Prosedur pemotongan gaji akan menjadi aspek penting dalam mengatur keuangan untuk karyawan di perusahaan.
Dalam aturan umumnya, perusahaan harus bersikap adil dalam proses pemotongan gaji sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak kerja karyawan.
Setiap langkah perhitungannya harus dilakukan dengan cermat agar tidak menimbulkan masalah hukum atau ketidakpuasan di kalangan karyawan.
Berdasarkan aturan hukum yang berlaku, terdapat beberapa tahap yang menjadi produr penting dalam proses pemotongan gaji.
Berikut adalah beberapa tahap yang menjadi prosedur utama dalam proses pemotongan gaji bagi karyawan.
Table of Contents
Prosedur Penentuan Jumlah Pemotongan Gaji
Penentuan jumlah pemotongan gaji memerlukan langkah-langkah yang sistematis untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Semua bentuk potongan gaji memiliki tingkatan sensitif yang cukup tinggi bagi setiap karyawan.
Oleh karena itu, proses penentuan jumlahnya harus memiliki aspek yang jelas dan sesuai dengan aturan yang berlaku di lingkungan kerja.
Berikut adalah prosedur yang dapat diikuti untuk menentukan jumlah pemotongan gaji secara efektif!
1. Kumpulkan Data Karyawan
Tahap pertama dalam prosedur pemotongan gaji adalah mengumpulkan semua data karyawan dan memisahkan jenis penggajian dan potongannya.
HRD harus mengecek kembali data pribadi karyawan secara lengkap agar proses potongan bisa dilakukan sesuai aturan yang berlaku.
Data yang harus menjadi perhatian lebih HRD dalam tahap ini adalah data seputar gaji pokok dan tunjangan yang diterima karyawan.
Data seputar informasi tentang potongan yang berlaku juga harus dipastikan ada sebelum akhirnya mulai beranjak ke tahap prosedur lainnya.
2. Penentuan Jenis Pemotongan Gaji
Tahap selanjurnya dalam prosedur pemotongan gaji adalah menentukan jenis potongan apa yang masuk ke dalam elemen gaji karyawan.
Terdapat tiga jenis pemotongan gaji yang harus dipastikan jelas perhitungannya oleh para HRD di setiap periode penggajian.
Tidak jenis potongan tersebut yaitu :
- Potongan Wajib: Potongan yang diatur oleh hukum negara, seperti pajak penghasilan (PPh), iuran jaminan sosial (BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan).
- Potongan Sukarela: Potongan dari hari keputusan karyawan seperti sumbangan, asuransi tambahan, atau pinjaman pribadi.
- Potongan Disiplin: Potongan akibat pelanggaran aturan perusahaan seperti telat, cuti, dan lainnya yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
3. Dokumentasi dan Persetujuan
Setelah menentukan jenis potongan yang sesuai aturan, maka tahap selanjutnya adalah memastikan bahwa semua proses pemotongan telah didokumentasikan dengan baik.
Kegiatan dokumentasi ini dilakukan sebagai bukti bahwa bahwa semua jenis potongan sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pada tahap ini, semua bentuk potongan gaji harus diberitahukan dengan jelas dan wajib mendapatkan persetujuan secara mutlak dari pihak karyawan.
Terkhususnya pada bagian potongan sukarela atau disiplin. Setiap karyawan harus memberikan persetujuan secara tertulis bahwa mereka menerima potongan tersebut dalam gaji mereka.
Prosedur Penetapan Jumlah Pemotongan Gaji
Setelah menentukan prosedur pemotongan gaji yang jelas, maka tahap selanjutnya adalah masuk ke dalam prosedur penetapan potongan gaji.
Menetapkan jumlah potongan gaji yang tepat adalah kunci untuk memastikan kepatuhan hukum dan menjaga kepuasan karyawan.
Berikut adalah prosedur yang terstruktur untuk menetapkan jumlah pemotongan gaji!
1. Perhitungan Pemotongan Gaji
Jika sudah mendapatkan persetujuan dan proses dokumentasi yang jelas, maka proses perhitungan gaji sudah bisa dimulai.
Pada tahap ini, para HRD harus benar-benar fokus dalam memperhitungkan setiap potongan gaji secara akurat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Agar proses perhitungan bisa lebih efektif, HRD bisa memanfaatkan aplikasi yang memiliki sistem perhitungan gaji untuk memastikan potongan dihitung dengan benar.
