Fitur cerdas absensi online merupakan terobosan baru dalam dunia kerja yang mengubah sistem pencatatan kehadiran karyawan menjadi lebih digital.
Absensi online bisa dikatakan sebagai salah satu contoh paling dasar untuk menunjukkan perkembangan digital di dunia kerja.
Hampir semua perusahaan sudah mulai beralih ke absensi online karena tingkat efektifitas yang diberikan dalam penggunaannya.
Namun, terdapat beberapa orang yang masih bingung terhadap fungsi dari setiap fitur yang disediakan oleh aplikasi ini.
Maka dari itu, kali ini programgaji.com akan memaparkan informasi lengkap seputar fitur cerdas dari aplikasi ini.
Ayo simak penjelasan lengkapnya dibawah ini!
Table of Contents
Fitur Cerdas Dalam Absensi Online
Secara umumnya, fitur dalam absensi online dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan.
Bentuk kegiatan kerja yang menjadi semakin fleksibel, akhirnya membutuhkan sistem absensi yang lebih efektif digunakan di berbagai kondisi.
Oleh karena itu, absensi online dirancang dengan fitur yang bisa mengumpulkan data kehadiran karyawan dengan cepat dan lengkap.
Kira-kira apa saja fitur tersebut? Ini dia fitur cerdas dari absensi online untuk perusahaan!
1. Geolocation (Clocking Area)
Fitur geolocation merupakan fitur yang berfungsi sebagai alat pelacak kehadiran karyawan secar online.
Pada aplikasi absensi online, fitur geolocation sering disebut sebagai clocking area dimana akan melacak posisi karyawan ketika sedang melakukan absensi.
Fitur ini sudah mendukung sistem GPS yang akan terhubung secara langsung ke dalam maps di aplikasi mobile.
Setiap perusahaan dapat mengatur posisi area perusahaan dalam maps GPS tertentu sebagai titik validasi kehadiran semua karyawan.
Sehingga apabila karyawan melakukan clocking diluar area tersebut, maka pencatat dalam absensi akan menyatakan bahwa karyawan tidak hadir ke kantor.
2. Pengenalan Wajah
Fitur pengenalan wajah juga sudah menjadi fitur wajib di dalam aplikasi absensi online saat ini.
Setiap proses absensi jarak jauh tentu membutuhkan bukti nyata kehadiran secara langsung.
Dalam penggunaannya, karyawan bisa mengambil gambar secara langsung melalui fitur pengenalan wajah di aplikasi absensi mereka.
Semua bukti kehadiran tersebut akan tersimpan dalam aplikasi, dimana file yang tersimpan bisa diakses oleh pihak perusahaan atau karyawan itu sendiri.
Fitur ini akan mengambil gambar secara langsung, sehingga proses penipuan kehadiran juga akan berkurang di lingkungan perusahaan.
3. Kelola Cuti/Izin Online
Fitur kelola cuti dan izin juga tersedia dalam absensi online dengan proses yang sangat mudah dan cepat.
Melalui sistem absensi ini, pengajuan cuti atau izin sudah bisa dilakukan melalui aplikasi saja tanpa harus menunggu lama.
Fitur juga akan memberikan informasi seputar erhitungan jumlah cuti yang bisa diambil, sehingga karyawan dapat merasakan kemudahan dalam mengatur cuti atau izin kerja.
Fitur ini berfungsi sebagai pembuka informasi yang diatur secara transparan oleh perusahaan untuk karyawan.
4. Dukungan Multi-Perangkat
Fitur dukungan multi-perangkat merupakan fitur yang menyambungkan absensi online dengan sistem teknologi lainnya.
Penggunaan fitur multi-perangkat akan sangat dibutuhkan ketika perusahaan ingin mengumpulkan data kehadiran untuk proses penilaian kinerja.
Maka dari itu, aplikasi absensi harus selalu terhubung dalam multi perangkat seperti HRIS, payroll, dan lain sebagainya.
Jika absensi online sudah terhubung dengan multi perangkat ini, maka semua bentuk pengelolaan data kehadiran menjadi lebih mudah untuk diakses.
5. Laporan dan Analisis Kehadiran
Fitur laporan dan analisis kehadiran juga termasuk fitur paling penting dan sangat krusial dalam aplikasi absensi.
Fitur laporan dan analisis kehadiran pada dasarnya berfungsi untuk mencatat semua bentuk informasi dalam proses absensi.
Setiap karyawan yang melalukan absensi di aplikasi akan tercatat dalam fitur ini sebagai bukti kehadiran.
Maka dari itu, jika fitur ini tidak dikembangkan dengan baik maka seluruh data kehadiran tidak akan bisa dikelola dengan baik.
Fungsi Utama Absensi Online Untuk Perusahaan
Setiap fungsi dari absensi online pada dasarnya akan menyesuaikan fitur yang diberikan oleh aplikasi tertentu.
Namun, terdapat beberapa fungsi utama dari penggunaan fitur cerdas absensi online yang akan dirasakan oleh perusahaan.
Apa saja fungsi utama tersebut? Ini dia fungsi utama kehadiran aplikasi abensi berbasis online di perusahaan!
1. Meningkatkan Kredibilitas Aturan Perusahaan
Penggunaan fitur cerdas absensi online tentu akan menghasilkan ketertiban yang lebih baik dari pada absensi manual.
Hal ini karena aplikasi absensi online akan menghasilkan pencatatan kehadiran secara otomatis.
Semua bentuk kehadiran yang tidak sesuai dengan jadwal kerja akan dianggap tidak mengikuti aturan perusahaan (telat).
