Salah satu alasan kenapa data HRD bersifat rahasia adalah karena data tersebut akan mempengaruhi kepentingan pribadi karyawan.
Dalam era digital saat ini, perusahaan tidak hanya dituntut untuk meningkatkan efisiensi operasional. Tetapi juga harus menjaga kerahasiaan data karyawan.
Khususnya bagi departemen HRD (Human Resource Department), menjaga kerahasiaan data karyawan sudah menjadi kewajiban hukum bagi mereka.
Data HRD akan selalu bersifat rahasia, dan tidak akan bisa digunakan dalam kondisi yang sembarangan.
Berikut adalah penjelasan lengkap dari alasan kenapa data HRD dianggap sangat rahasia oleh perusahaan.
Table of Contents
Apa Saja Data HRD yang Bersifat Rahasia?
Data HRD mencakup segala jenis informasi yang berkaitan dengan karyawan, mulai dari data pribadi hingga catatan profesional.
Setiap data yang dikelola oleh HRD ini cukup sensitif untuk dibagikan pada karyawan umum lainnya.
Selain melanggar hukum dalam penyebaran informasi pribadi seseorang, data ini juga bisa menjadi alat utama terjadinya konflik di linkungan kerja.
Beberapa jenis data yang biasanya dikelola oleh departemen HRD meliputi:
- Informasi pribadi: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
- Data keuangan: Informasi tentang gaji, potongan pajak, rekening bank, dan tunjangan karyawan.
- Catatan pekerjaan: Pengalaman kerja, pelatihan, evaluasi kinerja, serta riwayat kenaikan pangkat.
- Data kesehatan: Catatan absensi yang mungkin terkait dengan kesehatan atau catatan medis tertentu.
Jika semua data tersebut disalahgunakan atau jatuh ke tangan yang salah, maka bisa menyebabkan risiko besar bagi karyawan maupun perusahaan.
Mengapa Data HRD Bersifat Rahasia?
Setelah mengetahui beberapa jenis data HRD yang dianggap rahasia, maka mungkin akan muncul pertanyaan kenapa data tersebut dianggap penting dan sensitif?
Ada beberapa alasan utama mengapa data HRD bersifat rahasia dan mengapa perusahaan harus menjaga keamanannya.
Berikut adalah alasan utama yang menjadikan data HRD sensitif di mata perusahaan.
1. Perlindungan Privasi Karyawan
Alasan pertama kenapa data HRD harus bersifat rahasia karena berisi informasi karyawan yang sangat pribadi.
Dalam survei oleh Cisco Data Privacy Benchmark Study 2023, sekitar 93% konsumen menyatakan bahwa mereka mengharapkan perusahaan melindungi data pribadi mereka.
Apabila perusahaan gagal menjaga privasi ini, kepercayaan karyawan akan menurun drastis. Kondisi ini akhirnya mempengaruhi loyalitas mereka terhadap perusahaan.
2. Kewajiban Hukum
Sekarang ini, banyak negara termasuk Indonesia telah menetapkan peraturan terkait perlindungan data pribadi.
UU Perlindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) merupakan salah satu contoh aturan resmi negara Indonesia yang mengatur kepastian dalam keamanan dan kerahasiaan data HRD.
Dalam aturan tersebut dijelskan bahwa perusahaan harus menyimpan, mengolah, dan menggunakan data pribadi dengan keamanan yang baik.
Jika terjadi pelanggaran, perusahaan bisa menghadapi sanksi administratif dan pidana. Termasuk denda hingga Rp 70 miliar atau hukuman penjara untuk pelanggaran serius.
3. Mencegah Penyalahgunaan Data
Pekerjaan HRD yang berfokus pada pengelolaan SDM, tentu akan memperoleh akses ke sumber data yang paling sensitif di perusahaan.
Informasi sensitif seperti gaji dan data kesehatan bisa disalahgunakan jika jatuh ke tangan pihak yang tidak berwenang.
