Saat ini, aplikasi HRD berbasis cloud sangat memberikan dampak yang cukup siginifikan dalam pengembangan SDM di banyak perusahaan.
Perkembangan sistem cloud pada aplikasi pembantu HRD ini akhirnya membuat perusahaan tidak perlu pusing akan pengelolaan teknologi di dalam aplikasinya.
Aplikasi HRD berbasis cloud ini juga akan memberikan pengalaman kerja HRD menjadi semakin mudah dan akurat.
Namun selain itu, terdapat beberapa kelebihan lainnya yang diberikan oleh aplikasi HRD berbasis cloud untuk pengelolaan SDM di perusahaan.
Kira-kira apa saja kelebihannya? dan bagaimana cara menentukan aplikasi HRD terbaik untuk perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Apa Itu Aplikasi HRD Berbasis Cloud?
Sebelum mulai mencari tau apa saja kelebihan aplikasi HRD berbasis cloud, kita perlu memahami dulu apa itu sistem aplikasi berbasis cloud itu sendiri.
Secara umumnya, Aplikasi yang berbasis cloud adalah apalikasi yang memiliki sistem perangkat lunak dengan diakses melalui internet dan dikelola oleh penyedia layanan cloud.
Penyedia layanan cloud itu sendiri merupakan para vendor aplikasi yang merancang dan sekaligus mengelola semua teknologi di dalamnya.
Aplikasi HRD berbasis cloud sendiri merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola fungsi-fungsi SDM dengan pengoperasian melalui server cloud.
Sistem ini memungkinkan pengguna untuk melakukan berbagai fungsi HR tanpa perlu mengoperasikan perangkat lunak di komputer atau server perusahaan.
Biasanya, aplikasi HRD berbasis cloud ini menyediakan alat untuk mengelola data karyawan, administrasi penggajian, pelacakan kehadiran, penilaian kinerja, manajemen cuti, rekrutmen, dan pelatihan.
Beberapa aplikasi juga menawarkan fitur tambahan seperti analitik tenaga kerja dan manajemen tunjangan.
Kelebihan Aplikasi HRD Berbasis Cloud
Perkembangan teknologi dalam aplikasi HRD membentuk sebuah sistem cloud yang mampu menghasilkan peningkatan efektifitas kerja perusahaan.
Aplikasi HRD berbasis cloud menawarkan berbagai kelebihan dibandingkan dengan solusi tradisional yang diinstal secara lokal.
Secara garis besarnya, terdapat delapan kelebihan aplikasi HRD dengan sistem cloud yang mungkin akan diperoleh pada pengelolaan kinerja perusahaan.
Berikut adalah delapan kelebihan aplikasi HRD tersebut!
1. Biaya yang Lebih Murah
Kelebihan aplikasi HRD berbasis cloud yang pertama adalah jumlah biaya penanganannya yang termasuk murah jika dibandingkan dengan infrastruktur IT tradisional.
Perusahaan yang menggunakan aplikasi HRD dengan sistem cloud pada dasarnya tidak perlu lagi berinvetasi besar dalam perangkat keras, server, dan perangkat lunak yang mahal.
Aplikasi HRD berbasis cloud umumnya lebih hemat biaya, karena pengguna membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan untuk mengakses layanan.
Selain itu, penyedia layanan cloud bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan perbaikan perangkat lunak. Sehingga akan mengurangi beban kerja tim IT internal perusahaan.
2. Skalabilitas Lebih Mudah
Perusahaan sering mengalami perubahan dalam skala operasi mereka, seperti ekspansi atau pengurangan jumlah karyawan.
Aplikasi HRD berbasis cloud menawarkan skalabilitas yang mudah, memungkinkan perusahaan untuk menambah atau mengurangi kapasitas sesuai kebutuhan.
Hal tersebut juga akhirnya menjadi sebuah kelebihan aplikasi HRD dengan basis cloud, dimana semua pengelolaan SDMnya menjadi lebih simpel tanpa ribet.
Tidak perlu khawatir tentang batasan infrastruktur yang ada, karena aplikasi HRD ini dapat menyesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan secara fleksibel dan efisien.
3. Pembaruan Sistem Otomatis
Kelebihan selanjutnya dalam aplikasi HRD berbasis cloud adalah proses pembaruan apliksi yang bisa secara otomatis.
Hal ini karena pada dasarnya penyedia layanan cloud secara rutin melakukan pembaruan dan peningkatan pada aplikasi mereka.
Penyedia layanan cloud akan memastikan bahwa pengguna selalu memiliki akses ke fitur terbaru dan perbaikan keamanan tanpa harus melakukan upgrade manual.
Ini tidak hanya mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk pemeliharaan, tetapi juga memastikan bahwa aplikasi tetap up-to-date dengan teknologi terbaru.
4. Kolaborasi Lebih Baik
Aplikasi HRD berbasis cloud pasti akan memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik antara tim HR dan karyawan.
Aplikasi HRD ini dapat diakses oleh banyak pengguna secara bersamaan, dimana proses penyebaran informasi yang menjadi lebih mudah diantara karyawan.
Hal ini akhirnya membuat tim HRD dapat bekerja sama dalam proses administrasi, pemantauan, dan pelaporan tanpa harus bertemu secara fisik.
Kolaborasi yang lebih efisien ini dapat meningkatkan produktivitas dan mempercepat pengambilan keputusan.
5. Keamanan Data Terjaga
Kelebihan aplikasi HRD selanjutnya adalah keamanan yang selalu menjadi prioritas utama dalam sistem cloud.
