Perlu untuk diketahui bahwa proses manajamen absensi online tidak hanya dilakukan oleh pihak perusahaan. Para karyawan juga ikut andil dalam sistem manajemennya.
Sebuah absensi online pada dasarnya ada untuk memudahkan karyawan dalam melakukan absensi sehari-hari.
Hampir semua fitur utama dari absensi online dikembangan berdasarkan pengalaman karyawan dalam penggunaannya.
Bagi karyawan, sistem ini menawarkan berbagai kemudahan dan keuntungan yang mendukung produktivitas serta kesejahteraan mereka.
Oleh karena itu, dibutuhkan tips manajemen yang tepat dari segi karyawan agar pengelolaan absensi online menjadi lebih baik!
Kira-kira apa saja tips manajemen absensi online paling ampuh yang bisa dilakukan karyawan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Tips Manajemen Absensi Online Bagi Karyawan
Manajemen absensi online dari segi karyawan merupakan proses dimana karyawan memanfaatkan berbagai fitur aplikasi absensi mereka dengan baik.
Proses manajemen karyawan ini juga harus diperhatikan agar tau bagaimana cara memanfaatkan sistem absensi online yang tepat. Sehingga kedepannya, penilaian kinerja mereka bisa diukur dengan efektif.
Terdapat beberapa tips penting yang harus di implementasikan karyawan ketika sudah menggunakan absensi online dalam kegiatan sehari-hari.
Berikut adalah beberapa tips manajemen absensi online berdasarkan kegiatan dari para karyawan!
1. Tentukan Device Untuk Aplikasi Absensi
Tips pertama yang bisa dilakukan karyawan dalam manajemen absensi online adalah memilih device yang mendukung untuk penginstalan aplikasi.
Penggunaan absensi online yang sudah bisa melalui mobile pribadi, membuat karyawan harus mempersiapkan device khusus untuk alat absensi sehari-hari.
Pemilihan device ini bisa dilakukan dengan menyambungkan sistem absensi dengan ponsel utama karyawan. Dimana akan selalu dibawa dalam kegiatan sehari-hari.
Hindari menyambungkan sistem absensi dengan device yang jarang dipakai, karena akan sangat bereseko lupa dalam membawa k tempat kerja.
2. Lakukan Absensi Sesuai Arahan Fitur
Tips selanjutnya yang bisa dilakukan karyawan adalah memanfaatkan berbagai fitur sesuai dengan arahan perusahaan dari sistem pengelola absensi online.
Meskipun penggunaan absensi online akan memberikan pengalaman yang lebih fleksibel, namun tingkat fleksibel tersebut juga akan disesuaikan dengan aturan dalam perusahaan.
Apabila perusahaan menginginkan karyawan hadir ke kantor terlebih dahulu, maka karyawan harus hadir terlebih dahulu sebelum akhirnya bisa melakukan clocking absensi.
Teknologi pelacakan area dalam absensi online akan selalu menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Sehingga akhirnya, karyawan harus melakukan manajemen absensi online yang sesuai dengan sistem aturan perusahaan.
3. Cek Pencatatan Kehadiran Secara Berkala
Bentuk manajemen yang baik pada sebuah aplikasi, pasti akan dilengkapi dengan proses pengecekan terhadap berbagai informasi yang ada di dalam sistemnya.
Begitu juga dengan absensi online, setiap karyawan harus selalu mengecek pencatatan kehadiran mereka pada aplikasi absensi secara berkala.
Proses pengecekan ini masuk ke dalam kegiatan manajemen absensi online, dimana karyawan akan melihat apakah aplikasi absensi berkerja dengan baik dalam mencatat kehadiran mereka.
Pengecekan secara berkala juga akan memberikan kesadaran bagi karyawan terhadap produktivitas mereka selama berkerja. Maka dari itu, tahap pengecekan ini akan selalu menjadi tahap manajemen absensi online terbaik dari segi karyawan.
4. Buat Laporan Jika Sistem Absensi Error
Selain perusahaan yang selalu mengecek kualitas kerja absensi online, para karyawan juga harus ikut andil dalam memperhatikan error yang terjadi dalam aplikasi.
Hal ini karena karyawan merupakan pihak yang akan terjun langsung dalam memanfaatkan fitur absensi online dalam aplikasi mobilenya.
Jika terdapat error dalam proses pencatatan kehadiran, maka karyawan harus membuat laporan pada pihak HRD agar bisa diselesaikan dengan cepat.
Kondisi ini juga akan mempermudah HRD dalam menganalisa kinerja aplikasi yang digunakan. Sehingga akhirnya, semua penilaian dalam kehadiran karyawan tidak akan terganggu akibat error aplikasi yang berkepanjangan.
5. Lakukan Pembaruan Aplikasi Absensi Online
Sama seperti teknologi aplikasi lainnya, sistem absensi online juga akan memberikan perkembangan seiring berjalannya waktu. Pembaruan ini akan berfungsi dalam peningkatan kualitas fitur dari segi pencatatan atau penggunaan absensi sehari-hari.
Maka dari itu, para karyawan harus selalu melakukan pembaruan secara rutin pada aplikasi di device mereka agar memperoleh fitur terbaik dalam penggunaannya.
