Dalam sebuah perusahaan yang memiliki sistem yang baik, absensi karyawan merupakan salah satu hal yang bisa mempengaruhi perhitungan gaji karyawan.
Sudah banyak perusahaan yang menerapkan aturan ini untuk menumbuhkan sistem yang sehat, agar bisnis mereka bisa berjalan dengan lancar. Biasanya absensi karyawan yang mempengaruhi perhitungan gaji ini dimaksudkan agar karyawan bisa menunjukkan sikap kedisiplinan dan rasa tanggung jawabnya kepada perusahaan.
Table of Contents
Apa itu absensi karyawan?
Absensi karyawan adalah kumpulan rekapitulasi data yang berisi tentang jumlah kehadiran karyawan dalam periode tertentu, biasanya dihitung dalam periode 1 bulan kalender.
Adapun informasi yang tersajikan dalam absensi karyawan biasanya meliputi tanggal mulai, kehadiran, izin, sakit, cuti atau mangkir dari pekerjaan.
Data-data tersebut seharusnya tersajikan dalam format yang ringkas namun tetap detail, agar hal ini bisa menjadi data yang akurat bagi divisi HR untuk melakukan analisis dan penilaian kinerja karyawan.
Pentingnya Manajemen Absensi Karyawan
Absensi karyawan merupakan hal yang sangat penting dan harus diperhatikan. Hal ini karena, karyawan merupakan aset penting bagi perusahaan.
Agar perusahaan bisa terus bertumbuh dan berkembang, kinerja karyawan harus terus dijaga agar produktivitas kerjanya menjadi lebih baik.
Manfaat Absensi Karyawan
Absensi karyawan sudah seharusnya didata setiap hari dan analisis setiap bulannya untuk pembuatan laporan berkala.
Perusahaan dan karyawan sama-sama saling membutuhkan. Perusahaan membutuhkan kinerja dari karyawan agar bisa terus beroperasi, sedangkan karyawan membutuhkan upah dan tunjangan dari hasil kerjanya.
Dengan adanya sistem absensi yang baik, hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawannya bisa terlaksana dengan baik. Perusahaan bisa mendapatkan kinerja yang optimal dari karyawan, dan karyawan pun mendapatkan gaji yang sesuai dengan kinerjanya.
Nah, berikut ini merupakan manfaat absensi karyawan untuk perusahaan:
Pencatatan kehadiran
Absensi karyawan yang bisa mencatat kehadiran karyawan secara akurat, tentunya sangat membantu perusahaan untuk keperluan administrasi, penggajian dan manajemen.
Perhitungan gaji
Dengan adanya catatan absensi yang akurat, perusahaan dapat menghitung gaji karyawan berdasarkan jam kerja yang sebenarnya. Hal ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang transparan agar kedua belah pihak tidak ada yang merasa dirugikan.
Evaluasi kinerja karyawan
Data yang terdapat dalam absensi karyawan bisa digunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Kehadiran yang baik dan konsisten mencerminkan komitmen karyawan terhadap pekerjaannya.
Disiplin kerja
Sistem absensi karyawan yang teratur tentunya mendorong kedisiplinan pada seluruh karyawan. Kehadiran yang buruk dan tidak konsisten dalam bekerja bisa dihindari dengan adanya konsekuensi seperti pemotongan gaji atau penilain kinerja. Hal ini tentunya akan mendorong karyawan untuk disiplin dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya.
Pengaturan ritme kerja
Jam kerja yang telah diatur pada waktu yang telah ditentukan akan bersifat mengikat dan memiliki sanksi jika dilanggar. Jam kerja pastinya memiliki waktu istirahat.
Tujuan keberadaan jam kerja ini bertujuan agar karyawan bisa menyelesaikan tugasnya pada waktu yang telah ditentukan.
Absensi Karyawan Tradisional
Absensi karyawan secara tradisional biasanya meliputi proses pencatatan menggunakan buku dan pengolahan data menggunakan excel.
Permasalahan Absensi Karyawan Tradisional
Absensi karyawan tradisional yang biasanya melibatkan metode manual seperti buku kehadiran memiliki beberapa permasalahan yang dapat mempengaruhi efisiensi dan akurasi pencatatan kehadiran.
Berikut ini adalah masalah umum yang sering terjadi pada absensi karyawan tradisional:
Kecurangan dan manipulasi
Absensi karyawan tradisional rentan sekali terhadap kecurangan. Kecurangan seperti titip absen oleh teman, walaupun pada sebenarnya tidak hadir. Tentunya hal ini sangat merugikan bagi perusahaan.
Human error
Pencatatan absen secara tradisional rentan terhadap kesalahan manusia., baik dari sisi karyawan maupun dari pihak administrasi.
Kurang efisien dan memakan waktu
Pencatatan secara manual banyak memakan waktu ekstra untuk mengumpulkan dan mengolah data absensi karyawan. Tentunya hal ini sangat merugikan perusahaan, karena seharusnya Divisi HR bisa mengerjakan hal yang lebih penting.
Pengelolaan data yang rumit
Pencatatan absensi secara manual menghasilkan kumpulan data yang tidak teratur dan sulit diakses.