Banyak penyedia layanan cloud menawarkan tingkat keamanan yang tinggi termasuk enkripsi data, proteksi terhadap serangan siber, dan perlindungan dari kehilangan data.
Data sering disimpan di beberapa lokasi cadangan, yang meminimalkan risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat keras atau bencana.
Dengan fitur keamanan yang canggih, aplikasi HRD berbasis cloud dapat membantu perusahaan menjaga data karyawan mereka tetap aman dan terlindungi.
6. Integrasi Semakin Mudah
Aplikasi HRD berbasis cloud sering kali dirancang untuk berintegrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam perusahaan.
Hal ini dilakukan akan proses pengelolaan SDM menjadi lebih mudah dan hanya perlu menggunakan satu perangkat saja.
Beberapa sistem yang sering kali terintegrasi dengan aplikasi HRD adalah sistem HRIS, Payroll, Absensi, dan lain sebagainya.
Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus antara sistem yang berbeda, mengurangi duplikasi pekerjaan dan meningkatkan akurasi informasi.
7. Analitik dan Pelaporan Canggih
Banyak aplikasi HRD berbasis cloud menawarkan fitur analitik dan pelaporan yang canggih dan sangat akurat.
Aplikasi HRD dengan sistem cloud akan memberikan wawasan mendalam tentang data karyawan, tren tenaga kerja, dan kinerja SDM.
Fitur-fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan berbasis data yang lebih baik dan lebih strategis.
Kondisi ini juga akan memudahkan perusahaan untuk mengelola permasalahan yang spesifik seperti perencanaan tenaga kerja, identifikasi kebutuhan pelatihan, dan evaluasi kinerja.
8. Dukungan dan Pemeliharaan Berkala
Kelebihan aplikasi HRD dengan basis cloud lainnya bisa dilihat dari dukungan dan pemeliharaan yang diberikan secara berkala.
Dukungan teknis tersebut sering kali disediakan oleh penyedia layanan cloud, dimana perusahaan bisa secara langsung terhubung dengan tim IT pemiliki aplikasi tersebut.
Sehingga perusahaan dapat mengandalkan bantuan profesional untuk mengatasi masalah teknis atau konfigurasi.
Pengelolaan aplikasi yang sebagian besarnya masih dikelola oleh para pelayanan cloud, membuat perbaikan sistem eror menjadi semakin cepat ditemukan dan diatasi.
Tips Memilih Aplikasi HRD Berbasis Cloud
Aplikasi HRD berbasis cloud telah menjadi alat yang sangat penting untuk mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien dan fleksibel.
Namun dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih aplikasi yang tepat untuk kebutuhan perusahaan bisa menjadi tantangan.
Berikut ini terdapat beberapa tips yang bisa digunakan perusahaan untuk memiliki aplikasi HRD terbaik untuk mereka.
Apa saja tipsnya? Simak dengan baik penjelasannya berikut ini!
1. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan Aplikasi
Tips pertama dalam memilih aplikasi HRD adalah mempertimbangkan kemudahan penggunaan dari setiap fitur yang disediakan.
Perusahaan harus memilih aplikasi dengan antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami oleh tim HRD dan karyawan.
Aplikasi yang sulit digunakan dapat menghambat adaptasi dan produktivitas, sehingga akan memperburuk performa kerja HRD di perusahaan.
2. Periksa Keamanan dan Kepatuhan Sistem Aplikasi
Meskipun keamanan data masuk ke dalam kelebihan aplikasi HRD dengan sistem cloud, perusahaan juga harus tetap mengecek kepatuhan sistem aplikasinya.
Perusahaan bisa menanyakan tentang metode enkripsi, proteksi terhadap serangan siber, dan kebijakan pemulihan bencana yang diterapkan oleh penyedia layanan.
Pastikan aplikasi mematuhi regulasi perlindungan data dan privasi yang berlaku di wilayah perusahaan, seperti GDPR, CCPA, atau peraturan lokal lainnya.
3. Cek Integrasi dan Skalabilitas Kinerja Aplikasi
Karena aplikasi ini dirancang untuk alat bantu HRD dalam mengelola SDM perusahaan, maka pengecekan terhadap sistem integrasi dan skalabilitas juga wajib dilakukan.
Pastikan aplikasi dapat terintegrasi dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti perangkat lunak HRIS atau sistem manajemen gaji dan absensi.
Pilih aplikasi yang dapat disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, sehingga HRD dapat menambah atau mengurangi kapasitas sesuai kebutuhan.
4. Lakukan Uji Coba atau Demo Penggunaan Aplikasi
Tahap paling penting dalam memilih aplikasi HRD adalah tahap demo atau uji coba penggunaan. Jangan lewatkan masa ini agar memahami sistem aplikasi dengan baik.
Manfaatkan uji coba gratis atau versi demo aplikasi untuk mengevaluasi fitur dan fungsionalitas secara langsung.
Ajak tim HR untuk mencoba aplikasi dan memberikan masukan tentang kemudahan penggunaan dan kecocokan dengan kebutuhan mereka.
5. Periksa Biaya dan Model Pembayaran Aplikasi
Tips terakhir yang bisa dilakukan dalam memilih aplikasi HRD adalah membandingkan biaya berlangganan aplikasi dan pastikan sesuai dengan anggaran perusahaan.
Periksa model pembayaran yang ditawarkan, apakah ada biaya tambahan untuk fitur ekstra, dukungan teknis, atau pembaruan.
Pastikan bahwa semua pelayanan yang diberikan sesuai dengan jumlah biaya yang dikeluarkan agar kebutuhan perusahaan bisa terpenuhi.
