Sudah menjadi peringatan khusus bagi HRD untuk lebih menghindari kesalahan penggunaan HRIS dalam pekerjaan sehari-hari.
Penggunaan HRIS dalam pengelolaan SDM tentu akan memberikan dampak yang cukup besar bagi perusahaan.
Oleh karena itu, dibutuhkan pencegahan secara cepat dalam menghindari kesalahan penggunaan HRIS agar SDM perusahaan bisa selalu terjaga dengan baik.
Untuk menghindari kesalahan tersebut, setiap HRD harus mengetahui terlebih dahulu apa saja hal yang bisa menjadi sebuah kesalahan dalam menggunakan aplikasi HRIS.
Berikut programgaji.com akan memberikan 5 contoh kesalahan umum dalam penggunaan HRIS yang harus dihindari oleh seorang HRD.
Table of Contents
5 Kesalahan Penggunaan HRIS yang Harus Dihindari
Kesalahan dalam penggunaan HRIS sering kali terjadi ketika seorang HRD masih belum mengerti cara memanfaatkan teknologi ini dengan benar.
Tujuan utama dari aplikasi HRISÂ ada karena tingkat kesulitan dalam pengelolaan SDM semakin tinggi seiring berkembangnya perusahaan.
HRD membutuhkan aplikasi HRIS sebagai alat bantu utama dalam menjalani berbagai tugas dalam pekerjaannya sehari-hari.
Namun, tingkat pertolongan tersebut tentu tidak optimal jika HRD masih melakukan kesalahan saat menggunakan sebuah HRIS.
Berdasarkan kondisi umumnya, terdapat 5 kesalahan penggunaan HRIS yang sering kali dilakukan HRD saat menjalani tugas mereka.
Berikut adalah 5 kesalahan umum seorang HRD saat menggunakan aplikasi HRIS!
1. Pemilihan Sistem HRIS yang Tidak Tepat
Kesalahan pertama HRD dalam menggunakan HRIS dapat dinilai dari cara mereka memilih sistem HRIS yang tidak sesuai dengan keperluan perusahaan.
Pemilihan sistem HRIS yang tepat pada dasarnya harus memiliki teknologi terbaru, dimana akan mampu membantu HRD dalam memperbaiki sistem kerja SDM di perusahaan.
Banyak HRD yang tidak memperhatikan perkembangan sistem HRIS yang dipilih, sehingga terkadang aplikasi HRIS tersebut telah tertinggal dalam penyediaan teknologi terbaru.
Teknologi terbaru sendiri bisa didapatkan pada aplikasi yang terus melakukan update seputar fitur, sistem kerja, dan hal teknis lainnya.
Oleh karena itu, HRD harus bisa menyeleksi bentuk aplikasi yang memberikan pengalaman sistem teknologi terbaru agar proses pengelolaan SDM menjadi semakin efektif dan efisien.
2. Kurangnya Pemanfaatan Fitur Utama HRIS
Kesalahan penggunaan HRIS kedua bagi seorang HRD adalah kurangnya memanfaatkan berbagai fitur aplikasi yang telah disediakan.
Kesalahan ini sering kali terjadi ketika seorang HRD tidak memahami secara penuh fungsi dari semua fitur aplikasi HRIS.
Setiap fitur yang telah dirancang oleh HRIS akan sangat membantu kegiatan pengelolaan SDM agar menjadi lebih efisien.
Fitur-fitur HRIS seperti absensi online, payroll, jadwal kerja , penentuan cuti atau izin, dan lain sebagainya akan sangat membantu HRD untuk meningkatkan efisiensi waktu kerja dalam mengelola SDM perusahaan.
Maka dari itu, setiap HRD harus lebih berusaha dalam memahami berbagai jenis fitur HRIS agar proses penggunaannya bisa lebih optimal.
3. Proses Implementasi HRIS yang Buruk
Perlu diingat, bahwa aplikasi HRIS akan selalu berhubungan langsung dengan kegiatan kerja para karyawan sehari-hari.
Selain HRD, semua karyawan perusahaan juga akan menggunakan aplikasi HRIS sebagai tempat sumber informasi kinerja mereka.
Maka dari itu, perencanaan dalam proses implementasi pada kegiatan kerja sehari-hari harus dilakukan dengan struktur yang baik.
