Sebagai seorang HRD yang sudah menggunakan aplikasi HRD. Perlu bagi mereka untuk memahami cara evaluasi kinerja aplikasi HRD yang baik di setiap periode pemakaiannya.
Setiap HRD tentu menyadari pentingnya memilih dan mengevaluasi sistem yang mendukung berbagai fungsi operasional perusahaan.
Evaluasi aplikasi HRD tidak hanya sekadar menilai tampilan atau kemudahan penggunaan. Tetapi juga aspek teknikal yang sangat berpengaruh pada keberlanjutan operasional HR perusahaan.
Berikut adalah 7 cara evaluasi aplikasi HRD yang wajib HRD perhatikan ketika berkerja!
Table of Contents
1. Evaluasi Kinerja Aplikasi HRD Berbasis Data dan Kecepatan Proses
Salah satu aspek teknikal paling krusial dalam aplikasi HRD adalah kinerja basis data (database) di dalamnya.
Aplikasi HRD harus mampu mengelola data dalam jumlah besar dengan kecepatan tinggi, serta tidak terjadi hambatan eror sekalipun.
Melakukan evaluasi pada kecepatan dalam proses data, merupakan cara pertama dalam menilai kualitas aplikasi HRD.
Misalnya saat melakukan pencarian data karyawan, pengolahan laporan, atau saat melakukan perhitungan penggajian.
HRD bisa menilai aplikasi dengan memperhitungkan waktu yang diperlukan untuk memuat data dengan volume tinggi.
Pastikan aplikasi HRD tersebut mampu menangani lonjakan data yang besar tanpa mengurangi kecepatan operasional.
2. Analisis Integrasi Aplikasi HRD Dengan API dengan Sistem Lain
Aplikasi HRD akan sangat sulit untuk dikelola apabila tidak terintegrasi dengan API dan sistem laporan lainnya.
Kemampuan dalam berintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan, merupakan faktor utama yang wajib ada di aplikasi HRD.
Sistem perusahaan tersebut bisa berupa sistem akuntansi, manajemen waktu, penggajian, atau bahkan absensi karyawan sekalipun.
API sendiri merupakan singkatan dari Application Programming Interface, yaitu teknologi yang memungkinkan berbagai sistem perangkat lunak untuk berkomunikasi satu sama lain.
Aplikasi HRD yang ideal harus dilengkapi dengan teknologi API yang memungkinkan integrasi lancar antara berbagai sistem lainnya.
Oleh sebab itu, pengecekan integrasi API masuk ke dalam salah satu cara evaluasi kinerja aplikasi HRD yang wajib diperhatikan setiap saat.
3. Uji Kemampuan Skalabilitas dan Multi-tenant
Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, aplikasi HRD harus dapat menskalakan kapasitasnya untuk menangani jumlah data yang lebih banyak dan kompleks.
Fitur multi-tenant merupakan fitur penting bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang atau unit.
Teknologi di dalam fitur ini dapat membantu pengelolaan HR memisahkan data perusahaan terpisah di satu sistem yang sama.
Maka dari itu, pengecekan skalabilitas dan multi-tenant ini masuk dalam proses evaluasi kinerja HRD.
Setiap HRD perlu melakukan stress testing untuk melihat bagaimana aplikasi menangani peningkatan beban data.
HRD juga harus menguji kinerja fitur multi-tenant untuk memastikan data dan pengaturan masing-masing unit perusahaan terpisah dengan baik.
4. Evaluasi Ketahanan Infrastruktur Cloud dan Backup Data
Jika aplikasi HRD yang digunakan sudah berbasis cloud, sangat penting untuk mengevaluasi ketahanan infrastruktur cloud yang diberikan oleh vendor aplikasi tersebut.
Pastikan bahwa data karyawan tidak hanya aman, tetapi juga dapat diakses kapan saja oleh HRD atau pihak manajemen perusahaan lainnya.
Selain itu, pastikan aplikasi HRD menyediakan backup otomatis yang dapat dengan cepat mengembalikan data jika terjadi kerusakan atau kehilangan data.
Perusahaan bisa menanyakan pada vendor mengenai lokasi pusat data dan kebijakan disaster recovery yang diterapkan dalam aplikasi.
Jangan lupa untuk selalu menguji pemulihan data (data recovery) di aplikasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa data dapat dipulihkan dalam waktu singkat jika terjadi kegagalan sistem.
5. Uji Fungsi Customization dan Reporting Aplikasi HRD
Aplikasi HRD sering kali memerlukan penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan khusus perusahaan.
Misalnya, perusahaan membutuhkan penambahan kolom data tertentu atau penyusunan laporan khusus yang tidak disediakan secara default oleh aplikasi.
Pastikan bahwa aplikasi HRD yang digunakan menyediakan customization yang fleksibel dan sesuai kebutuhan perusahaan.
Cek kembali apakah aplikasi menyediakan fitur custom reporting yang memungkinkan pembuatan laporan sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
Pastikan juga untuk menguji penyesuaian template laporan atau penambahan kolom data tambahan di aplikasi tersebut.
Apabila bentuk kostum tersebut terbatas, perusahaan bisa mempertanyakan bentuk kostum tersebut pada vendor aplikasinya.
