Analisis beban kerja karyawan merupakan kegiatan pengecekan rutin yang wajib dilakukan oleh para HRD di perusahaan.
Setiap karyawan pasti memiliki masa-masa sulit dalam melaksanakan berbagai tugas yang diberikan setiap hari.
Menentukan bentuk penyelesaian yang tepat, serta tanggungan hasil yang besar terkadang menjadi sebuah beban yang harus ditanggung oleh para karyawan.
Sehingga akhirnya, banyak karyawan perusahaan yang mengalami penurunan kinerja akibat kurangnya kualitas hasil dari tugas yang diterima.
Maka dari itu, kegiatan analisis beban kerja karyawan menjadi suatu solusi bagi HRD dalam memahami kondisi setiap karyawan.
Terdapat beberapa cara dalam proses analisis beban kerja ini. Berikut ini programgaji.com akan memaparkan beberapa cara ampuh dalam menganalisa beban kerja karyawan.
Table of Contents
Cara Ampuh Analisis Beban Kerja Karyawan
Melakukan kegiatan analisis beban kerja tentu harus melibatkan semua karyawan di perusahaan secara langsung.
Keterlibatan karyawan pada prosesnya akan membantu HRD untuk mengetahui semua permasalahan dari hal kecil hingga besar sekaligus.
Namun, proses analisis beban kerja ini juga perlu cara agar tidak menghasilkan banyak permasalahan baru dalam pelaksanaannya.
Oleh karena itu, HRD harus mampu menyesuaikan kegiatan ini dengan kebiasaan tempat kerja sehingga para karyawan tidak merasa terganggu saat bekerja.
Untuk mengetahui cara ampuh analisis beban kerja karyawan, berikut ini terdapat beberapa contoh yang dilakukan oleh para HRD dalam lingkungan perusahaan!
1. Obervasi Lapangan
Bentuk kegiatan observasi lapangan bisa menjadi cara pertama paling ampuh untuk proses analisis beban kerja karyawan.
Hal ini karena bentuk kegiatan observasi lapangan akan membawa HRD ke dalam lingkungan kerja nyata karyawan.
Dalam pelaksanaannya, para HRD akan turun langsung ke tempat kerja karyawan untuk melihat kebiasaan dari proses penyelesaian tugas dilakukan.
Dari kegiatan turun langsung ini, HRD bisa menilai apakah sistematika kerja sudah sesuai prosedur perusahaan, dan bagaimana pembagian tugas pada setiap karyawannya.
Hasil dari penilaian observasi tersebut akan menunjukkan kondisi realita lapangan kerja, sehingga HRD dapat bertindak sesuai dengan kebutuhan karyawan.
2. Wawancara Karyawan
Jika proses observasi masih dirasa kurang membantu, maka cara ampuh lain yang bisa dilakukan adalah dengan mewawancarai semua karyawan perusahaan.
Proses wawancara memang akan sangat membantu untuk mengenali beban kerja yang diterima oleh setiap individu atau kelompok di lingkungan kerja.
Pelaksanaan wawancara ini bisa dilakukan dengan bentuk lebih privasi, sehingga karyawan bisa mengeluarkan semua isi pemikiran mereka selama bekerja.
Pada kegiatan analisis beban kerja melalui wawancara ini, setiap HRD harus mendengar dengan sangat baik semua keluhan karyawan tanpa harus menyalahkan kondisinya.
Semua informasi yang diperoleh dalam sesi wawancara ini harus disimpan dan dimanfaatkan sebaik mungkin, dan tidak boleh digunakan untuk urusan pribadi.
3. Penyediaan Kuesioner
Perlu diketahui, bahwa setiap proses pengembangan kualitas kerja harus menyesuaikan kondisi lingkungan kerja yang ada.
Dalam beberapa tempat kerja, memberikan keluhan terhadap beban kerja dianggap sebagai suatu hal yang tabu dan tidak baik.
Maka dari itu, seorang HRD harus bisa mencari solusi lain untuk proses analisis beban kerja dengan cara menyediakan kuesioner keluhan kerja.
Penyediaan kuesioner ini akan sangat membantu HRD dalam memperoleh informasi seputar beban kerja secara privasi.
Sehingga akhirnya, setiap karyawan bisa bebas memberikan pendapat mereka tanpa harus berhadapan langsung dengan HRD.
