EO adalah kunci kesuksesan penyelenggara acara, misalnya acara berjalan dengan lancar, menarik dan terlihat profesional.
Setelah sempat mati suri akibat pandemi Covid-19, kini event-event mulai bermunculan kembali. Seperti event musik, acara pernikahan, peluncuran produk hingga acara festival.
Pada artikel ini kami akan membahas secara detail tentang apa itu EO, jenis, penghasilan, tugas serta tanggung jawab, dan penghasilannya.
Table of Contents
Pengertian Event Organizer
Event organizer atau yang biasa disingkat sebagai EO adalah perusahaan, sekelompok orang, atau perorang yang menyediakan jasa dalam merencanakan, mengkoordinasi, dan melaksanakan berbagai jenis kegiatan atau acara.
Tugas dan Tanggung Jawab EO
Ada banyak sekali tugas dan tanggung jawab EO dalam menyelenggarakan sebuah acara. Mulai dari perencanaan, budgeting, mencari tempat acara hingga mengatur perlengkapan acara adalah tanggung jawab EO.
Seperti dikutip dari Indeed, berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab EO agar acara dapat berjalan sukses.
1. Membuat rencana
EO secara aktif berdiskusi dengan klien mereka selama proses perencanaan sebuah acara. Event organizer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa acara dapat berjalan dengan lancar dan semua orang yang terlibat dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Berikut ini adalah beberapa tanggung jawab EO dalam membuat rencana acara:
- Mengelola anggaran
- Merancang acara dan denah tata letak.
- Mem-booking tempat
- Konsumsi
- Menentukan tema acara
- Mencari vendor yang sesuai dengan kebutuhan
Semua tanggung jawab tersebut, EO harus selalu mengkomunikasikannya dengan klien, agar klien merasa puas dan sesuai dengan budget klien.
2. Mengelola anggaran
Biasanya sebelum EO membuat rencana acara, mereka menanyakan budget yang dimiliki klien. EO juga bisa memberikan saran kepada klien tentang budgeting yang sesuai dengan konsep acara yang diinginkan oleh klien.
3. Transportasi dan penginapan tamu
Acara besar yang meriah biasanya turut mengundang sejumlah tamu penting misalnya pejabat, musisi atau artis. EO juga bertanggung jawab dalam mengakomodasi transportasi dan penginapan tamu yang sesuai.
4. Menentukan tempat
Acara yang besar membutuhkan tempat yang luas. Event organizer bertanggung jawab dalam mencari dan membooking tempat yang sesuai dengan kebutuhan klien. EO turut aktif memberikan opsi tempat terbaik dan mendiskusikannya dengan klien.
5. Promosi dan sosialisasi
EO juga bertugas dalam mempromosikan suatu penyelenggaraan acara misalnya ticketing, pamflet, dan aktivitas pemasaran lainnya untuk mempromosikan acara.
6. Memastikan persiapan acara berjalan dengan baik
Tanggung jawab EO yang selanjutnya adalah mengawasi persiapan acara, seperti mengawasi setting dan dekorasi tempat, menyiapkan sound system dan layar.
7. Memilih pengisi acara
EO juga memiliki peran dalam memberikan saran kepada klien tentang siapa yang akan mereka undang untuk menjadi pengisi acara.
Jenis-Jenis Event Organizer
Seperti dikutip dari jurnal milik Donny Perdana de Keizer yang diterbitkan oleh journal.binus.ac.id ada beberapa jenis-jenis EO, berikut diantaranya:
1. EO One Stop Service Agency
One Stop Service Agency adalah EO berskala besar yang memainkan peran di segala jenis kegiatan. EO ini bisa menjalankan perannya skala regional, nasional hingga internasional.
Contoh acara yang diselenggarakan oleh EO One Stop Service Agency adalah acara yang memiliki ribuan penonton seperti konser musik dan festival akbar.
2. EO MICE
MICE adalah singkatan dari meeting, incentive, convention and exhibition. Ini merupakan jenis EO yang berfokus pada kegiatan meeting, baik berskala nasional maupun internasional.
Jenis kegiatan yang biasanya menggunakan jasa MICE adalah sebagai berikut:
- Forum diskusi
- Press Conference
- Kongres
- Workshop
- Seminar
- Symposium
- Meeting
3. Promotor musik
Promotor musik adalah jenis EO yang hanya berfokus pada pertunjukan musik atau hiburan. EO jenis ini memiliki spesialisasi dan keahlian khusus dalam menangani kegiatan musik. Beberapa EO jenis ini sudah eksis cukup lama di Indonesia misalnya Java MusikIndo dan Synchronize.
4. Wedding Organizer (WO)
Seperti namanya, wedding organizer adalah jenis EO yang fokus pada penyelenggaraan pesta pernikahaan. WO adalah salah satu jenis EO yang paling diminati oleh masyarakat, karena pesta pernikahan merupakan acara yang sering kita jumpai.
WO bertanggung jawab dalam mengurus konsep acara, menyediakan pengisi acara, hingga dokumentasi suatu acara pernikahan.
5. Brand Activation
Brand activation adalah EO yang fokus dalam membantu pengusaha untuk meningkatkan brand yang mereka miliki. Contoh acara yang ditangani oleh EO jenis ini adalah peluncuran produk baru atau grand opening.
