Pernah membayangkan bagaimana tim HR bisa bekerja lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan? Jawabannya ada pada fungsi seorang HRIS Staff.
Saat ini, HRIS staff semakin dikenal di lingkungan kerja dan memilik peran strategis yang semakin dibutuhkan di era digitalisasi HR.
Jika Anda penasaran sejauh apa kehadiran HRIS staff bisa mengubah cara kerja tim HR, maka artikel ini sangat tepat untuk Anda. Kenali fungsi HRIS staff di perusahaan dengan penjelasan berikut ini!
Table of Contents
Siapa Itu HRIS Staff?
HRIS Staff adalah bagian dari tim Human Resources (HR) yang bertugas khusus menangani pengelolaan sistem informasi SDM dalam perusahaan.
Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa sistem HRIS berfungsi optimal untuk mencatat, mengelola, dan memproses seluruh informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, hingga proses administratif seperti gaji dan tunjangan.
Secara umum, HRIS Staff harus memiliki kombinasi pemahaman teknis terhadap sistem informasi dan pengetahuan administratif terkait pengelolaan karyawan.
Posisi ini juga berperan sebagai jembatan antara tim HR dan tim IT, karena sering kali HRIS membutuhkan integrasi lintas sistem atau pembaruan teknis tertentu.
Fungsi HRIS Staff di Perusahaan
Perkembangan dunia digital di lingkungan kerja HRD akhirnya menciptakan tanggung jawab baru. HRIS staff merupakan turunan pekerjaan dari tim HR yang mungkin akan membantu karyawan dalam penerapan sistem HRIS di perusahaan.
Jika Anda masih terlalu bingung dengan pekerjaan ini, berikut ini adalah 7 fungsi utama HRIS Staff yang berkontribusi besar terhadap efisiensi dan keteraturan manajemen SDM:
1. Automatisasi Proses HR Harian
HRIS Staff memastikan sistem dapat menjalankan berbagai tugas HR secara otomatis. Proses seperti rekap absensi, penghitungan cuti, pengajuan izin, hingga payroll dapat diotomatisasi untuk mengurangi human error dan mempercepat pekerjaan.
Contoh automasi:
- Pengingat otomatis masa berlaku kontrak kerja
- Notifikasi cuti yang tersisa bagi karyawan
- Pemrosesan slip gaji otomatis setiap bulan
2. Menyediakan Data SDM yang Terintegrasi dan Akurat
HRIS Staff bertanggung jawab menjaga keakuratan data karyawan. Dengan data yang terpusat dan terintegrasi, perusahaan bisa lebih mudah mengakses informasi untuk berbagai keperluan seperti pelaporan pajak, BPJS, audit internal, atau keperluan promosi dan mutasi karyawan.
Keuntungan:
- Mengurangi duplikasi data
- Memudahkan pelacakan riwayat kerja
- Akses real-time untuk manajer dan tim HR
3. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data
HRIS Staff tidak hanya mengelola data, tetapi juga menyajikan laporan dan analisis yang bisa digunakan manajemen untuk mengambil keputusan strategis. Misalnya data turnover rate, tingkat kehadiran, atau efektivitas pelatihan dapat menjadi dasar perencanaan pengembangan SDM.
Analitik yang umum disediakan:
- Laporan kehadiran bulanan
- Statistik pengajuan cuti per divisi
- Rasio produktivitas berdasarkan data kinerja
4. Mempermudah Proses Rekrutmen dan Onboarding
Beberapa sistem HRIS sudah terintegrasi dengan Applicant Tracking System (ATS). Sehingga HRIS Staff akan menjadi pihak:
- Memonitor proses seleksi karyawan
- Menyimpan database kandidat
- Menyusun dan mengatur dokumen onboarding secara digital
Dengan dukungan sistem, proses rekrutmen menjadi lebih cepat dan profesional. Pengalaman kandidat pun menjadi lebih positif.
5. Menyediakan Fitur Employee Self Service (ESS)
Fitur ESS memungkinkan karyawan melihat dan mengunduh slip gaji, mengajukan cuti atau izin langsung dari aplikasi, atau bahwa memperbarui data pribadi mereka.
HRIS Staff memastikan fitur ini dapat diakses dengan lancar dan data yang diinput karyawan tersimpan dengan aman dan sesuai aturan.
6. Menjamin Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan
Perusahaan harus mematuhi berbagai regulasi, mulai dari penghitungan pajak (PPh 21), BPJS, hingga peraturan kontrak kerja.
HRIS Staff memastikan bahwa sistem HRIS dapat mendukung kepatuhan ini secara otomatis, termasuk menyediakan jejak audit dan laporan sesuai permintaan regulator.
7. Meningkatkan Employee Experience dan Employer Branding
Sistem HR yang transparan dan mudah diakses memberikan kesan positif bagi karyawan dan perusahaan.
HRIS Staff secara tidak langsung berperan dalam membangun pengalaman kerja yang menyenangkan, sehingga meningkatkan retensi dan persepsi positif terhadap perusahaan.
Contohnya:
- Kemudahan dalam mengajukan cuti
- Akses cepat ke dokumen kerja
- Komunikasi yang lebih efisien melalui platform HRIS
Rekomendasi Sistem HRIS Terbaik
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga pemilihan sistem HRIS juga harus disesuaikan. Berikut beberapa rekomendasi sistem HRIS yang populer dan banyak digunakan di Indonesia:
1. OnTime Payroll
- Cocok untuk: UKM hingga perusahaan menengah
- Fitur: Absensi online, payroll, ESS, BPJS & PPh 21
- Kelebihan: Antarmuka user-friendly, layanan support lokal yang responsif
2. LinovHR
- Cocok untuk: Perusahaan menengah ke atas
- Fitur: Payroll, manajemen kinerja, rekrutmen, pelatihan
- Kelebihan: Modular dan bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan
3. GajiHub
- Cocok untuk: Startup & UMKM
- Fitur: Penggajian otomatis, cuti, absensi
- Kelebihan: Gratis untuk pengguna awal, setup cepat
4. SAP SuccessFactors
- Cocok untuk: Perusahaan berskala besar
- Fitur: Manajemen talenta, kinerja, analitik SDM
- Kelebihan: Skala enterprise, integrasi kuat dengan sistem bisnis lain
Catatan : Keempat rekomendasi aplikasi diatas dapat menjadi pilihan terbaik karena dapat memberikan kemudahan bagi para HRIS staff untuk berkerja. Jadi, pastikan Anda mempertimbangkan aplikasi tersebut!
