Seorang HRD atau perusahaan harus mengenal terlebih dahulu jenis-jenis integrasi pada sistem HRIS, sebelum akhirnya mulai memilih sebuah HRIS yang tepat.
Dengan memanfaatkan teknologi HRIS, perusahaan dapat mengelola data karyawan, proses rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, hingga penggajian dengan lebih efisien.
Namun untuk memastikan bahwa sistem ini berjalan optimal, sebuah HRIS wajib terintegrasi dengan sistem atau alat lain yang ada di perusahaan sangat penting.
Lalu apa itu integrasi sistem HRIS?
Berikut adalah penjelasan lengkap seputar integrasi sistem HRIS, serta jenis dan manfaatnya untuk mengelola SDM secara menyeluruh.
Table of Contents
Apa itu integrasi dalam HRIS?
Integrasi dalam HRIS dapat diartikan sebagai proses menghubungkan berbagai fungsi dan sistem terkait sumber daya manusia dalam satu platform terpadu.
Dalam pengertian lainnya, integrasi HRIS merupakan teknologi yang bisa menghubungkan setiap data atau laporan (kehadiran, penggajian, manajemen karyawan) agar bisa diakses untuk secara bersamaan.
Proses integrasi ini memungkinkan data yang dihasilkan atau digunakan HRD dapat terhubung secara otomatis dengan sistem lain tanpa perlu input data manual berulang kali.
Dengan adanya integrasi dalam HRIS, berbagai departemen dan fungsi HRD dapat saling terhubung, mempermudah alur kerja, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko kesalahan data.
Ini juga memungkinkan perusahaan mengelola informasi karyawan lebih efektif, meningkatkan akurasi pelaporan, dan memberikan karyawan akses yang lebih baik ke data mereka sendiri.
Jenis-Jenis Integrasi Sistem HRIS
Integrasi HRIS merupakan langkah penting bagi perusahaan untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia secara efektif dan efisien.
Dengan sistem integrasi yang teratur, data karyawan dapat diakses dan dikelola secara terpadu, baik untuk proses administrasi, penggajian, manajemen kinerja, hingga pengembangan karir karyawan.
Berdasarkan fungsinya, terdapat beberapa jenis integrasi HRIS yang umum digunakan dalam berbagai perusahaan.
Masing-masing integrasi HRIS ini memiliki fungsi spesifik dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis integrasi HRIS yang penting untuk mengelola SDM!
1. Integrasi HRIS dengan Sistem Penggajian (Payroll)
Salah satu jenis integrasi terpenting dalam HRIS adalah dengan sistem penggajian. Hal ini karena enggajian melibatkan berbagai variabel seperti jam kerja, cuti, tunjangan, dan potongan lainnya.
Dengan integrasi ini, data yang tercatat dalam HRIS secara otomatis akan terhubung dengan sistem payroll. Sehingga dapat mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses perhitungan gaji.
Berikut adalah manfaat integrasi penggajian dalam HRIS:
- Mengotomatisasi perhitungan gaji karyawan.
- Memastikan akurasi dalam menghitung tunjangan, potongan, dan pajak.
- Memudahkan dalam pelaporan dan audit payroll.
2. Integrasi HRIS dengan Sistem Kehadiran dan Absensi
Selain proses penggajian, sistem kehadiran atau absensi karyawan juga menjadi faktor penting dalam mengelola SDM perusahaan.
Beberapa aspek dalam pencatatan kehadiran seperti mesin fingerprint atau aplikasi mobile, wajib untuk diintegrasikan secara langsung ke HRIS.
Integrasi ini memungkinkan HRIS untuk secara otomatis mencatat data kehadiran karyawan dan menghitung jam kerja, lembur, atau keterlambatan tanpa harus memasukkan data secara manual.
Berikut adalah manfaat integrasi absensi pada HRIS:
- Meningkatkan akurasi pencatatan kehadiran.
- Menghemat waktu dalam memproses data absensi.
- Mengurangi potensi kecurangan dalam pencatatan kehadiran.
3. Integrasi HRIS dengan Sistem Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja adalah juga masuk ke dalam elemen penting dalam pengelolaan SDM. Faktor ini harus selalu masuk ke dalam integrasi sistem HRIS agar dapat mendukung evaluasi karyawan.
Dengan integrasi ini, perusahaan dapat dengan mudah mengukur KPI (Key Performance Indicator), memberikan feedback secara berkala, dan menyimpan hasil penilaian kinerja dalam database yang terpusat.
Berikut adalah manfaat integrasi penilaian kerja ke dalam HRIS:
- Memudahkan manajemen untuk memantau kinerja karyawan secara real-time.
