakses data mereka secara mandiri melalui portal HRIS.
Ini tentu akan memberikan transparansi dan meningkatkan kepuasan karyawan. Mereka tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan informasi seperti slip gaji atau jadwal cuti.
Sedangkan dalam sistem manual, segala bentuk akses data membutuhkan lebih banyak interaksi antara karyawan dan tim HRD.
Kondisi ini tentu akan sangat memakan waktu dan menimbulkan frustrasi, terutama jika proses administrasi terlalu lambat.
Mana yang Lebih Efisien Antara Sistem HRIS dan Manual?
Jika masih bertanya tentang sistem mana yang lebih efisien, maka pilihan paling banyak mungkin akan jatuh pada sistem HRIS.
Namun perlu diketahui, Pemilihan antara HRIS dan sistem manual sangat tergantung pada kebutuhan dan skala perusahaan Anda.
Berikut adalah beberapa poin penting yang bisa dipertimbangkan saat ingin menerapkan dua sistem ini:
- Jika perusahaan Anda berskala kecil dengan jumlah karyawan sedikit, sistem manual mungkin masih dapat digunakan. Namun, tetap perlu dipantau agar tidak menjadi beban seiring pertumbuhan perusahaan.
- Jika perusahaan menengah hingga besar, HRIS hampir selalu menjadi pilihan yang lebih efisien. Sistem ini tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih baik.
Pemilihan sistem kerja yang tepat juga harus menyesuaikan kondisi perusahaan dan tingkat kepentingan karyawan di dalamnya.
Jadi, tetap perhatikan perubahan dan kebutuhan perusahaanmu setiap saat, dan lakukan perkembangan jika sudah diperlukan!
