Kesalahan penerapan HRIS pada perusahaan kini menjadi hal yang selalu diperhatikan untuk meningkatkan efisiensi manajemen SDM.
Namun, tidak sedikit perusahaan yang justru masih terjebak dalam berbagai kesalahan saat mengimplementasikannya.
Penerapan HRIS pada perusahaan yang tidak tepat bisa berujung pada pemborosan waktu, biaya, hingga menurunnya produktivitas tim HRD.
Jangan sampai Anda mengalami hal serupa! Yuk, simak 15 kesalahan umum yang wajib dihindari agar implementasi HRIS Anda sukses dan tepat sasaran!
Table of Contents
Kesalahan-Kesalahan Penerapan Sistem HRIS Perusahaan
Penerapan HRIS pada perusahaan (Human Resource Information System) memang akan menjadi langkah strategis yang banyak diambil oleh organisasi modern untuk pengelolaan SDM.
Namun, banyak perusahaan yang justru gagal dalam implementasinya karena berbagai kesalahan yang sering kali dianggap sepele.
Agar kegagalan ini tidak terjadi, ayo cek 15 kesalahan umum dalam penerapan HRIS pada perusahaan berikut ini:
1. Tidak Melibatkan Tim HRD Sejak Tahap Perencanaan
Salah satu kesalahan paling mendasar adalah tidak melibatkan tim HR dalam proses pemilihan dan implementasi HRIS.
Padahal, tim HR adalah pengguna utama sistem ini. Ketika hanya IT atau manajemen yang mengambil keputusan, sistem yang dipilih bisa jadi tidak sesuai dengan kebutuhan operasional HR di lapangan.
Solusi: Libatkan perwakilan HR sejak tahap awal perencanaan hingga pengujian sistem.
2. Menganggap HRIS Hanya Sebagai Alat Administratif
Banyak perusahaan menggunakan HRIS hanya untuk mencatat absensi dan mengelola gaji. Padahal, HRIS dapat dimanfaatkan lebih luas seperti untuk analisis kinerja, pengelolaan pelatihan, hingga perencanaan suksesi.
Solusi: Lakukan eksplorasi terhadap fitur-fitur strategis HRIS yang dapat meningkatkan produktivitas dan pengambilan keputusan HR.
3. Kurangnya Pelatihan dan Sosialisasi Sistem HRIS
Tanpa pelatihan yang memadai, user akan merasa kesulitan menggunakan HRIS. Akibatnya, proses kerja terganggu dan sistem menjadi tidak dimanfaatkan secara maksimal.
Solusi: Sediakan sesi pelatihan rutin dan modul panduan penggunaan yang mudah diakses.
4. Mengabaikan Pengalaman Pengguna (User Experience)
Antarmuka yang rumit atau tidak user-friendly bisa membuat karyawan enggan menggunakan HRIS. Hal ini dapat menyebabkan adopsi teknologi yang rendah dan pekerjaan menjadi lambat.
Solusi: Pilih HRIS dengan desain antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami oleh semua level pengguna.
5. Melakukan Kustomisasi HRIS yang Berlebihan
Banyak perusahaan tergoda untuk menyesuaikan sistem hingga terlalu kompleks. Kustomisasi yang berlebihan membuat sistem sulit di-upgrade, tidak efisien, dan menyulitkan saat terjadi pergantian vendor.
Solusi: Fokus pada fitur utama dan pertimbangkan apakah kustomisasi benar-benar dibutuhkan.
6. Migrasi Data Karyawan yang Tidak Teliti
Proses migrasi data dari sistem lama ke HRIS sering kali tidak dilakukan dengan cermat. Akibatnya, data menjadi tidak akurat atau bahkan hilang.
Solusi: Lakukan audit dan validasi data secara menyeluruh sebelum dan sesudah migrasi.
7. Tidak Menyesuaikan SOP dengan Sistem HRIS
Mengadopsi HRIS tanpa merevisi prosedur operasional standar (SOP) yang ada akan menimbulkan kesenjangan antara proses digital dan proses kerja aktual.
Solusi: Revisi SOP agar sesuai dengan alur kerja sistem HRIS yang baru.
8. Tidak Menyediakan Saluran Feedback Karyawan
Setelah sistem berjalan, pengguna perlu ruang untuk menyampaikan pengalaman dan masalah yang mereka hadapi. Tanpa itu, perbaikan sulit dilakukan.
Solusi: Buat sistem feedback yang aktif, seperti survei berkala atau forum diskusi internal.
9. Memilih Vendor Hanya Berdasarkan Harga Murah
Memilih HRIS karena harga murah tanpa mempertimbangkan kualitas, layanan purna jual, dan skalabilitas adalah kesalahan fatal.
Solusi: Bandingkan beberapa vendor berdasarkan fitur, reputasi, dukungan teknis, serta testimoni dari klien sebelumnya.
10. Mengabaikan Manajemen Perubahan (Change Management)
Penerapan HRIS sering menimbulkan resistensi dari karyawan yang tidak siap dengan perubahan. Jika tidak dikelola dengan baik, resistensi ini bisa menggagalkan implementasi.
Solusi: Edukasi karyawan tentang manfaat sistem dan berikan waktu adaptasi yang cukup.
11. Sistem HRIS Tidak Terintegrasi dengan Sistem Lain
Sistem HRIS yang berdiri sendiri (standalone) akan menyulitkan integrasi data dengan divisi lain seperti keuangan atau operasional.
Solusi: Pastikan HRIS dapat diintegrasikan dengan sistem ERP atau software lain yang digunakan perusahaan.
12. Mengabaikan Keamanan dan Privasi Data Karyawan
HRIS menyimpan informasi sensitif seperti data pribadi karyawan, riwayat medis, dan gaji. Sistem yang tidak aman rentan terhadap kebocoran data.
Solusi: Pilih HRIS yang memiliki fitur enkripsi data, otorisasi pengguna, dan telah sesuai dengan regulasi perlindungan data.
13. Tidak Membentuk Tim Khusus untuk Monitoring
Setelah HRIS digunakan, harus ada tim yang bertugas memantau performa sistem, menangani kendala teknis, serta melakukan evaluasi berkala.
Solusi: Bentuk tim kecil lintas departemen yang fokus pada pengelolaan dan pemeliharaan sistem.
14. Sistem HRIS Tidak Skalabel Bagi Pengguna
Seiring berkembangnya perusahaan, kebutuhan terhadap HRIS juga akan meningkat. Sistem yang tidak fleksibel akan menyulitkan saat perluasan fungsi atau peningkatan kapasitas pengguna.
Solusi: Pilih HRIS yang skalabel dan mendukung pertumbuhan perusahaan di masa depan.
15. Menganggap Sistem HRIS Sebagai Proyek Sekali Jadi
Kesalahan mindset yang sering terjadi adalah menganggap HRIS sebagai proyek jangka pendek. Padahal, sistem ini harus terus dikembangkan dan dioptimalkan.
Solusi: Jadwalkan evaluasi rutin dan upgrade sistem sesuai kebutuhan perusahaan.