2. Pemberitahuan kepada Karyawan
Tahap kedua dalam prosedur penetapan pemotongan gaji adalah pemberitahuan kembali pada karyawan.
Meskipun pada dasarnya karyawan sudah tau akan terjadinya potongan pada gaji. Namun akan lebih baik untuk memberitahu kembali jumlah potongan yang akan dilakukan pada mereka.
HRD juga harus menyertakan rincian potongan pada slip gaji bulanan karyawan seperti jumlah potongan, jenis potongan, dan alasan potongan.
Apabila karyawan masih belum mengerti seputar asal potongan, maka HRD harus menjelaskan seputar potongan yang diterapkan dan kebijakan yang mendasarinya.
3. Pelaksanaan Pemotongan
Jika karyawan sudah mendapatkan hasil perhitungan dan informasi seputar potongan gajinya, maka proses pembayaran sudah bisa dilakukan.
Tahap ini akan menjadi tahap pelaksanaan potongan. Para HRD akan membayar semua bentuk potongan kepada pihak yang bersangkutan seperti pajak, iuran BPJS, atau bahkan pinjaman.
HRD harus memastikan bahwa setiap potongan yang akan dibayar pada pihak ketiga sudah sesuai dengan perhitungan dan dokumentasi yang ada.
Proses pelaksanaan potongan ini juga harus dilakukan dengan tepat waktu, agar jadwal penggajian karyawan tidak mengalami kemunduran.
4. Rekonsiliasi dan Audit
Setelah proses pembayaran potongan gaji dilakukan, maka HRD harus melakukan rekonsiliasi antara catatan potongan dan slip gaji untuk memastikan kesesuaian.
Tahap ini juga masuk ke dalam prosedur potongan gaji karyawan, karena akan menjadi tahap dimana tingkat keakuratan perhitungan gaji akan dinilai dengan jelas.
Kegiatan audit internal ini pasti akan dilakukan secara berkala untuk memastikan prosedur potongan gaji sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
Prosedur Penangan Konflik Dalam Pemotongan Gaji
Prosedur terakhir yang masuk dalam tahap potongan gaji adalah prosedur penanganan konflik pada karyawan.
Penangan konflik terkait potongan gaji adalah aspek penting dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dan karyawan.
Prosedur yang jelas dapat membantu menyelesaikan masalah dengan efektif dan adil. Berikut adalah langkah-langkah untuk menangani konflik dalam potongan gaji!
1. Pahami Sumber Konflik
Tahap pertama dalam prosedur penangan konflik adalah memahami sumber utama dari konflik tersebut hadir.
HRD bisa mencoba untuk mendengarkan keluhan karyawan dengan seksama. Pastikan karyawan merasa didengar dan masalahnya dicatat dengan jelas.
Dan apabila diperlukan, HRD juga bisa menjelaskan kebijakan terkait potongan gaji kepada karyawan untuk memastikan mereka memahami dasar potongan yang diterapkan.
2. Penanganan Konflik
Jika sudah memahami sumber konflik yang ada, maka tahap selanjutnya dalah menyelesaikan konflik tersebut dengan aman.
Pada tahap ini HRD bisa meninjau kembali slip gaji, kebijakan potongan, dan catatan terkait untuk memverifikasi kebenaran dan keakuratan informasi.
Dan apabila konflik menjadi semakin berat, maka HRD bisa mengajak karyawan untuk berdiskusi mengenai solusi yang bisa menjadi perbaikan atau penyesuaian jika diperlukan.
HRD juga bisa melakukan pertemuan dengan tim departemen terkait untuk membahas dan mencari solusi atas konflik yang terjadi.
2. Pembaruan Kebijakan
Pembaruan kebijakan merupakan tahap terakhir dan baru akan dilakukan apabila memang terdapat aspek yang kurang dalam aturan potongan gaji.
Pada tahap ini, HR dan pihak departemen perusahaan akan melakukan koreksi pada potongan gaji dan alur pembayaran tambahan jika memang dianggap kurang efektif.
Perubahan ini juga akan di informasikan kepada karyawan secara jelas dan formal agar konflik menjadi reda.
Semua perubahan kebijakan tersebut akan dipantau secara berkala, untuk memastikan bahwa penerapannya sudah efektif dan tidak menimbulkan masalah baru.