Kondisi tersebut tentu akan membuat kredibilitas aturan jadwal kerja menjadi meningkat, karena karyawan akan terlatih untuk selalu tepat waktu dalam berkerja.
2. Menjaga Produktifitas Perusahaan
Aplikasi absensi berbasis online juga akan berfungsi sebagai alat perkembangan produktifitas perusahaan.
Kebiasaan tepat waktu yang terjadi dalam perusahaan tentu akan meningkatkan kualitas kerja karyawan.
Semakin banyak karyawan yang berkerja dengan jadwal yang tepat, maka akan semakin banyak waktu mereka untuk menghasilkan kinerja yang lebih maksimal.
Kualitas produk atau jasa yang disediakan oleh perusahaan juga akan meningkat seiring berjalannya waktu.
3. Menghemat Pengeluaran Perusahaan
Fitur cerdas absensi online yang sudah mendukung via mobile, membuat perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana yang lebih untuk mesin pembantu lainnya.
Perusahaan hanya membutuhkan handphone masing-masing karyawan agar bisa selalu terhubung setiap harinya.
Sudah tidak zaman lagi mengeluarkan dana lebih hanya untuk sebuah mesin absensi yang harus terus dirawat setiap saat.
Absensi online akan berfungsi baik untuk mencatat berbagai jenis kehadiran karyawan, sehingga perusahaan akan menjadi lebih hemat.
4. Memberikan Data Kinerja Lebih Spesifik
Selain untuk memudahkan karyawan dalam pencatatan kehadiran, fitur laporan dalam aplikasi absensi juga akan mempermudah HRD untuk melihat data kinerja yang lebih spesifik.
Informasi yang diberikan pada aplikasi absensi akan lebih lengkap dari pada proses absensi melalui mesin.
Jika mesin finger print hanya memberikan informasi seputar waktu kehadiran karyawan, maka aplikasi ini akan memberikan informasi hingga posisi karyawaan.
Fitur pelacakan GPS yang ada di dalam aplikasi ini akan menyatakan posisi karyawan saat sedang melakukan clocking setiap harinya.
Perbedaan Sebelum dan Sesudah Menggunakan Absensi Online
Berdasarkan kondisi umum yang terjadi dalam perusahaan, terdapat perbedaan kondisi lingkungan kerja yang akan berbeda saat sebelum dan sesudah menggunakan absensi online.
Perbedaan tersebut sering kali menjadi kebiasaan positif dalam meningkatkan produktifitas perusahaan.
Berikut adalah 3 contoh perubahan yang dipastikan terjadi pada perusahaan, jika dibandingkan antara sebelum dan sesudah penggunaan absensi online!
1. Proses Absensi Lebih Mudah
Perbedaan pertama yang akan dirasakan perusahaan adalah proses absensi yang akan lebih digital dan cepat.
Proses absensi secara manual atau melalui mesin tentu akan memerlukan beberapa langkah tambahan agar prosesnya dianggap valid.
Namun setelah menggunakan absensi online, setiap kehadiran akan diproses hanya dengan satu atau dua langkah saja melalui mobile masing-masing karyawan.
2. Pencatatan Kehadiran Semakin Otomatis
Pencatatan kehadiran juga akan memiliki perbedaan disaat sebelum dan sesudah menggunakan absensi berbasis online.
Jika sebelumnya perusahaan harus merekapitulasi ulang semua data kehadiran secara manual, dimana kegiatan tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Dengan aplikasi absensi ini, semua informasi kehadiran akan tercatat secara otomatis dalam satu data yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun.
3. Penilaian Kinerja Menjadi Akurat
Bentuk kinerja dari setiap karyawan juga akan semakin jelas dan akurat setelah menggunakan aplikasi absensi berbasis online sebagai patokan dalam penilaian kehadiran.
Jika sebelumnya karyawan bisa memanipulasi absensi dengan mengubah waktu kehadiran mereka di form atau mesin finger print.
Dengan fitur cerdas absensi online, semua bentuk kehadiran akan tercatat sesuai kondisi realtime dan hanya bisa dikelola oleh pihak yang berwewenang saja.
Aplikasi Absensi Online Terbaik
Saat ini, telah hadir satu aplikasi yang sudah memberikan fitur cerdas dalam absensi online dengan kualitas terbaik dan sangat akurat.
Aplikasi tersebut bernama OnTime Payroll, sebuah aplikasi HRIS yang sudah dilengkapi berbagai fitur pengelolaan kehadiran karyawan dengan sistem digital terbaik.
Fitur absensi dalam OnTime Payroll sudah mendukung sistem geolocation yang bisa bebas disesuaikan dengan area perusahaan.
Proses clocking area yang ada pada aplikasi ini akan selalu diperbarui sesuai posisi dari lokasi asli perusahaan. Sehingga tingkat eror dalam pelacakan area akan semakin berkurang.
OnTime Payroll juga akan memberikan informasi kehadiran secara lengkap dan transparan melalui aplikasi mobile masing-masing karyawan.
Aplikasi ini juga sudah mendukung multi-perangkat, dimana seluruh data absensi bisa dimasukkan sebagai alat perhitungan dalam penggajian atau untuk penilaian lainnya.
Semua kebutuhan dalam pengelolaan karyawan bisa diperoleh hanya dengan satu aplikasi OnTime Payroll saja.
Ayo coba OnTime Payroll sekarang juga! Dan rasakan perkembangan SDM perusahaan menjadi semakin meningkat!
