Kegiatan mencegah fraud karyawan pada dasarnya sudah menjadi tanggung jawab HRD untuk menjaga produktivitas perusahaan.
Fraud sendiri merupakan kebiasaan buruk yang sering dilakukan karyawan yang tidak bertanggung jawab saat berkerja.
Kebiasaan ini dapat menjadi awal mula perkembangan perusahaan terganggu. Maka dari itu, dibutuhkan beberapa tindakan khusus untuk menghindarinya.
Pada artikel kali ini kita akan melihat bagaimana teknologi absensi online membantu HRD dalam mencegah kebiasaan fraud di lingkungan kerja perusahaan.
Ingin tau informasi lengkapnya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Apa Itu Fraud Karyawan?
Fraud karyawan adalah tindakan kecurangan atau penipuan yang dilakukan oleh karyawan di dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Tindakan ini biasanya dilakukan dengan sengaja untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau menguntungkan pihak lain dengan cara yang tidak etis .
Fraud karyawan bisa berdampak buruk pada kondisi keuangan, reputasi, serta operasi bisnis perusahaan. Maka dari itu pencegahan fraud sering kali menjadi aspek penting di perusahaan.
Pencegahan fraud karyawan biasanya melibatkan penerapan kontrol internal yang ketat, audit rutin, serta penciptaan budaya teknologi transparansi dalam perusahaan.
Oleh karena itu, teknologi pembantu HRD dalam berkerja seperti absensi online akan sangat membantu perusahaan untuk memantau seluruh aktivitas karyawannya.
Semakin mudah perusahaan memantau kinerja karyawan, maka kesempatan melakukan kegiatan fraud mungkin akan semakin mengecil.
Fraud ini harus dihilangkan dalam lingkungan kerja karena dapat merusak hubungan dengan pemangku kepentingan dan pelanggan.
Tips Mencegah Fraud Karyawan Dengan Absensi Online
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat dipastikan bahwa fraud akan memberikan dampak negatif di lingkungan perusahaan.
Perusahaan tidak bisa membiarkan kebiasaan fraud ini semakin menyebar di lingkungan kerja mereka. Oleh karena itu, dibutuhkan beberapa tips dalam mencegah fraud karyawan ini.
Salah satu tips yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan absensi online. Berikut merupakan beberapa tips menghindari fraud karyawan dengan absensi online!
1. Gunakan Sistem Integrasi Dalam Absensi
Fungsi utama absensi online dalam perusahaan adalah untuk mencegah fraud (kecurangan) dalam hal kehadiran karyawan.
Maka dari itu, pencegahan fraud ini akan lebih maksimal jika memanfaatkan sistem integrasi yang disediakan oleh aplikasi absensi online.
Absensi online sudah terintegrasi dengan berbagai sistem penilaian kinerja lainnya seperti penggajian, atau laporan kehadiran.
Sistem penilaian yang terintegrasi ini akan menjadi aspek penting dalam proses memberikan peringatan apabila perusahaan melakukan fraud saat berkerja.
Dengan absensi online, data kehadiran karyawan juga akan otomatis tercatat dan meminimalisir peluang manipulasi manual. Contohnya seperti pengisian waktu kerja yang tidak akurat.
2. Verifikasi Identitas Personal Karyawan
Teknologi absensi online tidak hanya memberikan laporan kinerja secara mentah tanpa ada bukti pelaku di dalamnya.
Fitur autentikasi berbasis biometrik (sidik jari, pengenalan wajah) atau kode unik, akan memberikan informasi karyawan secara lengkap di sistem HRD.
Sistem pada dasarnya berfungsi untuk mencegah karyawan lain mengisi absensi atas nama orang lain (buddy punching).
Namun dalam beberapa kondisi tertentu, fitur ini juga bisa menjadi alat analisa terhadap tindakan fraud yang mungkin sudah terjadi di perusahaan.
3. Penerapan Geo-Tracking dan Geo-Fencing
Sistem absensi online dengan geo-tracking atau geo-fencing memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi karyawan saat melakukan absensi.