Tidak terintegrasi dengan sistem lain
Metode absensi tradisional seringkali tidak terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, sistem penggajian dan sistem inventaris.
Cara Membuat Laporan Absensi Karyawan dengan Excel
Laporan absensi karyawan merupakan kumpulan rekapitulasi data mengenai jumlah kehadiran karyawan dalam satu bulan kerja.
Salah satu metode yang paling umum digunakan adalah dengan cara mencatat manual. Biasanya dengan menggunakan template Microsoft Excel.
Setelah 1 bulan kalender kerja, biasanya pihak administrasi akan merekapitulasi data-data seperti jumlah kehadiran, izin, sakit, cuti atau pun lembur.
Berikut ini adalah cara membuat laporan absensi karyawan dengan menggunakan Micrsoft Excel:
- Buka Microsoft Excel dan buat lembar baru.
- Pertama-tama, buat judul-judul kolom seperti Nama Karyawan, Tanggal, Jam Masuk, Jam Keluar, Total Jam Kerja, Izin, Sakit, Cuti, Lembur atau judul header lain sesuai dengan kebutuhan
- Isi data karyawan dan tanggal. Di bawah kolom “Nama Karyawan,” tuliskan nama, dan di bawah kolom “Tanggal,” masukkan tanggal.
- Pencatatan kehadiran. Di kolom “Jam Masuk” dan “Jam Keluar,” masukkan jam masuk dan jam keluar karyawan untuk setiap tanggal. Anda dapat menggunakan format waktu seperti “08:30” atau “17:00”.
- Menghitung total jam kerja. Di kolom “Total Jam Kerja,” gunakan formula Excel untuk menghitung selisih antara jam keluar dan jam masuk untuk setiap karyawan pada setiap tanggal. Misalnya, jika jam masuk ada di kolom B dan jam keluar ada di kolom C, gunakan formula di kolom D: “=C2-B2”.
- Menghitung total jam kerja bulanan. Di bawah kolom “Total Jam Kerja,” gunakan formula Excel untuk menghitung total jam kerja karyawan untuk setiap bulan. Anda dapat menggunakan formula seperti “=SUM(D2:D32)” (asumsi Anda memiliki 31 hari dalam bulan).
- Gaya dan format. Atur tampilan lembar absensi dengan menambahkan format, warna, atau gaya yang sesuai agar lebih mudah dibaca dan menarik.
- Evaluasi data. Gunakan data absensi ini untuk mengawasi kehadiran dan kinerja karyawan. Anda dapat menggunakan data ini untuk menghitung gaji, mengidentifikasi pola kehadiran, atau menilai kinerja karyawan.
Optimalkan Sistem Absensi Perusahaan Anda dengan OnTime Payroll
Apakah Anda ingin menghadirkan transformasi revolusioner dalam pengelolaan sistem absensi dan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda?
Apakah Anda bosan dengan tumpukan kertas dan waktu yang terbuang sia-sia dalam metode absensi tradisional? Saatnya berpindah ke aplikasi OnTime Payroll yang inovatif dan mengintegrasikan seluruh proses manajemen SDM termasuk sistem absensi dalam satu platform yang efisien.
View this post on Instagram
Kenapa OnTime Payroll?
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa kamu gunakan jika kamu menggunakan Ontime Payroll.
Efisiensi
Tinggalkan administrasi manual dan masih menggunakan tumpukan kertas. Dengan menggunakan OnTime Payroll, Anda akan mengalami peningkatan efisiensi dalam pengelolaan karyawan, kehadiran, cuti, modul penggajian, lembur, manajemen jadwal kerja, modul pengajuan cicilan, dan dukungan AI.
Peningkatan Produktivitas
OnTime Payroll membantu produktivitas divisi HR perusahaan Anda. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk tugas rutin yang dilakukan secara manual.
Pengambilan Keputusan yang Didukung Data
Data merupakan kunci dalam mengambil suatu keputusan yang cerdas. OnTime payroll menyediakan analisis yang mendalam tentang kinerja karyawan, kehadiran dan sebagainya. Sehingga, keputusan yang akan Anda buat akan didasarkan pada data yang akurat.
Pertahankan Talenta Terbaik
Pertahankan talenta-talenta terbaik yang telah anda rekrut! OnTime Payroll menyediakan akses mandiri, yang memungkinkan mereka untuk mengakses informasi terkait pekerjaan, mengajukan cuti, bahkan mengajukan kredit konsumtif.
Meningkatkan Kedisiplinan
Aplikasi OnTime Payroll tentu dapat memberantas segala bentuk kecurangan yang dilakukan karyawan terkait dengan kehadiran.
Keamanan Data Sensitif
Keamanan adalah prioritas utama kami. Dengan aplikasi OnTime Payroll, Anda dapat memastikan bahwa data sensitif perusahaan terlindungi dengan enkripsi canggih dan mengikuti standar keamanan terkini.
Jangan biarkan perusahaan Anda tertinggal dalam perubahan. Bergabunglah dengan banyak perusahaan yang telah berhasil meningkatkan kinerja SDM mereka dengan aplikasi OnTime Payroll.