Proses pembaruan ini juga sangat mudah dilakukan, dimana informasi pembaruannya sering kali akan diinformasikan oleh pihak vendor atau HRD terlebih dahulu.
Karyawan hanya perlu memastikan bahwa aplikasi mereka selalu upgrade di setiap periode pembaruan, agar proses manajemen absensi online juga menjadi semakin mudah.
Teknologi yang Harus Dipahami Karyawan Pada Absensi Online
Kegiatan manajemen absensi online pasti tidak akan jauh-jauh dari proses pengelolaan teknologi yang ada dalam aplikasi absensi itu sendiri.
Oleh karena itu, setiap karyawan harus bisa memahami dengan baik alur penggunaan teknologi yang ada dalam absensi online. Hal ini diperlukan agar proses pencatatan kehadiran menjadi lebih tepat.
Secara dasarnya terdapat dua teknologi utama yang akan mendukung proses absensi online di setiap pemakaiannya. Dua teknologi tersebut yaitu geolocation dan biometric scanning.
Dua teknologi ini akan selalu berhubungan langsung dengan penggunaan karyawan dalam proses absensi sehari-hari. Maka dari itu, karyawan harus memahami sistem kerjanya dengan baik.
Berikut adalah penjelasan yang harus dipahami karyawan seputar cara kerja dua teknologi tersebut pada absensi online!
1. Teknologi Geolocation
Teknologi geolocation merupakan teknologi yang berfungsi sebagai alat pelacakan posisi area dalam sebuah device melalui GPS terdekat.
Penggunaan aplikasi ini akan memudahkan HRD untuk mengecek keberadaan karyawan ketika proses absensi berlangsung melalui aplikasi di device mereka masing-masing.
Cara kerja teknologi ini akan menyesuaikan kebutuhan perusahaan, dimana akses area yang disediakan juga akan diatur sesuai dengan posisi kantor.
Para karyawan harus memahami konsep kerja dari teknologi ini agar pencatatan kehadiran mereka terjamin aman. Perhatian fitur absensi dengan baik, dan lihat apakah area absensi sudah terlacak dengan benar.
Jika belum, maka karyawan bisa berjalan ke area kantor terlebih dahulu agar bisa tercatat pada sistem absensi online.
Namun, hal tersebut tentu akan berbeda-beda sesuai dengan aturan kerja perusahaan. Jika sistem kerja karyawan berjenis WFH atau Hybrid, maka teknologi ini akan memverifikasi data kehadiran seusai dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan.
2. Teknologi Biometric Scanning
Pengelolaan data kehadiran dalam absensi online sering kali akan dilengkapi dengan tanda kehadiran fisik dari seorang karyawan. Tanda kehadiran fisik ini bisa berupa foto, sidik jari, atau lain sebagainya.
Semua tanda kehadiran fisik tersebut bisa dikelola dengan baik melalui teknologi biometric scanning. Teknologi ini merupakan salah satu teknologi utama dari sebuah absensi online.
Pada pelaksanaannya, biometric scanning akan mendeteksi validasi data kehadiran dengan melihat bentuk fisik karyawan apakah sudah sesuai dengan data yang tersimpan di dalam sistem absensi online.
Karyawan harus memahami bahwa sistem analisa pada teknologi ini tidak bisa diubah oleh pihak manapun. Sehingga mengharuskan karyawan secara mandiri hadir untuk proses absensi.
Karyawan juga tidak akan bisa melakukan tindakan kehadiran palsu berkat kehadiran teknologi biometric scanning ini.
Sistem pengenalan jati diri pada teknologi ini juga akan memudahkan HRD untuk menilai kinerja karyawan. Hal ini karena semua hasil data kehadiran akan terjamin aman dan sesuai dengan real time.
Aplikasi HRIS Dengan Manajemen Absensi Online Terbaik
Fitur absensi online pada dasarnya akan selalu ditemui dalam sebuah aplikasi HRIS yang sudah terintegrasi dengan baik.
Bentuk manajemen yang ada pada aplikasi HRIS, harus mampu mengolah semua data kehadiran yang diberikan sistem absensi online dengan lengkap.
Jika semua data kehadiran telah berhasil diterima dengan baik, maka proses manajemen absensi online tersebut dianggap berhasil dari segi karyawan.
Untuk menghasilkan keberhasil dalam proses manajemen absensi tersebut, dibutuhkan aplikasi dengan teknologi yang mudah untuk digunakan oleh semua karyawan.
OnTime Payroll merupakan salah satu contoh aplikasi HRIS yang memberikan proses absensi online dengan tahap yang super mudah bagi semua jenis karyawan.
Dilengkapi dengan berbagai teknologi pendukung seperti geolocation, biometric scanning, hingga API. Membuat aplikasi OnTime Payroll menjadi aplikasi HRIS terbaik dalam mengelola berbagai proses absensi dari karyawan.
Penggunaan fiturnya juga di desain dengan sangat simpel dan ramah terhadap pengguna baru. Sehingga para karyawan bisa dengan mudah melakukan manajamen absensi dalam aplikasi ini.
OnTime payroll memberikan pengalaman kerja menjadi lebih mudah dan terarah!