Ini berguna untuk memastikan bahwa karyawan benar-benar hadir di lokasi kerja yang ditentukan dan mencegah kecurangan dalam absensi jarak jauh.
Fitur ini juga bisa menjadi alat bukti bagi perusahaan dalam melihat aktivitas kerja karyawan yang mungkin melakukan kecurangan.
4. Pengawasan Aktivitas Real-Time
Absensi online memungkinkan perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time. Fitur ini tentu akan membuat pemantauan kinerja karyawan menjadi lebih ketat dan akurat.
Dengan adanya laporan kehadiran langsung, para HRD atau manajer dapat segera mengetahui ketidaksesuaian atau kejanggalan yang mungkin terjadi dari aktivitas karyawan.
Misalnya keterlambatan atau jam kerja yang terlalu panjang. Faktor seperti ini sering kali menjadi fraud yang dilakukan karyawan untuk mendapatkan insetif lembur dari perusahaan.
5. Tingkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Pencegahan fraud karyawan akan menjadi semakin mudah setelah absensi online memberikan informasi yang lebih transparansi dan akuntabilitas.
Dengan absensi online, seluruh data kehadiran dapat diakses secara transparan oleh karyawan dan manajemen. Fitur ini akan menjadi aspek penilaian pribadi dan kelompok dalam kesalahan yang dilakukan.
Selain itu, fitur ini juga dapat meningkatkan akuntabilitas setiap individu. Karena mereka mengetahui bahwa semua aktivitas mereka terekam dan dapat diperiksa sewaktu-waktu.
6. Audit dan Pelaporan Kinerja Berkala
Melakukan audit kehadiran secara berkala melalui sistem absensi online membantu mendeteksi pola perilaku karyawan yang mencurigakan,
Contohnya seperti pengisian absensi yang tidak konsisten, atau lembur yang terlalu sering. Laporan yang akurat juga memudahkan deteksi dini terhadap potensi fraud.
Karyawan juga akan semakin takut untuk mulai melakukan hal yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Karena data laporan akan membaca semua aktivitas mereka.
Jenis-Jenis Fraud Karyawan Paling Berbahaya
Faktor pelaksanaan fraud biasanya memiliki tujuan yang sama, yaitu menguntung beberapa pihak tertentu dan merugikan perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan harus memahami jenis-jenis dari fraud karyawan ini agar bisa menjadi tameng dalam menghadapinya di kemudian hari.
Berikut ini terdapat beberapa jenis fraud karyawan yang sering kali memberikan dampak negatif yang besar dalam perusahaan.
1. Kecurangan Absensi dan Cuti (Time Theft)
Time theft atau pencurian waktu terjadi ketika karyawan mencatat waktu kerja yang lebih lama dari yang sebenarnya. Atau bahkan membiarkan rekan kerja absen atas nama mereka.
Ini termasuk manipulasi absensi manual atau menggunakan kelemahan dalam sistem absensi. Oleh karena itu, absensi online akan sangat membantu dalam pencegahan fraud ini.
Meski kerugian finansialnya mungkin tampak kecil dalam satu kasus. Namun jika banyak karyawan melakukan hal ini, kerugian perusahaan bisa menjadi lebih signifikan.
2. Fraud Pengadaan (Procurement Fraud)
Fraud pengadaan terjadi ketika karyawan menyalahgunakan proses pengadaan barang dan jasa untuk keuntungan pribadi.
Ini bisa melibatkan kolusi dengan pemasok, manipulasi kontrak, atau mark-up harga barang dan jasa yang dibeli oleh perusahaan.
Fraud pengadaan sangat berbahaya, karena perusahaan harus membayar lebih jumlah barang dan jasa daripada harga yang dibutuhkan sebenarnya.
3. Penggelapan Uang (Embezzlement)
Penggelapan uang adalah jenis fraud karyawan di mana karyawan secara ilegal mengambil uang perusahaan untuk kepentingan pribadi.
Bentuk paling umum dari penggelapan termasuk memalsukan transaksi keuangan, mengalihkan dana, atau membuat invoice fiktif.
Penggelapan ini bisa sangat berbahaya dan sudah masuk tindakan kriminal. Apalagi jika fraud ini sering terjadi dalam jangka panjang, perusahaan akan sulit mendeteksinya jika tidak ada kontrol internal yang ketat.