Sebagai contoh, data keuangan dapat digunakan dalam kasus pencurian identitas. Sementara informasi kesehatan bisa disalahgunakan untuk diskriminasi.
4. Reputasi Perusahaan
Kebocoran data pribadi tentu akan dapat merusak reputasi perusahaan. Ini akan memberikan citra yang tidak berkualitas dari sistem kerja perusahaan.
Setiap perusahaan yang berkualitas pasti akan berusaha semaksimal mungkin untuk menjaga data operasional mereka agar tetap terjaga aman.
Perusahaan yang tidak mampu melindungi data karyawannya akan kehilangan kepercayaan publik, klien, serta calon karyawan potensial.
Bagaimana Perusahaan Melindungi Data HRD yang Bersifat Rahasia?
Jika sudah tau alasan utama kenapa data HRD harus bersifat rahasia. Maka selanjutnya, ayo cari tau solusi dalam mengatasi kebocoran data tersebut.
Untuk menjaga keamanan data HRD yang bersifat rahasia, perusahaan harus menerapkan beberapa langkah-langkah penting agar data tidak mudah diakses banyak orang.
Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan perusahaan untuk menjaga data penting HRD!
1. Penggunaan Aplikasi HRIS
Sistem Keamanan Digital seperti HRIS (Human Resource Information System), sudah dilengkapi dengan teknologi enkripsi dan kontrol akses yang terpercaya.
Ini merupakan langkah utama dan paling terbaik untuk melindungi data karyawan yang cukup sensitif.
HRIS memungkinkan enkripsi data secara menyeluruh sehingga hanya pekerjan berwenang seperti HRD yang dapat mengaksesnya.
2. Pembatasan Akses Data
Meskipun berada dalam devisi Human Capital, namun tidak semua bagian pekerjaan HR akan membutuhkan data spesifik saat berkerja.
Protokol keamanan ini harus diperketat, dimana hanya pekerja dengan otorisasi yang boleh mengakses data HRD.
Proses menjaga keamanan ini, dapat dilakukan melalui sistem kontrol akses yang ketat seperti Two-Factor Authentication (2FA).
Menurut laporan oleh Duo Security, penggunaan 2FA dapat mencegah hingga 99.9% dari serangan berbahaya terhadap data yang sensitif.
3. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
Setiap karyawan khususnya di bagian HRD, perlu dilatih untuk memahami pentingnya menjaga kerahasiaan data perusahaan.
Survei dari SHRM (Society for Human Resource Management) menunjukkan bahwa perusahaan yang memberikan pelatihan keamanan data, cenderung lebih jarang mengalami insiden kebocoran data.
Hasil survei ini menunjukkan kekurangan dalam kebocoran data mencapai hingga 25%, jika dibandingkan dengan perusahaan yang tidak melakukan pelatihan.
4. Pemantauan dan Audit Berkala
Mengadakan audit keamanan secara berkala juga cukup penting untuk mendeteksi potensi pelanggaran sebelum menjadi masalah besar.
Penelitian dari EY Global Information Security Survey menunjukkan bahwa 75% perusahaan yang melakukan audit rutin dapat mengurangi risiko kebocoran data hingga 40%.
Porses audit ini akan memberikan gambaran yang jelas terhadap semua kondisi data. Baik yang masih dikelola, atau yang sudah menjadi arsip perusahaan.
5. Perjanjian Kerahasiaan (NDA)
Langkah terakhir yang bisa dilakukan untuk melindungi data sesitif perusahaan adalah dengan pembuatan perjanjian kerasahasiaan (NDA).
Perusahaan wajib menandatangani perjanjian kerahasiaan atau Non-Disclosure Agreement (NDA) dengan karyawan yang memiliki akses ke data sensitif.
Hal ini akan memastikan bahwa karyawan tersebut telah bertanggung jawab secara hukum jika terjadi pelanggaran. Ini juga akan memberikan perlindungan tambahan bagi perusahaan.
