Dalam dunia kerja, sistem absensi mobile yang aman tentu akan menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan yang berkembang.
Meskipun teknologi absensi mobile ini menawarkan berbagai kemudahan. Namun terdapat beberapa risiko yang harus diperhatikan agar data absensi tetap akurat dan aman.
Pada artikel ini, kita akan melihat solusi untuk menjaga keamanan data absensi mobile tersebut agar perusahaan terhindar dari kerugian.
Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Penyebab Kesalahan Data Absensi Mobile
Sebelum melihat cara menghidari kesalahan data karyawan, kita harus kenal terlebih dahulu bentuk kesalahan yang dapat mengakibatkan keamanan absensi mobile terganggung.
Kesalahan data absensi sering terjadi karena beberapa faktor, baik dari sisi karyawan maupun dari sisi sistem itu sendiri.
Berikut adalah beberapa penyebab utama kesalahan data absensi mobile yang perlu diwaspadai perusahaan!
1. Koneksi Internet yang Tidak Stabil
Absensi mobile sangat bergantung pada koneksi internet yang stabil. Jika koneksi terputus, data yang diterima mungkin tidak tercatat dengan benar atau bahkan hilang.
Hal ini dapat menyebabkan perbedaan antara waktu yang tercatat dalam sistem dan waktu absensi yang dilakukan oleh karyawan.
Kesalahan ini bisa terjadi terutama pada daerah dengan sinyal internet yang buruk, atau saat karyawan berada di lokasi yang tidak mendukung konektivitas internet.
2. Human Error (Kesalahan Pengguna)
Meskipun aplikasi absensi mobile dirancang untuk memudahkan, tidak jarang karyawan melakukan kesalahan saat menggunakan aplikasi.
Contohnya seperti karyawan yang lupa melakukan check-out saat pulang, atau tidak memverifikasi lokasi saat check-in.
Hal ini biasanya terjadi karena terburu-buru atau ketidaktahuan tentang penggunaan aplikasi.
Kesalahan seperti ini dapat mempengaruhi perhitungan jam kerja yang akurat dan dapat berdampak pada penggajian yang tidak sesuai.
3. Masalah Teknis pada Aplikasi Absensi
Aplikasi absensi mobile yang tidak diperbarui atau memiliki bug, akan menyebabkan kesalahan dalam pencatatan absensi secara keseluruhan.
Tanpa pemeliharaan yang tepat, aplikasi dapat mengalami gangguan yang mengakibatkan hilangnya data atau ketidakakuratan dalam pencatatan kehadiran.
Sebagai contoh, jika aplikasi mengalami crash atau ada masalah teknis lainnya. Data absensi yang dikirimkan karyawan bisa saja tidak tersimpan dengan baik di sistem pusat aplikasi.
Ini tentu akan sangat merugikan bagi para karyawan, terutama bagi perusahaan yang menjadikan kehadiran sebagai penilaian kinerja utama.
4. Pemalsuan Lokasi
Beberapa aplikasi absensi mobile menggunakan fitur GPS untuk memastikan bahwa karyawan melakukan check-in di lokasi yang tepat.
Namun dengan kemajuan teknologi, tidak jarang karyawan menggunakan aplikasi pemalsuan lokasi untuk mengelabui sistem absensi mobile.
Pemalsuan lokasi ini bahkan sering digunakan karyawan untuk memanipulasi jam kerja mereka tanpa bekerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Cara Menjaga Absensi Mobile Tetap Aman dan Akurat
Kesalahan yang diakibatkan oleh absensi mobile tentu bisa diatasi juga perusahaan peka terhadap penurunan efektifitas dari aplikasi tersebut.
Agar bisa menghindari kesalahan data dalam absensi mobile, ada beberapa langkah yang dapat diambil oleh perusahaan dan karyawan.
Berikut adalah beberapa cara menjaga absensi mobile tetap aman dan akurat saat pemakaiannya!
