Jitu! Begini Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Paling Produktif

Siapa yang masih mencari cara mengatur shift kerja karyawan agar bisa meningkatkan masa produktif kerja perusahaan?

Penentuan shift bagi setiap karyawan terkadang memang membutuhkan pertimbangan yang cukup panjang dan berat.

Para HR dari perusahaan harus mampu mengelola jadwal kerja dengan mengetahui kebutuhan dari perusahaan dan karyawan itu sendiri.

Hal tersebut terkadang akan membuat banyak HR bingung. Karena apabila shift kerja tidak teratur, maka masa produktif bekerja dari karyawan akan terganggu.

Maka dari itu, kali ini programgaji.com akan memberitahukan beberapa tahap paling efektif untuk menemukan cara mengatur shift kerja karyawan.

Tips ini bisa digunakan untuk membangun tata tertib kerja menjadi lebih baik dan lebih produktif. Ingin tau bagaimana? Ayo simak penjelasannya berikut ini!

Table of Contents

Tahap Persiapan Mengatur Shift Kerja Karyawan

Hal pertama yang harus dipahami sebelum mencari cara mengatur shift kerja karyawan adalah tahap persiapannya.

Tahap persiapan ini merupakan tahap dimana HR akan merencanakan bagaimana setiap shift karyawan bisa berjalan dengan lancar dan produktif.

Dalam setiap tahap persiapan ini, terdapat beberapa aspek yang harus menjadi perhatian khusus dari seorang HR untuk menentukan shift terbaik untuk para karyawan.

Berikut beberapa tahap persiapan paling efektif yang bisa dicoba dalam mengatur shift kerja karyawan!

1. Kumpulkan Data Seluruh Informasi Karyawan di Perusahaan

Sebelum menentukan shift kerja untuk para karyawan, penting bagi HR untuk mengumpulkan data pribadi setiap karyawan yang ada.

Pengumpulan data yang berisi informasi lengkap karyawan ini, dilakukan untuk menilai kesanggupan karyawan dalam bekerja di waktu tertentu.

Pada dasarnya, kehidupan karyawan tidak hanya untuk bekerja saja. Terdapat berbagai kepentingan lain yang mungkin menjadi tanggung jawab karyawan di luar jam kerja.

Dengan mengetahui data pribadi karyawan, seorang HR akan lebih mudah untuk menempatkan shift yang tidak mengganggu kehidupan pribadi mereka.

2. Tentukan Jadwal Sesuai Kebutuhan Bisnis Perusahaan

Pada setiap perusahaan, waktu produktif dalam mengembangkan bisnis mungkin akan sedikit berbeda-beda.

Ada perusahaan yang aktif di waktu pagi hingga sore. Namun di lain sisi juga terdapat perusahaan yang aktif dalam waktu malam hari.

Jam aktif tersebut bisa diberbeda karena dampak dari target bisnis perusahaan. Oleh karena itu, HR wajib untuk menganalisa jam produktif dari perusahaannya.

Di tahap ini, Para HR juga harus mampu mengelola waktu shift karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun juga harus bisa memilig kondisi terbaik karyawan.

3. Pilih Jenis Shift yang Tepat Untuk Setiap Karyawan

Tahap selanjutnya dalam cara mengatur shift kerja karyawan adalah dengan menentukan jenis shift yang akan diperoleh karyawan.

Pembagian jenis shift ini pada dasarnya bisa di kelola sesuai dengan kebutuhan dari setiap perusahaan.

Banyak perusahaan yang mulai membangun waktu shift yang lebih beragam agar bisa menyesuaikan waktu produktif dari setiap proses bisnis mereka,

Namun perlu diingat, bahwa lama waktu shift yang direncakan harus mengikuti jumlah waktu shift kerja maksimal yang sudah diatur dalam aturan kerja.

4. Perhatikan Kesehatan dari Tubuh Karyawan

Aturan utama dalam membangun waktu produktif di lingkungan kerja adalah memiliki karyawan dengan kondisi terbaik di setiap waktunya.

Memilih karyawan dalam sebuah shift juga harus menyesuaikan kesanggupan fisik dari karyawan di berbagai waktu shift yang mereka jalani.

Dalam konteks ini, HR harus melihat riwayat penyakit dari setiap karyawan yang mungkin harus menyesuaikan waktu istirahat mereka.

Pengecekan riwayat penyakit ini akan membantu HR untuk memastikan bahwa setiap karyawan bisa bekerja dengan baik di setiap shift yang ada.

5. Bangun Komunikasi yang Baik Dengan Karyawan

Komunikasi juga termasuk tahap paling penting dalam mengatur shift kerja untuk setiap karyawan di perusahaan.

Setiap HR wajib untuk membangun komunikasi yang baik dan lancar bersama semua karyawan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui keluh kesah dari setiap shift yang ada.

Membangun komunikasi yang baik akan meningkatkan evaluasi kerja dari setiap shift kerja yang ada di perusahaan.

Hal ini bisa menjadi sebuah penilaian apakah penentuan waktu shift kerja bisa sesuai dengan waktu produktif dari para karyawan.