Skill Penting untuk EO
Jika kamu berminat untuk berkarir di bidang ini, berikut ini adalah skill penting yang wajib dimiliki oleh Event Organizer:
1. Skill interpersonal
Skil interpersonal adalah kemampuan seseorang untuk dapat berinteraksi dan berhubungan dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa elemen skill interpersonal:
- Keteguhan
- Kerja tim
- Tanggung jawab
- Mendengarkan secara aktif
- Motivasi
- Kepemimpinan
- Empati
- Fleksibilitas
- Kesabaran
2. Kepemimpinan
Event organizer bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengatur seluruh aspek sebuah acara. Kemampuan dalam memimpin grup, staff dan vendor yang turut bekerjasama.
3. Komunikasi
Bekerja dibidang event organizer pasti akan memerlukan kerjasama tim. Komunikasi yang jelas, sopan, dan singkat sangat diperlukan dalam kerjasama tim.
4. Mampu bekerja dibawah tekanan
Selama proses persiapan suatu acara, biasanya klien atau lingkungan kerja menuntut segala sesuatu harus diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sebagai seseorang yang bekerja di ranah EO, kamu harus mampu bekerja secara efisien dalam situasi tekanan tinggi.
5. Problem-solving skill
Saat merencanakan suatu acara, penting untuk memastikan mental dan fisik aman. Walaupun kamu merencanakan semuanya dengan efisien, kemungkinan timbulnya suatu masalah akan selalu ada.
Sebagai event organizer, kamu dituntut untuk mengembangkan problem-solving skill yang dapat membantu kamu dalam mengatasi setiap masalah yang ada.
6. Mampu bekerjasama
Sudah kami jelaskan bahwa bekerja sebagai EO akan selalu dituntut untuk bekerjasama.
7. Multitasking
EO harus memiliki keterampilan multitasking yang memungkinkan ia mengerjakan beberapa tugas sekaligus. Hal ini karena ada begitu banyak aspek yang harus disiapkan untuk sebuah acara.
8. Keahlian khusus
Berikut ini adalah beberapa keahlian khusus yang harus dimiliki oleh EO:
- Penetapan tujuan
- Delegasi
- Manajemen waktu
- Perhatian terhadap detail
- Motivasi diri
- Pemikiran analitis
- Pemikiran strategis
- Pengambilan keputusan
Posisi Jabatan dan Gaji Event Organizer
Ada beberapa posisi yang mempunyai fungsi dan peran penting dalam dunia EO. Berikut kami berikan gambaran terkait posisi jabatan dan gaji event organizer:
1. Event Manager (Gaji: Rp 7.374.801)
Event manager atau project manager pada event organizer adalah posisi jabatan yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengadakan suatu acara. Selain itu event manager juga bertugas dalam memantau dan mengorganisir suatu acara agar dapat berjalan dengan baik.
Seperti dikutip dari Indeed, rata-rata gaji event manager di Indonesia adalah Rp 7.374.801 perbulan.
2. Production Manager (Gaji: Rp 8.132.583)
Production manager di EO adalah jabatan yang bertugas dalam semua hal yang berkaitan dengan teknis acara misalnya stage, sound system, front of house, hingga kelistrikan.
Seperti dikutip dari Indeed, rata-rata gaji production manager EO di Indonesia adalah Rp 8.132.583.
3. General Affairs (Rp 5.741.140)
General affair di event organizer bertanggung jawab dalam kesiapan administrasi, mencatat perkembangan acara, hingga menyusun segala laporan dari seluruh divisi untuk bahan evaluasi.
Seperti dikutip dari Indeed, rata-rata gaji event manager di Indonesia adalah Rp 4.135.697 perbulan.
4. Finance (Gaji: 4.588.963)
Peran finance di event organizer cukup vital karena bertanggung jawab penuh dengan hal yang berhubungan dengan keuangan.
Seperti dikutip dari Indeed, rata-rata gaji event manager di Indonesia adalah Rp 4.588.963 perbulan.
5. Staff administrasi (Rp 2,8 jt s.d. Rp 5,1 jt)
Staff administrasi adalah orang yang bertanggung jawab dalam mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi.
Gaji staff administrasi Rp 2,8 jt s.d. Rp 5,1 jt (sumber: Jobstreet.co.id)
6. Event Coordinator (Gaji: Rp 4.711.324)
Event coordinator adalah jabatan di EO yang bertanggung jawab dalam mengawasi jalannya acara.
Seperti dikutip dari Indeed, rata-rata gaji event manager di Indonesia adalah Rp 4.711.324 perbulan.
7. Front House Manager
Front house manager adalah jabatan di EO yang bertanggung jawab dalam memastikan kelayakan tempat, melakukan koordinaso dengan pemilik tempat, mengatur keamanan lokasi acara, melokasikan tenaga kerja, mengawasi dan memberikan pengontrolan pada pintu masuk dan area vital.
8. Gaji Event Organizer Freelance
Banyak EO yang mencari freelancer untuk posisi staff. Misalnya seperti dikutip dari Glints, Jakarta Surpise Planner menggaji karyawan freelance event organizer Rp 2 juta hingga Rp 3 juta.
