Menulis deskripsi pekerjaan atau job description adalah salah satu tugas HR. Di zaman digital seperti sekarang ini membuat jobdesk menjadi salah satu aspek penting dalam pekerjaan divisi HR.
Job description yang baik tidak hanya merangkum serangkaian tugas dan tanggung jawab pekerjaan tetapi juga harus bisa menarik bagi calon kandidat terbaik. Hal ini tentu akan sangat berdampak bagi perkembangan SDM pada suatu perusahaan.
Pada artikel ini OTP akan membahas tentang apa itu job desk, cara membuat dan contohnya. Jadi simak artikel ini hingga akhir ya.
Table of Contents
Pengertian Job Description (Job Desk)
Apa itu job description? Job description adalah informasi tertulis yang memuat tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, harapan dan persyaratan lain terkait posisi pekerjaan di suatu perusahaan.
Selain digunakan dalam menarik dan merekrut karyawan baru, pembuatan job description juga memiliki tujuan penting lainnya. Misalnya job desk dapat memperjelas dan mengklarifikasi tugas-tugas dan tanggung jawab yang harus diemban oleh karyawan, sehingga karyawan tersebut tidak merasa kebingungan.
Kemudian job description juga dapat digunakan untuk bahan pengembangan dan penilaian kinerja. Job desk dapat bisa dijadikan sebagai pedoman dalam menilai kinerja karyawan, sehingga HRD dapat menilai bagaimana kinerja karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.
Cara Membuat Job Description
Job desk sangat penting dalam proses perekrutan, sehingga dalam pembuatannya harus semenarik mungkin. Job desk yang ditulis dengan baik dapat menarik perhatian para calon kandidat yang berbakat.
Membuat job desk yang baik dan menarik mungkin memakan waktu, tetapi mempelajari bagaimana cara membuatnya akan sangat membantu kamu yang ingin bekerja di ranah HR.
Berikut ini adalah langkah-langkah cara membuat job description yang baik dan benar:
1. Lakukan riset pekerjaan
Dengan melakukan analisis atau riset terkait pekerjaan, pembuatan job description akan semakin mudah. Analisis pekerjaan dimulai dengan mengidentifikasi posisi pekerjaan yang akan dianalisis.
Hal ini bisa mencakup tentang peran dan kontribusi yang diharapkan dari suatu posisi pekerjaan. Setelah itu dilanjutkan dengan pengumpulan data dengan berbagai metode, seperti mewawancarai orang dengan posisi jabatan tertentu, observasi, studi kasus atau malah kuesioner.
2. Buat Judul Pekerjaan (Job Title)
Setelah mendapatkan informasi yang jelas dari analisis pekerjaan, hal pertama yang dilakukan adalah menulis judul pekerjaan (job title) yang spesifik.
Judul pekerjaan atau job title adalah kata kunci yang akan mempengaruhi hasil pencarian lowongan pekerjaan di laman portal job seperti Jobstreet.
Job title memainkan peran penting dalam job description dan hal ini harus ditulis dengan jelas dan spesifik.
3. Tambahkan Ringkasan Pekerjaan
Setelah menentukan job title yang spesifik, buat ringkasan singkat tentang peran dan tujuan posisi pekerjaan tersebut. Bagian ini juga biasa disebut dengan job summary.
Tulis job summary dengan memberikan gambaran umum terkait posisi pekerjaan, tentang lingkungan perusahaan dan harapan untuk posisi tersebut.
Selain itu, di bagian ini juga bisa ditambahkan dengan menambahkan tentang apa keunikan dan keunggulan perusahaan.
4. Jelaskan Tugas dan Tanggung Jawab
Selanjutnya, jangan lupa untuk menuliskan dengan jelas tugas dan tanggung jawab pada posisi pekerjaan. Pastikan kamu menjelaskan tugas dan tanggung jawab ini dengan secara rinci namun tetap singkat.
Selain itu jangan menambahkan tugas dan tanggung jawab yang tidak sesuai dengan job title yang sudah ditulis sebelumnya. Hal ini sangat penting, karena calon kandidat akan lebih tertarik pada lowongan pekerjaan yang memiliki job title yang relevan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
5. Sertakan kualifikasi dan keterampilan yang diharapkan
Kemudian sertakan juga kualifikasi dan keterampilan yang diharapkan ada pada calon kandidat. Hal ini seperti kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, serta keterampilan apa yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
Kualifikasi juga dibedakan menjadi 2 jenis yakni kualifikasi wajib dan kualifikasi yang diinginkan perusahaan.
6. Jelaskan kualitas dan sifat pribadi yang diinginkan
Selain menjelaskan kualifikasi dan keterampilan yang diinginkan, dalam membuat job description kamu juga boleh menambahkan kualitas dan sifat pribadi.
