Jika tiba-tiba data absensi karyawan hilang pada aplikasi yang Anda gunakan, kira-kira apa yang akan Anda lakukan?
Pertanyaan ini mungkin menjadi salah satu alasan Anda masuk ke artikel ini. Tentu saja kondisi itu adalah kondisi yang akan membuat Anda panik.
Namun tenang, sebelum melakukan hal yang mungkin mempersulit diri Anda, coba perhatikan beberapa cara berikut ini untuk mengembalikan data absensi tersebut.
Ayo cari tau solusi pengembalian data absensi di bawah ini!
Table of Contents
Penyebab Umum Data Absensi Hilang
Sebelum masuk ke cara mengembalikan data absensi yang hilang, mari kita cari tau terlebih dahulu faktor dasar yang menjadi alasan data absensi hilang.
Secara umumnya, terdapat beberapa penyebab yang memungkinkan data absensi karyawan bisa hilang dari sistem aplikasi.
Berikut adalah beberapa penyebab tersebut!
1. Kegagalan Sistem
Banyak perusahaan yang masih mengandalkan perangkat lunak absensi yang usang dimana sistemnya tidak terupdate dengan baik.
Ketika perangkat ini mengalami gangguan teknis seperti kerusakan server, virus, atau perangkat keras yang usang. Data absensi di dalamnya sering kali berisiko hilang atau rusak.
Oleh karena itu, memastikan bahwa sistem absensi selalu diperbarui dan dipelihara dengan baik menjadi langkah preventif yang sangat penting.
2. Kesalahan Manusia
Tidak hanya karena sistem aplikasi yang eror, kesalahan manusia juga sering kali menjadi menjadi penyebab utama hilangnya data absensi.
Ini bisa berupa kesalahan dalam penginputan data, lupa menyimpan file dengan benar, atau penghapusan data secara tidak sengaja.
Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memberikan pelatihan kepada staf HRD dalam menggunakan sistem otomatis yang meminimalkan intervensi manual.
3. Keamanan Data yang Lemah
Tanpa sistem keamanan yang memadai, data absensi bisa saja hilang akibat serangan siber atau akses tidak sah oleh pihak internal maupun eksternal.
Hal ini bisa menjadi ancaman yang disebabkan oleh beberapa hal seperti malware, phishing, atau bahkan karyawan yang memiliki niat buruk.
Oleh karena itu, penting juga bagi perusahaan untuk menerapkan protokol keamanan seperti enkripsi data dan firewall secara jelas dan tepat.
Langkah Darurat Ketika Data Absensi Hilang
Setelah mengetahui penyebab utama dari kehilangan data absensi, sekarang saatnya melihat beberapa cara untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi data absensi yang hilang!
1. Identifikasi Penyebab Kehilangan Data
Langkah pertama yang Anda lakukan adalah mencari tahu apa yang menyebabkan data absensi bisa hilang dari sistem penyimpanannya.
Tim HRD mungkin akan menjadi salah satu tim pertama yang mencari tau penyebab ini. Mereka harus mendeskripsikan awal mula data tersebut hilang.
Setelah itu, tim teknikal perusahaan mungkin dapat membantu dengan mencari tau letak masalah yang ada pada gangguan teknis atau serangan siber.
Identifikasi ini akan membantu menentukan langkah pemulihan yang paling efektif pada aplikasi absensi perusahaan.
2. Pulihkan Data dari Cadangan
Jika perusahaan rutin melakukan backup data, langkah pertama yang bisa dilakukan adalah memulihkan data dari file cadangan tersebut.
Proses ini sering kali dapat dilakukan dengan cepat jika backup dikelola dengan baik. Maka dari itu, penting bagi tim HRD untuk selalu rutin melakukan backup di setiap akhir periode kerjanya.
Biasanya, aplikasi absensi yang sudah berbasis online memiliki fitur cloud untuk menyimpan semua data penting di dalamnya.
Fitur cloud inilah yang akan membantu HRD untuk mengembalikan data yang hilang pada sistem absensi.