1. Gunakan Aplikasi Absensi yang Terpercaya
Salah satu langkah utama dalam menjaga keakuratan data absensi adalah dengan memilih aplikasi yang memiliki fitur keamanan terpercaya.
Aplikasi yang baik pasti akan menyediakan sistem enkripsi data untuk melindungi informasi sensitif. Ini menjadi salah satu cara untuk menghindari potensi kebocoran atau pencurian data.
Maka dari itu, pilihlah aplikasi yang sudah memiliki track record yang baik dalam mengelola data kehadiran. Selain itu, pastikan aplikasi tersebut mematuhi standar keamanan yang ditetapkan oleh pihak berwenang.
2. Implementasi Teknologi Berbasis Blockchain
Teknologi blockchain dapat menjadi solusi inovatif untuk meningkatkan keamanan data dalam absensi mobile.
Blockchain merupakan teknologi yang memungkinkan distribusi data absensi dilakukan dengan mekanisme hash kriptografis.
Hash kriptografis merupakan teknologi yang bisa memverifikasi keakuratan data dengan waktu yang cepat. Dengan teknologi ini, data kehadiran akan sulit dimanipulasi.
Dengan blockchain, setiap transaksi absensi dicatat dalam blok yang saling terhubung. Teknologi ini dapat memastikan bahwa integritas data tetap terjaga.
3. Otentikasi Absensi Dengan Multi-Faktor
Keamanan sistem absensi mobile dapat ditingkatkan dengan menambahkan lapisan otentikasi tambahan selain password.
Misalnya, selain memasukkan PIN atau kata sandi, karyawan juga harus melakukan verifikasi biometrik seperti pemindaian wajah, sidik jari, atau pengenalan suara.
Otentikasi dua faktor ini akan mempersulit akses bagi pihak yang tidak sah. dan memastikan bahwa absensi dilakukan oleh individu dengan identitas yang benar.
4. Pemantauan Lokasi dengan Geofencing
Geofencing adalah teknologi berbasis GPS yang memungkinkan perusahaan menetapkan batas geografis di mana absensi dapat dilakukan.
Misalnya, absensi hanya dapat dilakukan ketika karyawan berada dalam radius tertentu dari kantor. Atau bisa juga di lokasi kerja yang telah disetujui perusahaan.
Jika karyawan mencoba melakukan absensi di luar batas ini, sistem secara otomatis akan menolak pencatatan.
Teknologi ini tentu sangat efektif untuk perusahaan dengan tenaga kerja yang berpindah-pindah lokasi. Contohnya seperti tim lapangan atau pekerja remote.
5. Enkripsi End-to-End untuk Data Absensi
Agar bisa lebih mudah melindungi data absensi dari potensi kebocoran, perusahaan perlu menerapkan enkripsi end-to-end.
Enkripsi ini memastikan bahwa data absensi yang dikirimkan dari perangkat mobile ke server perusahaan tetap terlindungi, dan tidak dapat diakses oleh pihak ketiga.
Dengan enkripsi ini, informasi data tidak akan dapat dibaca atau dimanipulasi. Meskipun berhasil dicegat oleh pihak yang tidak bertanggung jawab,
6. Penerapan Kebijakan Bring Your Own Device (BYOD) yang Aman
Jika perusahaan mengizinkan karyawan menggunakan perangkat pribadi untuk absensi, penting untuk menerapkan kebijakan keamanan BYOD.
Kebijakan dari BYOD ini mencakup:
- Memastikan perangkat karyawan memiliki antivirus dan firewall yang diperbarui.
- Menginstal aplikasi absensi yang diverifikasi langsung oleh perusahaan.
- Memberlakukan aturan ketat terkait penggunaan perangkat untuk mencegah akses ke aplikasi absensi oleh pihak lain.
BYOD yang dikelola dengan baik dapat membantu perusahaan menjaga data absensi tetap aman. Meskipun pada dasarnya karyawan masih menggunakan perangkat mereka sendiri.
