Fitur pencadangan data HRIS merupakan salah satu fitur yang cukup penting dalam menjalani aktivitas kelola SDM sehari-hari.
pencadangan data merupakan fitur yang memungkinkan perusahaan untuk melindungi dan mengelola informasi karyawan dengan lebih efisien.
Artikel kali ini akan menjelaskan cara kerja fitur pencadangan data HRIS serta apa saja teknologi di dalamnya.
Ingin tau informasi lengkapnya? Simak penjelasan di bawah ini!
Table of Contents
Apa Itu Fitur Pencadangan Data HRIS?
Pencadangan data (data backup) pada HRIS adalah proses mengamankan data karyawan dengan membuat salinan dari informasi yang ada di sistem utama.
Pencadangan ini bertujuan untuk memastikan bahwa data tersebut dapat dipulihkan jika terjadi kerusakan sistem, serangan siber, atau kesalahan manusia yang menyebabkan hilangnya data.
Fitur pencadangan data HRIS hadir untuk mengurangi kesalahan manusia tersebut, sehingga semua data dapat terjaga dengan baik.
HRIS umumnya mengelola data penting seperti informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, catatan kehadiran, serta data penggajian.
Kehilangan data tersebut dapat menyebabkan gangguan operasional, kebocoran informasi, atau pelanggaran hukum terkait perlindungan data pribadi.
Oleh Karena itu, fitur pencadangan data HRIS menjadi salah satu fitur yang dianggap penting bagi kebutuhan perusahaan saat ini.
Cara Kerja Fitur Pencadangan Data HRIS
Proses pencadangan dalam HRIS tentu harus melalui beberapa tahap tertentu, dengan menyesuaikan jenis pencadangan yang dibutuhkan.
Perlu diketahui bahwa hampir semua data dalam HRIS memiliki fungsi dan keperluan yang berbeda-beda.
Maka dari itu, perusahaan terkadang membutuhkan sistem HRIS yang bisa melakukan pencadangan sesuai dengan kebutuhan data mereka.
Berikut merupakan beberapa cara kerja dalam fitur pencandangan data HRIS yang sering digunakan oleh perusahaan!
1. Pencadangan Otomatis dan Terjadwal
Salah satu cara kerja fitur pencadangan data HRIS adalah mampu melakukan pencadangan otomatis dan terjadwal.
Artinya, administrator dapat menentukan frekuensi pencadangan setiap hari, mingguan, atau bulanan, sesuai dengan kebijakan data retention perusahaan.
Begini contoh cara kerja fitur HRIS dalam pencadangan otomatis:
- Pencadangan harian: Cocok untuk perusahaan dengan volume transaksi data tinggi. Misalnya perusahaan dengan ribuan karyawan yang memerlukan pembaruan data harian.
- Pencadangan mingguan: Cocok untuk perusahaan yang mungkin tidak mengalami perubahan data yang signifikan setiap hari. Pencadangan mingguan memberikan keseimbangan antara efisiensi dan keamanan.
- Pencadangan bulanan: Umumnya cocok digunakan untuk data historis atau arsip, di mana frekuensi perubahan data rendah.
Keuntungan utama dari pencadangan otomatis adalah reduksi risiko human error.
Tanpa perlu intervensi manusia, sistem otomatis memastikan bahwa setiap perubahan data secara berkala disalin dengan aman tanpa kelalaian atau penundaan.
2. Pencadangan Penuh dan Inkremental
Selain pencadangan otomatis, terdapat bentuk pencadangan penuh (full backup) dan inkremental (incremental backup) dalam sebuah sistem HRIS.
Kedua jenis pencadangaan ini sama-sama memiliki fungsi yang baik untuk keamanan data perusahaan.
Berikut adalah cara kerja dari dua jenis cadangan ini:
- Pencadangan penuh :Pencadangan yang melibatkan penyalinan seluruh data karyawan pada sistem HRIS. Ini memberikan salinan lengkap dari data HRIS, namun sangat memakan waktu dan kapasitas penyimpanan.
- Pencadangan inkremental : Pencadangan yang hanya menyimpan data dengan perubahan baru sejak pencadangan terakhir. Cara ini jauh lebih efisien dari segi penyimpanan dan kecepatan proses. Inkremental juga memudahkan proses restorasi karena hanya perlu menggabungkan perubahan terakhir pada data yang ada.
Pada praktiknya, pencadangan inkremental umumnya diterapkan setelah pencadangan penuh pertama kali dilakukan.
HRIS akan secara otomatis mengidentifikasi data apa saja yang berubah, dan hanya bagian itu yang akan dicadangkan pada interval pencadangan berikutnya.
3. Proses Enkripsi Data
Sebelum data dicadangkan, data tersebut biasanya melewati proses enkripsi di mana informasi diubah ke dalam format yang tidak dapat dibaca oleh pihak yang tidak berwenang.
Proses ini menjadi tahap penting dalam pencadangan karena akan menghasilkan keamanan privasi data.
Terdapat dua jenis ekripsi yang sering digunakan, yaitu enkripsi simetris dan asimetris. Begini cara kerja dari proses enkripsi ini pada HRIS:
- Enkripsi Simetris: Menggunakan satu kunci enkripsi untuk mengenkripsi dan mendekripsi data. Cepat, namun membutuhkan pengelolaan kunci yang sangat ketat.
- Enkripsi Asimetris: Menggunakan dua kunci berbeda, satu untuk mengenkripsi dan satu lagi untuk mendekripsi data. Ini meningkatkan keamanan, namun memerlukan proses yang sedikit lebih kompleks.
Keamanan lapisan tambahan seperti enkripsi end-to-end juga akan memastikan bahwa bahkan jika terjadi pencurian atau kebocoran data selama proses pencadangan.