Misalnya kemampuan komunikasi, kerjasama, kepemimpinan, kreativitas, keinginan untuk belajar dan lainnya.
7. Jelaskan kondisi lingkungan kerja
Di zaman ini, isu kesehatan mental semakin banyak yang membahas. Lingkungan kerja menjadi salah satu faktor yang memperuhinya. Dengan menjelaskan kondisi lingkungan kerja yang baik dan positif tentu akan menarik bagi calon kandidat.
8. Jelaskan hubungan kerja
Kemudian jelaskan juga bagaimana posisi ini akan berinteraksi dengan tim, rekan kerja, atasan dan bagian lain dalam perusahaan.
9. Tentukan target pencapaian tujuan
Jelaskan juga bagaimana posisi ini akan berkontribusi terhadap visi dan misi perusahaan.
10. Buat standar evaluasi
Berikan informasi tentang bagaimana job description ini akan diperbaharui dan dievaluasi secara berkala untuk mengukur kinerja karyawan yang memegang posisi ini.
11. Minta persetujuan
Setelah semua langkah di atas selesai, jangan lupa untuk meminta persetujuan dan verifikasi atas job description yang kamu buat kepada atasan.
12. Penyampaian
Sebarkan job description yang telah dibuat ke pihak-pihak terkait seperti atasan, recruiter atau karyawan yang memegang jabatan tersebut.
Contoh Job Description
Marketing Coordinator
Ringkasan Pekerjaan:
Sebagai Koordinator Pemasaran Anda akan bertanggung jawab untuk mendukung tim pemasaran dalam pelaksanaan kampanye pemasaran dan kegiatan promosi. Anda akan berperan dalam mengkoordinasikan berbagai tugas administratif dan kreatif yang diperlukan untuk mencapai tujuan pemasaran perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab:
- Membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan kampanye pemasaran online dan offline.
- Membuat dan mengelola jadwal penerbitan konten di media sosial.
- Berkoordinasi dengan tim desain untuk menghasilkan konten dan materi promosi yang menarik.
- Memantau dan melaporkan hasil kampanye dan identifikasi peluang perbaikan.
- Mengelola database pelanggan.
- Mempertahankan konsistensi merek di semua materi pemasaran.
- Berkomunikasi dengan mitra eksternal.
- Membantu dalam merencanakan acara promosi yang berlangsung secara offline.
- Memberi dukungan dalam pengembangan strategi pemasaran jangka panjang.
Kualifikasi dan keterampilan:
- Gelar Sarjana di bidang Pemasaran, Komunikasi atau bidang terkait.
- Berpengalaman di bidang pemasaran atau peran serupa minimal 3 tahun.
- Memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang baik.
- Memiliki pemahaman dasar tentang analisis pemasaran dan tren industri.
- Memiliki kemampuan multi tasking dan siap bekerja di bawah tekanan.
- Kemahiran dalam perangkat lunak Microsoft Office dan alat pemasaran digital.
- Kreatif, proaktif dan mampu bekerja sama dalam tim.
Kondisi kerja:
- Bekerja di lingkungan kantor yang positif.
- Jam kerja standar dengan fleksibilitas sesuai kebutuhan kampanye.
Hubungan kerja:
- Melaporkan kepada Manajer Pemasaran.
- Interaksi dengan pemasaran, desain, dan departemen lainnya.
Pembagian Tanggung Jawab
Tidak ada tanggung jawab dalam manajemen staf.
Target
Berkontribusi pada keberhasilan kampanye pemasaran dan pencapaian tujuan penjualan perusahaan.
Pembaruan dan evaluasi
Deskripsi pekerjaan ini akan diperbarui setiap 6 bulan sekali atau apabila terjadi perubahan signifikan pada posisi ini.
Persetujuan dan verifikasi
Disetujui oleh Manajer Pemasaran dan Manajer Sumber Daya Manusia.
Tembusan
Uraian tugas ini akan diberikan kepada calon pegawai yang berpotensi mengisi posisi Koordinator Pemasaran.
Kelola Job Description Karyawan Makin Mudah dengan OTP
Apakah Anda ingin menghadirkan transformasi revolusioner dalam pengelolaan job desk karyawan dan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda?
Apakah Anda bosan dengan tumpukan kertas dan waktu yang terbuang sia-sia dalam metode administrasi tradisional? Saatnya berpindah ke aplikasi OnTime Payroll yang inovatif dan mengintegrasikan seluruh proses manajemen SDM termasuk pengelolaan job desk karyawan, manajemen kehadiran dan payroll dalam satu platform yang efisien.