3. Hubungi Vendor Sistem
Apabila aplikasi yang digunakan tidak memiliki pencadangan cloud, maka perusahaan bisa menghubungi vendor untuk mendapatkan dukungan teknis.
Vendor biasanya memiliki prosedur pemulihan data atau troubleshooting untuk situasi seperti ini. Sehingga perusahaan bisa sedikit lebih tenang dalam mencari solusi.
Pada kondisi seperti inilah perusahaan bisa menilai kualitas layanan vendor untuk aplikasi mereka. Jadikan kesalahan ini sebagai evaluasi dalam berlangganan dengan vendor aplikasi tertentu.
4. Gunakan Jasa Pemulihan Data Profesional
Jika data masih tidak dapat dipulihkan secara mandiri, maka perusahaan bisa mencoba jasa profesional untuk membantu memulihkan data.
Jasa profesional ini sering kali memiliki alat dan keahlian khusus untuk menangani kasus data yang hilang pada sebuah sistem aplikasi.
Penggunaan jasa ini bisa dilakukan apabila vendor sudah menyatakan tidak bisa membantu pihak perusahaan dalam memulihkan data yang hilang.
5. Dokumentasikan Insiden
Penting bagi pihak perusahaan, khususnya bagi tim HRD untuk membuat catatan rinci tentang insiden kehilangan data.
Buat laporan yang berisi penyebab, langkah-langkah pemulihan, dan tindakan pencegahan yang akan diambil jika terjadi kehilangan data kembali kedepannya.
Dokumentasi ini penting untuk evaluasi dan mencegah masalah serupa di masa depan. Perusahaan juga bisa lebih tenang jika masalah ini terjadi tanpa sengaja di masa depan.
6. Konsolidasi dengan Karyawan
Jika data absensi tidak sepenuhnya dapat dipulihkan, libatkan karyawan dalam proses rekonsiliasi data absensi baru.
Cobalah untuk meminta mereka memberikan laporan kehadiran manual atau bukti pendukung lain yang bisa membantu memulihkan data secara akurat.
Cara ini mungkin akan sedikit rumit, namun bisa menjadi solusi terakhir apabila beberapat cara diatas tidak menjamin kembalinya data yang hilang.
Dampak Kehilangan Data Absensi
Permasalahan seputar kehilangan data absensi bukanlah kasus biasa bagi perusahaan. Ini adalah permasalahan besar yang sebisa mungkin dihindari oleh tim HRD.
Terdapat beberapa dampak buruk yang akan terjadi jika data absensi hilang secara tiba-tiba. Berikut adalah dampak dari kehilangan data tersebut!
1. Ketidaktepatan Perhitungan Gaji
Data absensi yang hilang dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam perhitungan gaji seperti lembur, tunjangan, atau potongan tertentu.
Ini tidak hanya menimbulkan kerugian finansial bagi perusahaan, tetapi juga bisa mengurangi kepercayaan karyawan terhadap sistem penggajian perusahaan.
2. Evaluasi Kinerja Tertunda
Evaluasi kinerja karyawan sering kali bergantung pada data kehadiran. Kehilangan data ini dapat menghambat proses penilaian karyawan.
Kondisi ini akan menciptakan bias, dan pada akhirnya memengaruhi keputusan promosi atau insentif yang seharusnya diberikan kepada karyawan yang berprestasi.
3. Pelanggaran Regulasi Ketenagakerjaan
Regulasi ketenagakerjaan sering kali mengharuskan perusahaan untuk menyimpan catatan kehadiran karyawan selama jangka waktu tertentu.
Kehilangan data absensi bisa berujung pada sanksi hukum, denda, atau bahkan tuntutan hukum dari karyawan untuk perusahaan.
4. Kerusakan Reputasi Perusahaan
Kehilangan data absensi menunjukkan kelemahan dalam manajemen perusahaan. Dimana ini merupakan aspek penting dalam pengelolaan SDM perusahaan.
Kondisi ini dapat menurunkan moral karyawan dan mengurangi reputasi perusahaan di mata mitra bisnis serta calon karyawan kedepannya.