4. Proses Replikasi Data
Agar lebih meningkatkan ketahanan data, beberapa HRIS menggunakan replikasi data dalam proses pencadangannya.
Data yang telah dicadangkan tidak hanya disimpan di satu lokasi fisik, tetapi juga direplikasi ke beberapa server atau pusat data yang berbeda.
Proses replikasi ini bisa dimasukkan ke beberapa penyimpanan dengan lokasi yang terpisah geografis maupun di berbagai cloud service provider.
Manfaat utama dari replikasi data ini antara lain:
- Toleransi kesalahan: Jika satu lokasi pencadangan mengalami kegagalan, data dapat dipulihkan dari lokasi lain.
- Pemulihan bencana: Dalam skenario bencana seperti kebakaran, banjir, atau kegagalan infrastruktur di satu lokasi, perusahaan masih bisa memulihkan data dari server cadangan yang terletak jauh dari lokasi fisik utama.
Teknologi replikasi ini biasanya memanfaatkan cloud computing yang memungkinkan aksesibilitas dan pemulihan data secara cepat dari berbagai titik di seluruh dunia.
Teknologi Dalam Fitur Pencadangan Data HRIS
Seiring berkembangnya teknologi, sistem pencadangan HRIS kini memanfaatkan berbagai solusi teknis yang canggih untuk memastikan data karyawan tetap terjaga dengan baik.
Di lain sisi, sistem HRIS juga menyediakan teknologi pencadangan yang dan dapat memulihkan data jika dibutuhkan suatu hari nanti.
Berikut ini beberapa teknologi kunci yang mendukung fitur pencadangan data HRIS saat ini!
1. Cloud Computing
Cloud computing merupakan teknologi yang memungkinkan data HRIS dicadangkan di server yang dikelola oleh penyedia layanan cloud.
Teknologi cloud memiliki berbagai manfaat dalam pencadangan data HRIS, di antaranya:
- Skalabilitas: Penyimpanan cloud memungkinkan perusahaan menambah atau mengurangi kapasitas penyimpanan sesuai kebutuhan tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur perangkat keras.
- Aksesibilitas: Data yang disimpan di cloud dapat diakses dari mana saja, selama terhubung ke internet, membuat pemulihan data lebih cepat dan efisien.
- Redundansi: Cloud provider umumnya memiliki sistem backup yang tersimpan di beberapa lokasi berbeda (multizone atau multi-region), memastikan data tetap tersedia meskipun satu pusat data mengalami kegagalan.
2. Virtualisasi
Teknologi virtualisasi memungkinkan beberapa sistem operasi atau aplikasi berjalan di satu server fisik dengan memanfaatkan mesin virtual (VM).
Dalam konteks pencadangan HRIS, virtualisasi sangat membantu dalam:
- Pencadangan berbasis VM: Sistem HRIS dapat dicadangkan dalam bentuk gambar VM, yang memungkinkan data dan aplikasi diambil sebagai satu entitas tunggal.
- Pemulihan cepat: Jika terjadi kegagalan, VM dapat dipulihkan dengan cepat tanpa harus melakukan instalasi ulang dari awal.
- Mobilitas: VM dapat dengan mudah dipindahkan atau disalin ke lingkungan baru, seperti server berbeda atau cloud, tanpa gangguan besar pada operasi.
3. Snapshot
Teknologi snapshot ini sering digunakan dalam HRIS untuk mencadangkan data dalam keadaan stabil tanpa mengganggu operasional sistem.
Snapshot merupakan bentuk salinan cepat dari sistem file atau database pada waktu tertentu.
Keuntungan dari penggunaan snapshot sendiri adalah:
- Pemulihan cepat: Karena snapshot hanya mencatat perubahan dari waktu ke waktu, pemulihan data bisa dilakukan dengan cepat.
- Rendah biaya: Snapshot tidak memerlukan banyak ruang penyimpanan karena hanya perubahan data yang dicatat, bukan seluruh data.
Snapshot sering digunakan dalam kombinasi dengan pencadangan tradisional untuk memberikan fleksibilitas tambahan dalam pemulihan data.
4. Deduplication Data
Teknologi deduplikasi data bertujuan untuk mengurangi jumlah data yang harus disimpan dengan mengidentifikasi dan menghilangkan data duplikat.
Dalam pencadangan HRIS, data karyawan sering kali memiliki pola yang berulang, seperti informasi demografis atau data penggajian yang sama setiap bulannya.
Deduplikasi membantu menghemat ruang penyimpanan dan mempercepat proses pencadangan HRIS.
Berikut merupakan cara kerja dari teknologi deduplikasi ini:
- Sistem mengenali blok-blok data yang sudah disimpan sebelumnya dan hanya mencadangkan blok-blok data yang baru atau berbeda.
- Dengan teknologi ini, pencadangan bisa lebih efisien dan biaya penyimpanan bisa ditekan.
5. Teknologi AI dan ML
Teknologi kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) semakin sering digunakan dalam manajemen pencadangan data.
AI dan ML dapat menganalisis pola penggunaan data dan memprediksi kebutuhan pencadangan.
Beberapa fungsi aplikasi AI dalam pencadangan HRIS meliputi:
- Deteksi ancaman otomatis: AI dapat mendeteksi aktivitas mencurigakan yang bisa mengancam data, dan mengambil langkah-langkah untuk melindungi data sebelum terjadi pencurian atau kerusakan.
- Optimasi pencadangan: Sistem AI dapat menyesuaikan jadwal pencadangan berdasarkan pola penggunaan, sehingga pencadangan dilakukan pada waktu yang optimal untuk mengurangi gangguan operasional.