4. Pencurian Aset (Asset Misappropriation)
Pencurian aset melibatkan pengambilan barang-barang milik perusahaan seperti inventaris, peralatan kantor, atau produk perusahaan tanpa izin.
Dalam beberapa kasus, karyawan dapat bekerja sama dengan pihak eksternal untuk mencuri aset dalam skala besar.
Ini bisa menyebabkan kerugian finansial besar, terutama bagi perusahaan yang bergantung pada persediaan atau barang bernilai tinggi.
5. Fraud Penggajian (Payroll Fraud)
Payroll fraud dapat terjadi ketika karyawan memanipulasi sistem penggajian untuk menerima gaji atau tunjangan yang tidak layak.
Contohnya termasuk membuat karyawan fiktif, mencatat jam kerja palsu, atau menggandakan penggajian. Tindakan ini bisa saja berlangsung selama bertahun-tahun jika tidak terdeteksi.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan teknologi pendukung seperti absensi online yang sudah terintegrasi dengan sistem penggajian. Proses penggajian juga akan menjadi lebih transparan.
6. Penyalahgunaan Informasi Rahasia (Insider Trading)
Karyawan yang memiliki akses informasi perusahaan yang sensitif atau rahasia, bisa saja menyalahgunakannya untuk keuntungan pribadi.
Insider trading adalah bentuk penyalahgunaan informasi rahasia yang paling umum, di mana karyawan menggunakan informasi non-publik untuk memperdagangkan saham perusahaan.
Tindakan ini termasuk ke dalam jenis fraud yang sudah berat. Tidak hanya ilegal, fraud jenis ini juga bisa merusak integritas pasar perusahaan.
Faktor yang Mendorong Fraud Karyawan Terjadi
Fraud karyawan sering terjadi karena kombinasi berbagai faktor yang saling mempengaruhi.
Salah satu kerangka umum yang digunakan untuk memahami mengapa karyawan melakukan fraud adalah “Fraud Triangle” yang diperkenalkan oleh Donald Cressey.
ddFraud Triangle ini menjelaskan bahwa ada tiga elemen utama yang biasanya mendorong seseorang melakukan fraud.
Lalu apa saja faktor yang masuk dalam Fraud Triangle? Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai faktor-faktor yang mendorong terjadinya fraud karyawan!
1. Tekanan (Pressure)
Faktor fraud triangle pertama yang juga sering menjadi aspek paling besar dalam hadirnya kecurangan lainnya adalah faktor tekanan (pressure).
Tekanan adalah faktor motivasi yang mendorong karyawan untuk melakukan fraud. Tekanan ini bisa berasal dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal.
Bentuk tekanan yang sering mendorong karyawan melakukan kecurangan bisa diakibatkan oleh masalah keuangan pribadi, target kinerja yang tidak Realistis, atau bahkan dari tekanan sosial.
2. Kesempatan (Opportunity)
Kesempatan adalah faktor yang masuk ke dalam fraud tiangle, dimana aspek ini memungkinkan karyawan untuk melakukan fraud tanpa terdeteksi.
Biasanya, kesempatan terjadi karena adanya kelemahan dalam sistem pengendalian internal atau pengawasan yang lemah.
Faktor-faktor yang menciptakan kesempatan untuk melakukan fraud bisa karena kontrol internal yang lemah, akses berlebih ke data SDM, atau bahkan kurangnya audit rutin kinerja.
3. Rasionalisasi (Rationalization)
Faktor ketiga dan terakhir dalam fraud triangle adalah rasionalisasi. Faktor ini merupakan proses di mana karyawan meyakinkan diri mereka bahwa tindakan yang mereka lakukan dapat dibenarkan.
Karyawan mungkin berusaha mencari alasan untuk membenarkan kecurangan yang mereka lakukan agar merasa tidak bersalah.
Mencegah fraud karyawan jenis ini juga akan sedikit sulit. Perusahan harus memiliki bukti yang kuat untuk melawan manipulasi yang diberikan oleh karyawan tersebut.
