Mengukur keberhasilan HRIS merupakan salah satu tahap penting untuk menilai efektivitas sebuah aplikasi HRIS bagi perusahaan.
Implementasi HRIS (Human Resource Information System) di sebuah perusahaan bisa memberikan banyak manfaat dalam hal pengolaan SDMnya.
Namun, setiap investasi teknologi membutuhkan pengukuran dari keberhasilan implementasi untuk melihat lebih dan kurang sistem yang diberikan.
Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem yang digunakan benar-benar memberikan nilai tambah.
Berikut ini kita akan melihat beberapa cara mengukur keberhasilan pada sistem HRIS di perusahaan.
Ingin tau apa saja cara pengukurannya? Simak penjelasan lengkapnya dibawah ini!
Table of Contents
Cara Mengukur Keberhasilan HRIS
Beberapa perusahaan yang sudah memiliki sistem HRIS masih tidak mendapatkan perkembangan dalam proses kelola SDMnya.
Faktor terbesar yang mungkin bisa mempengaruhi hal ini adalah kurangnya perencanaan dan pengukuran dalam proses implementasinya.
Pengukuran implementasi HRIS akan semakin efektif apabila selalu dilakukan penilaian kinerja aplikasinya.
Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan HRIS di perusahaan!
1. Penghematan Biaya dan Waktu
Salah satu pengukuran utama dari keberhasilan HRIS adalah seberapa banyak waktu dan biaya yang dapat dihemat dibandingkan dengan metode manual.
Pengelolaan data karyawan yang terpusat dan otomatisasi proses seperti penggajian, cuti, dan absensi, serta pengurangan penggunaan dokumen fisik adalah beberapa contoh efisiensi yang diharapkan.
Untuk mengukurnya, HRD dapat Membandingkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk proses manual sebelum dan sesudah menggunakan HRIS.
Melihat penurunan biaya administrasi, seperti pengurangan kertas atau staf tambahan untuk pekerjaan administratif adalah kunci penilaian apakah HRIS berkerja baik di perusahaan.
2. Peningkatan Akurasi Data
Keberhasilan HRIS juga dapat diukur dari seberapa akurat dan andal data yang dihasilkan dalam fitur yang sediakan aplikasi tersebut.
Dengan sistem HRIS, kesalahan dalam input data manual seperti penghitungan gaji, absensi, dan data personal karyawan dapat diminimalkan.
Untuk menilai apakah HRIS berkerja maksimal, cobalah untuk menghitung penurunan jumlah kesalahan data atau keluhan dari karyawan.
Evaluasi ketepatan waktu dalam pemrosesan data. Apabila HRIS bisa menyediakan data yang lebih cepat dan akurat, maka HRIS dapat dikatakan efektif untuk perusahaan.
3. Jumlah Kepuasan Karyawan
Sistem HRIS tidak hanya dirancang untuk memudahkan tim HRD, tetapi juga untuk meningkatkan kepuasan karyawan dalam berkerja.
Fitur pembatu dari HRIS memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi mereka, mengajukan cuti, atau memeriksa slip gaji hanya melalui mobile saja.
Jika ingin mengukur tingkat kepuasan karyawan, lakukanlah survei kepuasan karyawan untuk mengetahui seberapa puas mereka dengan sistem HRIS yang digunakan.
Jangan lupa untuk valuasi tingkat penggunaan aplikasi HRIS oleh karyawan, apakah mereka memanfaatkannya secara aktif atau justru jarang menggunakannya.
4. Pengurangan Beban Kerja HRD
Dengan sistem HRIS yang terpadu, banyak tugas manual dari tim HRD mulai bisa dialihkan menjadi sistem otomatis.
Ini seharusnya mengurangi beban kerja tim HRD, dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas strategis seperti pengembangan talenta, pelatihan, dan perencanaan SDM.
Proses pengukuran keberhasilannya juga cukup mudah. Perusahaan hanya perlu membandingkan beban kerja tim HRD sebelum dan sesudah implementasi HRIS.