- Meningkatkan transparansi dalam proses evaluasi dan feedback.
- Memberikan data yang akurat untuk pengambilan keputusan terkait promosi dan peningkatan karyawan.
4. Integrasi HRIS dengan Sistem Rekrutmen
Dalam konteks rekrutmen, banyak perusahaan menggunakan sistem Applicant Tracking System (ATS) untuk mengelola proses seleksi karyawan.
Integrasi ATS dengan HRIS membantu perusahaan dalam menyaring, melacak, dan mengelola calon karyawan sejak tahap rekrutmen hingga menjadi karyawan tetap.
Berikut ini adalah manfaat integrasi sistem rekrutmen dalam sebuah HRIS:
- Mengotomatisasi proses rekrutmen dari mulai pelamaran hingga onboarding.
- Memastikan alur informasi yang mulus antara tim rekrutmen dan SDM.
- Mempercepat proses seleksi karyawan dengan menyimpan semua data dalam satu sistem.
5. Integrasi HRIS dengan Sistem Pengembangan Skill
Pengembangan skill karyawan merupakan prioritas utama bagi banyak perusahaan. Salah satu proses HRD di perusahaan adalah Learning Management System (LMS), yaitu program pengembangan karir karyawan.
Dengan mengintegrasikan HRIS dengan program LMS, perusahaan dapat memantau dan mengelola pelatihan, pengembangan, dan pendidikan karyawan secara lebih efektif.
Berikut adalah manfaat integrasi sistem pengembangan skill dengan HRIS:
- Memastikan bahwa program pelatihan dapat dilacak dan dievaluasi.
- Memberikan laporan kemajuan pelatihan karyawan secara otomatis.
- Mempermudah perencanaan karier dan pengembangan keterampilan karyawan.
Manfaat Utama Integrasi Sistem HRIS
Integrasi sistem HRIS memberikan berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan, terutama dalam pengelolaan SDM yang lebih efisien dan efektif.
Dengan menghubungkan berbagai fungsi HRD dengan sistem teknologi informasi, perusahaan dapat memperoleh banyak keuntungan tersendiri.
Khususnya dalam aspek yang mendukung produktivitas dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Berikut ini terdapat beberapa manfaat utama integrasi sistem HRIS untuk setiap perusahaan saat ini!
1. Efisiensi Proses Administrasi HRD
Dengan HRIS yang terintegrasi, berbagai tugas administrasi seperti pengelolaan data karyawan, pencatatan kehadiran, penggajian, dan penilaian kinerja dapat dilakukan secara otomatis dan terpusat.
Ini mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk pekerjaan manual. Sehingga akan memungkinkan tim HRD untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.
2. Peningkatan Akurasi dan Konsistensi Data
Dengan integrasi HRIS, semua data karyawan disimpan dalam satu sistem yang terpusat. Hal ini akan membuat HRD tidak akan mengalami masalah duplikasi data atau ketidaksesuaian informasi.
Integrasi dalam HRIS juga dapat memastikan bahwa data yang digunakan oleh berbagai departemen seperti penggajian, absensi, dan penilaian kinerja selalu konsisten dan akurat.
3. Kemudahan dalam Penilaian Kinerja
Integrasi HRIS dengan modul penilaian kinerja memudahkan manajer dan tim HRD untuk melacak perkembangan karyawan.
Data kinerja dapat diukur secara otomatis berdasarkan KPI, dan rekomendasi untuk pelatihan atau pengembangan karyawan dapat diberikan dengan lebih tepat.
4. Pengelolaan Kepatuhan dan Risiko
Integrasi dalam HRIS juga dapat membantu perusahaan dalam memenuhi persyaratan hukum dan regulasi terkait tenaga kerja seperti pencatatan jam kerja, pembayaran pajak, dan kompensasi.
Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat dengan mudah menghasilkan laporan yang diperlukan untuk keperluan audit atau kepatuhan hukum.
5. Pengurangan Biaya Operasional
Meskipun implementasi HRIS memerlukan investasi awal, sistem ini diprediksi dapat mengurangi biaya operasional yang signifikan dalam jangka yang panjang.
Dengan mengubah sistem kerja manual menjadi otomatis, perusahaan bisa mengurangi kebutuhan tenaga kerja tambahan untuk mengelola proses administratif.
Hal ini akan menghemat anggaran pengeluaran perusahaan untuk pembayaran upah atau gaji karyawan. Serta akan memberikan kualitas kerja yang lebih akurat dengan biaya yang lebih kurang.
