Menjaga keamanan data dalam HRIS juga menjadi salah satu tugas penting yang harus diperhatikan oleh seorang HRD.
Hampir semua data yang ada dalam sistem HRIS merupakan data penting yang bersangkutan langsung dengan seluruh karyawan perusahaan.
Maka dari itu, dibutuhkan langkah terbaik bagi seorang HRD dalam menjaga seluruh data yang dimasukkan ke dalam HRIS agar tidak bocor.
Berikut ini terdapat 6 langkah paling aman dan ampuh untuk menjaga semua data yang ada dalam HRIS.
Apa saja langkah-langkahnya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Table of Contents
6 Langkah Menjaga Keamanan Data Dalam HRIS
Sudah menjadi kewajiban perusahaan untuk menjamin keamanan seluruh data yang ada agar tidak salah digunakan dalam hal ilegal.
Salah satu aplikasi yang menyimpan banyak data penting perusahaan itu sendiri adalah aplikasi HRIS. Dimana semua informasi SDM perusahaan akan tercatat dalam pengelolaan HRIS sehari-hari.
Maka dari itu, perusahaan harus mempersiapkan langkah-langkah terbaik mereka dalam menjaga keamanan seluruh data dalam HRIS yang dipergunakan.
Berdasarkan penilaian lapangan, terdapat enam langkah yang penting yang harus diperhatikan perusahaan khususnya HRD agar data HRIS terjaga dengan baik.
Apa saja enam langkah tersebut? Ini dia enam langkah dalam menjaga keamanan data HRIS!
1. Enkripsi Data HRIS
Langkah pertama yang bisa dilakukan dalam melindungi data adalah memastikan data yang disimpan pada HRIS sudah dienkripsi dengan baik.
Proses enkripsi data sendiri merupakan proses mengubah data dari yang mudah dibaca/diakses meenjadi sulit dibaca bagi orang yang tidak memiliki akses.
Dalam kegiatan pengelolaan data yang sudah dienkripsikan pada HRIS, para HRD akan membuat kode atau sandi yang hanya diketahui oleh pihak yang bewewenang saja.
Pengenkripsian data dalam HRIS diperlukan agar informasi pribadi dari SDM perusahaan tidak diketahui oleh sembarangan orang.
2. Autentikasi dan Otorisasi
Kemanan data HRIS juga bisa dijaga dengan metode autentikasi yang kuat. Seperti autentikasi dua faktor (2FA) untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang dapat mengakses sistem.
Metode autentikasi merupakan proses konfirmasi pengguna dalam sebuah sistem di website atau aplikasi. Proses ini berfungsi agar akses pengelolaannya tidak bisa dilakukan oleh sembarangan orang.
Selain menggunakan metode autentikasi, pastikan proses otorisasi juga diterapkan untuk memberikan hak akses sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Otorisasi sendiri merupakan perizinan dalam melakukan pekerjaan pada sebuah website atau aplikasi. Pada sistem HRIS, pengguna yang memiliki otorisasi bisa mengelola data SDM sesuai dengan kebutuhan kerjanya.
3. Pengendalian Akses HRIS
Selain melakukan autentikasi dan otorisasi, seorang HRD juga harus menerapkan pengendalian akses berbasis peran (role-based access control) pada sistem HRIS perusahaan.
Pengendalian akses ini diperlukan untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi tertentu.
Ini membantu mengurangi risiko dari kesalahan atau penyalahgunaan data oleh karyawan yang tidak memiliki kebutuhan untuk mengetahui.
4. Pembaruan dan Patching
Sistem keamanan pada HRIS tentu akan semakin membaik seiring proses pembaruan dan patching dilakukan pada fitur keamanan aplikasinya.
Patching sendiri merupakan proses perbaikan perangkat kecil yang mengalami kerusakan atau memperoleh kerentanan dalam menjaga keamanan data di aplikasi tertentu.
Pembaruan ini akan sangat membantu HRD untuk menerima sistem keamanan yang lebih terjamin. HRD harus memastikan bahwa perangkat lunak HRIS dan sistem terkait selalu diperbarui dengan patch keamanan terbaru.
Pembaruan ini seringkali mencakup perbaikan untuk kerentanan yang telah ditemukan. Proses pengelolaan SDM juga akan menjadi semakin lancar setelah pembaruan dan patching dilakukan.
5. Pemantauan dan Audit HRIS
Langkah selanjutnya yang bisa diperhatikan untuk menjaga keamanan data dalam HRIS adalah dengan melakukan audit secara berkala.
Perusahaan atau HRD bisa melakukan mekanisme pemantauan untuk melacak aktivitas dalam semua sistem HRIS di setiap periode kerja tertentu.
Melakukan audit secara berkala bisa berfungsi untuk memastikan bahwa tidak ada akses yang tidak sah atau penyalahgunaan data yang terjadi.
6. Cadangan Data Penting
Langkah terakhir yang bisa dilakukan adalah mempersiapkan data cadangan bagi beberapa hal yang dianggap sangat penting bagi perusahaan.
Meskipun sistem HRIS selalu menjamin keamanan data yang cukup kuat, namun sistem kerjanya masih dikelola oleh manusia. Sehingga kesahan dalam pengelolaannya bisa saja menghasilkan kondisi yang buruk.