Struktur implementasi HRIS yang baik dapat dilihat jika seluruh karyawan memahami presedur penggunaan HRIS dalam kegiatan berkerja setiap harinya.
Setelah HRIS digunakan, akan terdapat beberapa sistem kerja yang akan berubah dalam dunia kerja. Oleh karena itu, HRD harus mengkomunikasi berbagai perubahan sistem kerja tersebut kepada semua karyawan.
4. Pendataan Informasi Kurang Lengkap
Kesalahan penggunaan HRIS selanjutnya bisa terjadi ketika HRD tidak memasukkan data informasi yang lengkap ke dalam sistem pengelolaan HRIS.
Penggunaan teknologi HRIS sudah mendukung penyimpanan data dalam versi lengkap, dimana semua bentu data SDM akan membantu HRD untuk bisa melakukan pengecekan yang lebih efektif.
Jika HRD tidak menginput data dengan lengkap, maka penggunaan sistem HRIS akan mengalami kekurangan informasi untuk pelaporan yang lebih detail.
Kondisi ini tentu akan sangat merugikan berbagai pihak, karena kemungkinan besar aplikasi HRIS tidak akan berkerja dengan baik sehingga akan mempengaruhi kinerja SDM perusahaan.
Oleh karena itu, HRD harus selalu memperhatikan setiap data iformasi SDM yang dimasukkan ke dalam aplikasi HRIS agar sistem kerjanya bisa berfungsi dengan optimal.
5. Keamanan Data Tidak Terjaga
Keamanan data yang kurang terjaga juga menjadi salah satu kesalahan perusahaan dalam menggunakan aplikasi HRIS.
Teknologi HRIS pada dasarnya memiliki aturan akses yang harus ditentukan oleh pihak perusahaan agar seluruh data bisa terjaga dengan baik.
Apabila keamanan akses penggunaan HRIS tidak direncanakan dengan baik, maka pembocoran data penting SDM bisa saja terjadi dalam perusahaan.
Maka dari itu, perusahaan harus membatasi pihak-pihak yang bisa mengelola aplikasi HRIS dan menutup akses penting pada pihak lainnya.
Biasanya pihak yang mengelola HRIS akan berasal dari satu atau dua orang dari tim HRD, dimana pihak ini akan menjadi sumber informasi dalam sebuah aplikasi HRIS.
Rekomendasi Aplikasi HRIS yang Dijamin Berfungsi Optimal
Langkah pertama dari setiap penyelesaian masalah teknologi adalah perbaikan sistem yang memberikan pengalaman baik dalam proses penggunaannya.
Dalam kasus HRIS ini, semua bentuk kesalahan penggunaan HRIS bisa diatas dengan baik apabila pemilihan aplikasinya telah tepat!
OnTime Payroll adalah salah satu contoh aplikasi HRIS yang menjanjikan pengalaman yang optimal dalam mengelola SDM perusahaan.
Kehadiran OnTime Payroll dengan sistem teknologi terbaru, menjadikan aplikasi sebagai rekomendasi terbaik bagi semua HRD yang sedang mencari HRIS untuk semua jenis perusahaan.
Fitur-fitur yang disediakan OnTime Payroll juga sudah sangat lengkap dan mudah untuk dipelajari. HRD akan mampu mengelola semua bentuk fitur ini dengan pembelajaran yang singkat.
OnTime Payroll juga sudah menghadirkan sistem demo yang terpadu untuk proses implementasi terbaik bagi seluruh karyawan di perusahaan.
Apabila HRD lupa dalam mengimput suatu data, fitur update data dalam OnTime Payroll akan selalu terbuka untuk proses revisi data agar lebih lengkap.
Selain itu, OnTime Payroll juga sudah mendukung sistem user pengelola yang terpisah dengan user pengguna. Dimana user pengelola hanya bisa diakses oleh pihak khusus melalu website programgaji.com.
Sedangkan user pengguna bisa memperoleh informasi lengkap dan pengunaan fitur bantuan hanya melalui aplikasi mobile masing-masing.
Semua bentuk teknologi dalam OnTime Payroll akan selalu memberikan pembaruan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Oleh karena itu, OnTime Payroll akan selalu menjadi aplikasi HRIS terbaik bagi seluruh perusahaan yang aktif saat ini atau di masa depan!
Ayo coba OnTime Payroll sekarang, dan rasakan fitur terbaiknya untuk pengelolaan SDM yang lebih optimal!
