Perlu diketahui, bahwa setiap jenis laporan HRD (Human Resources Department) memiliki kepentingan yang berbeda di sebuah perusahaan.
Pekerjaan HRD dianggap efisien apabila tidak hanya terbatas pada pengelolaan administrasi karyawan.
HRD harus mampu melakukan pemantauan kinerja, analisis data, serta pengambilan keputusan yang berdasarkan pada laporan-laporan spesifik.
Jika ingin mengenal bentuk-bentuk dari laporan tersebut, maka simak penjelasan lengkap seputar jenis laporan HRD dan fungsi utamanya berikut ini!
Table of Contents
Apa Itu Laporan HRD?
Laporan HRD adalah dokumen yang disusun oleh bagian Human Resources Department (HRD) untuk memantau, menganalisis, dan melaporkan berbagai aspek manajemen sumber daya manusia (SDM).
Dalam sebuah perusahaan, laporan ini mencakup informasi dan data terkait karyawan. Mulai dari proses rekrutmen, pengembangan karyawan, penilaian kinerja, hingga tingkat kepuasan kerja.
Laporan HRD berfungsi sebagai alat untuk memahami kondisi SDM secara menyeluruh. Termasuk kinerja, kehadiran, pelatihan, kompensasi, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Bentuk dari laporan HRD biasanya dibuat secara berkala (bulanan, kuartalan, atau tahunan), dan digunakan oleh manajemen untuk merumuskan strategi HR yang lebih efektif.
Informasi di dalamnya juga bisa menjadi bahan dalam merespons kebutuhan karyawan, dan mendukung tujuan jangka panjang perusahaan.
Jenis-Jenis Laporan HRD
Pembuatan laporan HRD pada dasarnya harus memiliki tujuan dan perencanaan yang sesuai dengan kebutuhan SDM perusahaan.
Setiap kebutuhan SDM dan perusahaan tidak bisa digabung menjadi satu laporan saja. Oleh karena itu, laporan HRD ini akhirnya memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.
Berikut adalah sembilan jenis laporan HRD yang sering kali diperlukan oleh perusahaan!
1. Laporan Rekrutmen dan Seleksi
Laporan rekrutmen adalah jenis laporan HRD yang memuat informasi lengkap seputar seleksi dari para kandidat karyawan baru.
Isi dari laporan ini menyajikan data terkait proses perekrutan. Mulai dari jumlah kandidat yang melamar, tingkat keberhasilan dalam seleksi, hingga waktu yang dibutuhkan untuk setiap proses.
Fungsi Utama: Laporan ini membantu HRD untuk mengevaluasi efektivitas strategi rekrutmen. Seperti mengidentifikasi metode perekrutan yang efisien, serta memonitor kualitas dan jumlah kandidat yang tersedia.
2. Laporan Kehadiran dan Absensi
Jenis laporan HRD ini berfokus pada pencatatan kehadiran karyawan, termasuk data absensi, cuti, izin, dan keterlambatan.
Laporan ini merupakan salah satu laporan yang akan selalu ada dalam pekerjaan HRD. Karena dengan laporan ini, HRD dapat melihat bagaimana kehadiran mempengaruhi produktivitas tim.
Fungsi Utama: Laporan kehadiran akan membantu perusahaan memantau kepatuhan karyawan terhadap kebijakan perusahaan. HRD dapat mengidentifikasi pola ketidakhadiran, dan mempermudah manajemen dalam pengelolaan jadwal kerja secara efisien.
3. Laporan Pelatihan dan Pengembangan
Setiap HRD pada dasarnya menjadi penanggung jawab akan kualitas kerja dari semua karyawan. Oleh karena itu, jenis laporan HRD ini sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan.
Laporan ini merangkum berbagai data terkait pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan. Contohnya seperti partisipasi, peningkatan keterampilan, hingga evaluasi kinerja pasca pelatihan.
Fungsi Utama: Dengan laporan pelatihan dan pengembangan, HRD bisa melihat efektivitas program pelatihan yang diadakan. Serta dapat menentukan strategi pengembangan kompetensi karyawan yang lebih baik.
4. Laporan Kinerja Karyawan
Jenis laporan HRD ini ini biasanya disusun secara periodik baik itu dalam perhitungan harian, bulanan, hingga tahunan.
Laporan ini dibuat untuk memberikan informasi lengkap mengenai performa individu atau tim dalam mencapai target yang telah ditetapkan.
Fungsi Utama: Laporan ini sangat penting untuk evaluasi kinerja, karena dapat memberikan dasar dalam menentukan bonus, promosi, atau kebutuhan pengembangan karier karyawan.
5. Laporan Turnover Karyawan
Banyak perusahaan sering kali mengalami kondisi dimana turnover karyawan meningkat drastis dalam periode tertentu.
Turnover karyawan adalah salah satu aspek penting yang harus diawasi HRD, terutama untuk mengidentifikasi penyebab karyawan meninggalkan perusahaan.
Fungsi Utama: Dengan menganalisis data turnover, HRD dapat mengetahui alasan utama di balik karyawan yang keluar. Mereka akan lebih memahami tren turnover di perusahaan, dan membuat strategi retensi yang lebih baik.
6. Laporan Kompensasi dan Benefit
Laporan kompensasi mencatat segala bentuk tunjangan dan benefit yang diberikan kepada karyawan, termasuk gaji, bonus, dan insentif lainnya.
Dengan menjaga kepuasan karyawan terkait informasi benefit yang jelas, perusahaan akan mampu untuk meningkatkan loyalitas dan motivasi kerja.
Fungsi Utama: Laporan ini membantu HRD memastikan bahwa kompensasi karyawan kompetitif dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
7. Laporan Kepatuhan dan Disiplin Karyawan
HRD juga mengelola laporan terkait kepatuhan dan tindakan disipliner yang dilakukan karyawan, terutama jika ada pelanggaran peraturan perusahaan.
Jenis laporan HRD ini akan berkaitan langsung dengan aturan resmi yang mungkin sudah ada sejak awal perusahaan dibangun.
Fungsi Utama: Laporan ini digunakan untuk menjaga lingkungan kerja yang kondusif dan memotivasi karyawan untuk tetap patuh terhadap peraturan. Ini juga memberikan HRD dasar untuk memberikan sanksi yang adil untuk karyawan.
8. Laporan Analisis Beban Kerja
Jenis laporan HRD ini akan berfokus pada pengukuran beban kerja karyawan berdasarkan distribusi tugas yang ada.
Laporan ini sering kali digunakan HRD untuk membuat keputusan terkait penambahan atau pengurangan tenaga kerja dalam sebuah perusahaan.
Fungsi Utama: Laporan analisis beban kerja bermanfaat untuk mengidentifikasi apakah karyawan bekerja sesuai kapasitas atau mengalami kelebihan beban kerja.
9. Laporan Kepuasan dan Pengalaman Karyawan
Kepuasan karyawan memegang peranan penting dalam membangun lingkungan kerja yang positif. Maka dari itu, diperlukan sebuah laporan yang bisa mendeskripsikan aspek kepuasan dari karyawan.
Laporan ini akan membantu HRD menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik. Di dalamnya, terdapat informasi seputar tingkat kepuasan karyawan, budaya kerja, fasilitas, dan manajemen.
Fungsi Utama: Dengan memahami tingkat kepuasan karyawan, perusahaan bisa mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk menjaga keterlibatan dan loyalitas mereka.