Tahap Memilih Jenis Pola Shift Kerja Karyawan

Setelah mengetahui tahapan persiapan shift kerja karyawan, maka pasti akan ada pertanyaan tentang jenis-jenis dari pola shift yang sering digunakan oleh perusahaan.

Menentukan jenis pola shift yang benar tentu akan memiliki pengaruh besar dalam tingkat produktif bisnis perusahaan.

Dalam pelaksanaan berbagaikan pekerjaan, perusahaan tentu membutuhkan karyawan dengan kesiapan yang maksimal di setiap waktunya.

Maka dari itu, jenis pola shift ini bisa menjadi solusi untuk menentukan karyawan yang siap bekerja di beberapa waktu yang berbeda.

Lalu apa saja jenis pola shift kerja karyawan yang sering digunakan? Berikut ini dalah jenis-jenis pola shift kerja yang sering digunakan untuk meningkatkan produktifitas perusahaan!

1. Jenis Pola Shift Tetap (Fixed Shift)

Pola shift dengan jenis tetap ini merupakan pola shift yang memiliki waktu yang tidak akan berubah dari awal perusahaan ada hingga kedepannya.

Pola ini biasanya digunakan oleh perusahaan dengan kondisi bisnis sudah terprediktif. Oleh karena itu, karyawan akan memiliki shift yang selalu sama dan tidak akan berubah.

Biasanya perusahaan yang memiliki shift jenis ini adalah perusahaan dengan sistem kerja tetap yang sesuai dengan SOP perusahaan.

2. Jenis Pola Shift Berputar (Rotating Shift)

Pola shift yang berputar merupakan jenis shift yang akan merubah waktu kerja karyawan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Jenis shift ini biasanya digunakan pada perusahaan yang membutuhkan personel dinamis. Sehingga dalam satu periode, waktu kerja karyawan bisa saja berubah kapan saja.

Dalam shift ini karyawan akan memperoleh perubahan jadwal masuk kerja secara berkala. Dimana akan menyesuaikan perhitungan waktu shift yang adil antar karyawan.

3. Jenis Pola Shift Split (Split Shift)

Pola shift split ini merupakan pola shift yang memiliki dua kali waktu masuk dalam satu hari kerja. Cara mengatur shift kerja ini biasanya akan menyesuaikan waktu produktif perusahaan.

Karyawan akan masuk di waktu-waktu produktif perusahaan saja, dan bisa pulang untuk beristirahat dengan waktu lama di waktu santai bekerja.

Contohnya misalkan masuk pertama di jam 7 pagi dan pulang di jam 11 siang. Kemudian saat malamnya akan masuk lagi di jam 8 malam sampai 11 malam.

4. Jenis Pola Shift Panjang (Long Shift)

Pola shift panjang merupakan pola shift yang akan menambah waktu kerja karena alasan penting di perusahaan.

Pola shift ini akan memiliki waktu kerja yang lebih panjang daripada shift biasanya. Shift ini biasanya digunakan saat perusahaan lagi dalam periode produksi yang tinggi.

Biasanya, pola shift ini akan memotong waktu kerja di hari lain. Sehingga mungkin karyawan akan memiliki waktu lebih bebas di hari selanjutnya setelah shift ini selesai.

5. Jenis Pola Shift Tidak Teratur (Irregular Shift)

Shift dengan jenis pola tidak teratur merupakan jenis shift yang sering kali ditemukan dalam dunia pekerja lepas.

Dalam aturan shift ini, waktu bekerja terkadang tidak menentu dengan menyesuaikan kebutuhan program kerja dari perusahaan.

Maka dari itu, para karyawan yang memiliki shift ini terkadang bisa bekerja di hari libur atau waktu mepet lainnya.

Tahap Menentukan Aplikasi Mengatur Shift Kerja Paling Efektif

Saat ini, mengatur waktu shift kerja yang berbeda bisa dilakukan dengan mudah melalui aplikasi pembantu HRIS.

Aplikasi HRIS yang memiliki fitur mengelola jadwal fleksibel, akan sangat membantu dalam menentukan jadwal shift sesuai dengan kondisi dan posisi karyawan.

Salah satu contoh aplikasi HRIS dengan fitur jadwal fleksibel tersebut adalah OnTime Payroll.

OnTime Payroll hadir dengan fitur pengelola jadwal kerja yang super simpel dan tepat sasaran.

Dengan aplikasi OnTime Payroll, HR bisa melihat data pribadi karyawan dan menentukan waktu shift hanya melalui satu tempat saja.

HR tidak perlu membuka banyak file atau aplikasi hanya untuk mengubah jadwal kerja karyawan.

OnTime Payroll akan memberikan data lengkap karyawan langsung di dalam fitur jadwal kerja yang sudah diatur oleh HR.

Sehingga, HR bisa menambahkan karyawan pada satu jadwal kerja dengan jumlah yang banyak dalam satu waktu.

Bersama OnTime Payroll, mengatur semua jadwal shift kerja hanya butuh waktu singkat saja!!

Mau tau lebih dalam cara mengatur shift kerja melalui OnTime Payroll? Ayo coba register gratis dengan klik Disini.