Perhatikan berapa banyak waktu yang dihemat untuk pekerjaan administratif, dan seberapa besar peningkatan fokus tim HRD pada proyek strategis.
5. Tingkat Keamanan Data
Keberhasilan HRIS juga dapat diukur dari seberapa aman data karyawan disimpan dalam sistem HRIS itu sendiri.
HRIS yang baik harus memiliki sistem enkripsi dan perlindungan data yang kuat untuk mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data.
Dalam proses pengukuran keberhasilannya, Perusahaan atau HRD wajib mengevaluasi tingkat keamanan sistem secara rutin.
Contohnya seperti apakah HRIS memiliki sertifikasi keamanan atau enkripsi data. Pastikan sistem HRIS mematuhi regulasi data yang berlaku di negara tempat perusahaan beroperasi.
Tanda Penggunaan HRIS Tidak Berhasil
Meskipun HRIS menawarkan berbagai manfaat untuk meningkatkan efisiensi manajemen SDM, tapi tidak semua implementasi HRIS berakhir sukses.
Ada sejumlah tanda yang menunjukkan bahwa penggunaan HRIS di suatu perusahaan tidak berjalan sesuai harapan.
Jika tanda-tanda ini muncul, perusahaan perlu mengukur kembali keberhasilan HRIS tersebut dan mungkin perlu melakukan penyesuaian agar HRIS dapat berfungsi secara optimal.
Berikut adalah beberapa tanda penggunaan HRIS tidak berhasil!
1. Tingkat Penggunaan yang Rendah
Salah satu tanda utama bahwa HRIS tidak berhasil dapat dilihat ketika sistem tersebut jarang digunakan oleh karyawan atau tim HRD.
Sistem yang seharusnya memudahkan pekerjaan justru diabaikan, dan tim HRD serta karyawan tetap melakukan pekerjaan secara manual atau dengan sistem yang lain.
Penyebab kondisi hadir bisa karena kurangnya pelatihan atau sosialisasi sistem kepada karyawan dan tim HRD. Sistem yang dihadirkan HRIS mungkin dianggap terlalu rumit atau tidak user-friendly.
2. Tidak Ada Perbaikan Efisiensi Waktu
HRIS seharusnya membantu perusahaan menghemat waktu dalam mengelola berbagai aspek HRD seperti absensi, penggajian, dan pelaporan.
Jika setelah penggunaan HRIS proses-proses ini masih memakan waktu lama, ini merupakan tanda bahwa sistem HRIS tidak berjalan dengan baik.
Kondisi ini bisa disebabkan oleh proses implementasi yang buruk atau integrasi sistem yang tidak sempurna dengan sistem lain.
3. Kesalahan Data Semakin Banyak
Penggunaan HRIS pasti memiliki tujuab untuk mengurangi kesalahan dalam pengelolaan data karyawan.
Jika perusahaan justru mendapatkan lebih banyak kesalahan dalam pengelolaan data-data penting mereka, ini bisa menjadi tanda bahwa HRIS tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Kesalahan data ini bisa terjadi karena pengimputan manual. Namun disisi lain juga bisa terjadi karena sistem tidak sinkron atau tidak diperbarui dengan data terbaru.
4. Proses Manual Masih Mendominasi
Kehadiran HRIS seharusnya akan mengurangi atau bahkan menghilangkan banyak proses manual yang sebelumnya memakan waktu.
Jika setelah sistem diimplementasikan tim HRD masih melakukan banyak tugas manual, maka ini menunjukkan bahwa sistem HRIS belum berfungsi optimal.
Kondisi ini bisa terjadi karena kurangnya kepercayaan tim HR terhadap sistem. Fitur-fitur yang tersedia dalam HRIS tidak digunakan sesuai dengan proses kerja perusahaan.
5. Pelaporan dan Analisis Data Tidak Jelas
HRIS menawarkan keuntungan berupa kemudahan dalam pelaporan dan analisis data HRD secara real-time.
Namun jika setelah implementasi HRIS perusahaan masih kesulitan mendapatkan laporan yang akurat dan bermanfaat.
Kondisi ini menandakan bahwa perusahaan gagal dalam penerapan sistem HRIS dengan sempurna.
Data yang tidak jelas bisa muncul karena penggunaan fitur pelaporan tidak sesuai atau sulit diakses. Data yang dimasukkan bisa saja tidak konsisten, sehingga analisis menjadi tidak akurat.
Tips Pengelolaan HRIS Agar Efektif
Pengelolaan HRIS yang baik sangat penting untuk memastikan sistem tersebut memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan.
Dengan pengelolaan yang tepat, HRIS dapat membantu meningkatkan efisiensi manajemen SDM, dan mengurangi beban kerja administratif.
Berikut adalah beberapa tips pengelolaan HRIS agar efektif!
1. Pilih Sistem HRIS yang Tepat
Langkah pertama agar HRIS bisa dikelola dengan efektif adalah memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Tidak semua HRIS memiliki fitur yang sama, dan beberapa mungkin lebih cocok untuk perusahaan besar, sementara yang lain dirancang untuk usaha kecil dan menengah.
Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan seperti pengelolaan payroll, absensi, pelatihan, atau rekrutmen. Selanjutnya, Pilih sistem yang dapat diskalakan dan fleksibel dengan pertumbuhan perusahaan.
2. Lakukan Pelatihan HRIS Dengan Rutin
HRIS hanya akan efektif jika pengguna (tim HR dan karyawan) mengetahui cara menggunakannya dengan benar.
Pastikan seluruh pengguna mendapat pelatihan yang memadai dengan rutin, agar mereka bisa memanfaatkan semua fitur yang ada.
Perusahaan bisa menyediakan pelatihan formal bagi tim HR dan karyawan mengenai cara menggunakan sistem HRIS. Atau melakukan demo panduan pengguna yang telah disediakan.
3. Perbarui HRIS Secara Berkala
HRIS harus selalu diperbarui sesuai dengan perkembangan kebijakan perusahaan, hukum ketenagakerjaan, dan teknologi terbaru.
Dengan melakukan pembaruan secara berkala, sistem akan tetap relevan dan fungsional.
Perusahaan bisa menjadwalkan pembaruan sistem secara teratur, untuk memastikan fitur-fitur baru atau perbaikan bug diimplementasikan dengan baik.
4. Optimalkan Fitur Analitik HRIS
Banyak HRIS modern yang dilengkapi dengan fitur analitik, yang memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data terkait kinerja karyawan.
Perusahaan bisa manfaatkan laporan analitik HRIS untuk mengidentifikasi tren dalam perusahaan, seperti turnover karyawan atau performa tim.
Biasanya, HRD akan menggunakan analitik untuk merancang strategi pengembangan SDM yang lebih efektif.
5. Maksimalkan Fitur Self-Service
Salah satu fitur penting dalam HRIS adalah employee self-service (ESS), yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi secara mandiri.
Dalam fitur ini, karyawan akan mendapatkan akses pada data pribadi mereka, pengajuan cuti, hingga melihat slip gaji secara mandiri.
Namun ketika penggunaannya, pastikan fitur ESS mudah diakses oleh karyawan. Berikan panduan atau pelatihan ringan kepada karyawan tentang cara mengakses fitur-fitur ini.
6. Tinjau Kembali ROI (Return on Investment)
Secara berkala, perusahaan perlu mengevaluasi ROI (Return on Investment) dari penggunaan HRIS. Ini penting untuk memastikan bahwa investasi dalam sistem HRIS memberikan manfaat yang signifikan.
Perusahaan akan melakukan analisis biaya dan manfaat, dengan memperhitungkan efisiensi waktu dan pengurangan biaya administratif.
Bandingkan juga hasil penggunaan HRIS dengan target awal yang ingin dicapai, seperti peningkatan produktivitas atau pengurangan kesalahan data.