4. Analisa Data
Kegiatan analisis data ini sering kali digunakan oleh para HRD untuk melihat jumlah tanggung jawab setiap karyawan perusahaan.
Semua tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan secara resmi tentu akan tercatat dalam kumpulan data penting karyawan.
Jika karyawan secara acak menerima pekerjaan yang tidak sesuai tanggung jawabnya, maka data pekerjaan tersebut tetap akan tercatat di sistem kerja karyawan.
Pengumpulan data tersebut bisa menjadi informasi penting bagi HRD untuk menilai beban kerja karyawan.
Jika karyawan memperoleh data pekerjaan yang berlebihan, HRD bisa mengambil solusi dengan cepat setelah melakukan proses analisa data yang cukup matang.
Jenis Analisis Beban Kerja Karyawan
Sebelum mulai melaksanakan kegiatan analisis beban kerja karyawan. Seorang HRD harus menentukan terlebih dahulu jenis analisis yang akan ditargetkan.
Penentuan jenis ini masuk kedalam tahap perencanaan HRD, dimana akan sangat berpengaruh pada hasil akhir analisis beban kerja nantinya.
Secara umum, terdapat 2 jenis analisis beban kerja yang sering kali dimanfaat HRD perusahaan.
Berikut adalah dua jenis analisis beban kerja karyawan, serta jangkauan yang akan diperoleh dalam proses pelaksanaanya!
1. Analisis Beban Kerja Mikro
Jenis analisis beban kerja mikro merupakan bentuk kegiatan analisis dengan perspektif yang lebih individual.
Pada tahap pelaksanaannya, jenis mikro ini akan berfokus pada permasalahan pribadi yang terjadi dalam pekerjaan setiap karyawan.
Penentuan masalah serta solusi yang akan dilakukan juga akan lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan dari individual karyawan.
Proses pelaksanaannya akan lebih panjang, karena HRD harus menganalisa satu persatu individu dengan permasalahan yang jauh berbeda-beda.
2. Analisa Beban Kerja Makro
Berbeda dengan analisis mikro, jenis analisa beban kerja makro akan berfokus pada permasalahan dengan sudut pandang kelompok kerja.
Dalam proses pelaksanaannya, HRD biasanya akan memilih kelompok kerja (devisi) yang menghasilkan kinerja yang tidak sesuai target terlebih dahulu.
Proses analisis beban kerja mikro ini akan berbentuk diskusi dimana semua anggota bisa memberikan pendapat mereka.
Jika semua pendapat sudah diterima. maka HRD bisa mengambil tindakan khusus yang bisa dilakukan untuk mengurangi beban kerja kelompok tersebut.
Penilaian Analisis Beban Kerja Karyawan
Pada tahap pelaksanaan kegiatan analisis beban kerja, setiap HRD harus memiliki dasar penilaian yang jadi patokan besar kecilnya beban para karyawan.
Penentuan dasar penilaian ini akan berpengaruh pada keputusan apakah beban kerja harus diubah sepenuhnya, atau cukup dengan pengurangan kapasitas saja.
Berikut adalah beberapa dasar penilaian analisis beban kerja karyawan yang bisa jadi referensi HRD dalam perusahaan!
1. Lama Waktu Kerja
Penilaian waktu kerja bisa menjadi analisis paling dasar HRD dalam melihat beban kerja seorang karyawan.
Setiap perusahaan pasti memiliki jangka waktu kerja operasional di setiap harinya. Jangka waktu inilah yang seharusnya digunakan karyawan untuk menyelesaikan tugasnya.
Jika karyawan menghabiskan waktu lebih lama daripada jangka waktu operasional, maka perlu dianalisa lebih dalam alasan karyawan tersebut melakukan hal tersebut.
Apabila alasan karyawan telat pulang karena memperoleh tugas yang melebihi kapasitas, maka HRD harus menangani permasalahan tersebut sesuai aturan yang berlaku.
3. Bentuk Tanggung Jawab
Pada proses pelaksanaan kegiatan kerja, setiap karyawan akan mendapatkan tanggung jawab sesuai dengan posisi mereka masing-masing.
Namun dalam beberapa kasus realita yang ada, seorang karyawan bisa saja memperoleh tanggung jawab yang lebih karena ulah oknum tertentu.
Agar menghindara kondisi buruk tersebut, para HRD harus memasukkan penilaian terhadap bentuk tanggung jawab karyawan saat melakukan analisis beban kerja.