Oleh sebab itu, HRD harus melakukan pencadangan data secara teratur dan simpan salinan cadangan di lokasi yang aman. Ini penting untuk memulihkan data jika terjadi kegagalan sistem atau kehilangan data.
Alasan Keamanan Data Dalam HRIS Harus Terjaga
Pengelolaan data HRIS yang harus dijaga dengan baik bukan hanya karena kepentingan satu pihak saja. Hampir semua pengelolaan SDM akan terhubung dengan sistem HRIS yang ada di perusahaan.
Oleh karena itu, kegagalan menjaga data penting dalam HRIS sama saja dengan kegagalan menjaga pusat informasi penting dari perusahaan.
Selain itu, terdapat beberapa alasan lainnya yang membuat keamanan data HRIS menjadi suatu aspek wajib untuk di perhatikan bagi perusahaan.
Berikut adalah beberapa alasan utama keamanan data HRIS harus terjaga di perusahaan!
1. Perlindungan Informasi Pribadi
Sesuai dengan fungsinya, HRIS aakan menyimpan data pribadi karyawan seperti nomor identitas, alamat, riwayat kesehatan, dan informasi keuangan.
Data ini sangat sensitif bilang tidak dijaga dengan baik pada suatu sistem tertentu. Hal ini karena semua data tersebut bisa digunakan untuk pencurian identitas atau penipuan jika jatuh ke tangan yang salah.
Baik perusahaan ataupun karyawan bisa mengalami kerugian yang sangat besar jika informasi pribadi tersebut bocor ke orang yang salah.
2. Perlindungan Serangan Siber
Setiap perusahaan tentu akan menghadapi beberapa pihak yang mungkin tidak sejalan dengan arah bisnis mereka, atau mungkin menjadi kompetitor utama mereka.
Beberapa kompetitor tersebut sering kali akan menjadi ancaman apa adanya ancaman serang siber yang ingin meretas data utama perusahaan tersebut.
Dengan semakin banyaknya serangan siber dan peretasan yang menargetkan data perusahaan, menjaga keamanan HRIS menjadi kunci untuk melindungi data dari akses tidak sah dan serangan berbahaya.
3. Kepatuhan Terhadap Regulasi
Keamanan data yang tidak terjamin sering kali akan menjadi permasalahan di mata hukum negara karena dianggap lalai dalam menjaga data privasi seseorang.
Banyak negara memiliki regulasi yang mengatur perlindungan data pribadi, contohnya seperti GDPR di Uni Eropa, HIPAA di Amerika Serikat, dan UU Perlindungan Data Pribadi di berbagai negara.
Pelanggaran terhadap regulasi ini bisa mengakibatkan denda yang signifikan dan kerusakan reputasi perusahaan.
Hal tersebut yang menjadi alasan utama kenapa keamanan dalam HRIS harus dijaga dengan baik oleh perusahaan.
4. Meningkatkan Kepercayaan Karyawan
Apabila keamanan data HRIS sudah dijamin oleh perusahaan, maka aryawan akan lebih mudah mempercayakan informasi pribadi mereka kepada perusahaan.
Jika data karyawan bocor atau disalahgunakan, kepercayaan ini bisa rusak sehingga dapat mempengaruhi moral karyawan dan menyebabkan masalah dalam retensi serta rekrutmen.
Kondisi ini akan menjadi mimpi terburuk bagi para HRD, karena pengelolaan SDM mereka akan hancur jika karyawan tidak memberikan kepercayaannya pada sistem keamanan di perusahaan.
5. Pencegahan Kerugian Finansial
Kecurian atau kerusakan data dapat menyebabkan kerugian finansial langsung, dimana perusahaan harus menanggung semua kondisi yang akan terjadi setelah data diretas.
Kerugian ini bisa berasal dari biaya pemulihan dan denda, serta kerugian tidak langsung seperti penurunan produktivitas dan kehilangan pendapatan.
Perusahaan juga harus memulihkan sistem HRIS mereka, atau mencari aplikasi HRIS yang lain untuk meningkatkan keamanan datanya.
Hal ini tentu akan sangat boros karena kurangnya analisa dalam memilih HRIS yang baik sebelumnya.
Aplikasi HRIS Dengan Keamanan Data Terbaik
OnTime Payroll merupakan salah satu dari aplikasi HRIS yang memberikan pengalaman kelola data dengan keamanan yang super ketat.
Sistem pemisah antara device karyawan dan HRD pada OnTime Payroll merupakan kunci utama dalam mengelola data dengat aman tanpa gangguan.
Pada penggunaannya, para karyawan akan memperoleh satu device khusus berbentu aplikasi dimana mereka hanya memperoleh data dan informasi kinerja pribadi saja.
Sedangkan HRD, akan memperoleh satu device tambahan melalui website yang dijaga secara khusus menggunakan sistem autentikasi dan otorisasi yang kuat.
Sehingga akhirnya, tidak akan ada yang bisa mengakses data asli dalam sistem HRIS jika tidak memiliki akses yang tepat.
OnTime Payroll akan menjamin keamanan data perusahaan dengan sangat baik, tanpa ada kesulitan dalam proses pengelolaannya.