Hal ini dilakukan untuk meminimalisir tindakan jahat semena-mena dari oknum tertentu. Sehingga karyawan bisa melakukan tugas yang sesuai dengan posisi mereka.
4. Kualitas Lingkungan Kerja
Aspek lainnya yang bisa dijadikan bahan penilaian dalam proses analisis beban kerja adalah kualitas lingkungan kerja perusahaan.
Setiap lingkungan kerja pasti akan memiliki kebiasaan yang berbeda-beda, dimana kebiasaan tersebut terkadang menjadi sumber keresahan bagi beberapa karyawan.
Pada proses penialian beban karja, seorang HRD harus memastikan bahwa lingkungan kerja masih dalam kondisi positif tanpa gangguan.
Hal ini karena pada dasarnya, sumber beban kerja karyawan paling tinggi berasal dari kualitas lingkungan kerja yang buruk dan negatif.
Hasil Analisis Beban Kerja Karyawan
Setelah melakukan analisa beban kerja karyawan, maka akan terjadi perubahan yang cukup signifikan dari segi karyawan atau lingkungan perusahaan.
Perubahan-perubahan tersebut merupakan titik suksesnya seorang HRD dalam mengembangkan kualitas perusahaan menjadi lebih baik.
Secara umumnya, terdapat beberapa perubahan yang akan dirasakan oleh semua karyawan kerja setelah proses analisis beban kerja ini dilakukan.
Berikut adalah contoh dari hasil analisis beban kerja yang mungkin akan terjadi di lingkungan kerja perusahaan!
1. Menciptakan Standar Kerja Realistis
Hasil dari analisis beban kerja ini akan mengembalikan standar kerja yang stabil dan realistis bagi setiap karyawan yang ada.
Banyaknya tanggungan kerja pada setiap karyawan membuat perusahaan tidak tau bahwa standar kerja di lingkungan kerja menjadi tidak stabil.
Maka dari itu, kegiatan analisis beban kerja ini dilakukan untuk mengembalikan kembali siklus kerja yang normal dan realistis.
Dengan kegiatan ini perusahaan bisa lebih mengerti tingkatan kemampuan karyawannya, sehingga perusahaan bisa merencanakan pengembangan yang tepat kedepannya.
2. Mengurangi Dampak Stres Karyawan
Sudah menjadi rahasia umum bahwa alasan terbesar karyawan resign kerja diakibatkan karena stres beban kerja yang berat.
Oleh karena itu, HRD wajib memantau kondisi karyawan secara berkala dengan melakukan analisis beban kerja ini.
Kegiatan analisis beban kerja akan membuat HRD mengerti permasalahan yang membuat karyawan stres, sehingga bisa dilakukan penanggulangan berkelanjutan.
Mengurangi beban kerja bagi setiap karyawan juga akan membantu mereka menikmati masa bekerja di dalam perusahaan.
3. Meningkatkan Produktifitas Kinerja
Proses analisis beban kerja ini juga bisa meningkatkan produktifitas kinerja karena bisa memfokuskan kembali tanggung jawab asli karyawan.
Setelah analisis kegiatan analisa beban kerja dilakukan, HRD bisa menentukan bentuk-betuk tanggung jawab yang sesuai dengan jobdesk setiap karyawan.
Hal tersebut bisa meningkatkan kualitas produktifitas perusahaan karena karyawan akan lebih fokus pada tugas yang searah dengan kemampuannya.
Karyawan akan lebih mudah memahami pekerjaannya, sehingga segala bentuk tugas akan menghasilkan kinerja yang lebih hebat.
4. Menjaga Semangat Kerja Karyawan
Kegiatan menganalisis beban kerja ini bisa dikatakan sebagai waktu dimana HRD mengenal semua permasalahan karyawan.
Perbaikan sistematika kerja yang sesuai dengan keluhan membuat karyawan merasa didengarkan oleh perusahaan.
Hal tersebut akan membuat karyawan lebih semangat dalam bekerja. Jika semangat kerja karyawan terjaga, maka kinerja HRD akan dianggap baik oleh perusahaan.
Kegiatan ini juga akan membuat HRD lebih mengenal setiap karakter karyawan. Sehingga informasi ini akan sangat bermanfaat untuk menjaga SDM perusahaan.
