Pernahkah kamu melihat status “TBD” muncul di laporan kehadiran karyawan, lalu bingung apa sebenarnya maksudnya?
Istilah TBD dalam absensi sering kali menimbulkan tanda tanya, terutama bagi staf HRD maupun karyawan yang ingin memastikan kehadiran mereka tercatat dengan benar.
Padahal, pemahaman yang keliru bisa berdampak pada penilaian kinerja atau bahkan penggajian.
Yuk, simak penjelasan lengkapnya di artikel ini agar kamu tahu apa arti sebenarnya dari TBD dalam absensi dan bagaimana cara menyikapinya dengan tepat!
Table of Contents
Makna TBD Secara Umum dan Khusus dalam Dunia Kerja
Istilah “TBD” adalah singkatan dari “To Be Determined” yang berarti “akan ditentukan kemudian”.
Dalam dunia kerja secara umum, istilah ini biasanya digunakan untuk menunjukkan bahwa suatu informasi belum diputuskan secara final. Misalnya, jadwal rapat yang masih tentatif atau lokasi pelatihan yang belum ditentukan.
Dalam konteks absensi karyawan, istilah TBD berarti status kehadiran seseorang pada hari atau tanggal tertentu belum dapat dipastikan.
Sistem absensi belum bisa mengidentifikasi apakah karyawan tersebut hadir, tidak hadir, sedang cuti, atau izin.
Oleh karena itu, sistem menampilkan “TBD” sebagai penanda bahwa informasi kehadiran masih menunggu klarifikasi lebih lanjut.
TBD bukanlah bentuk pelanggaran, tetapi lebih kepada status “sementara” hingga data absensi diperbarui atau dikonfirmasi oleh karyawan maupun pihak yang bertanggung jawab, seperti supervisor atau HRD.
Situasi yang Menyebabkan Status TBD Muncul dalam Absensi
Status TBD biasanya muncul bukan karena kelalaian, tetapi karena ada kondisi administratif atau teknis yang menyebabkan absensi belum tercatat secara lengkap atau jelas.
Berikut beberapa penyebab umum mengapa status TBD bisa muncul dalam sistem absensi:
1. Jadwal Kerja atau Shift Belum Ditentukan
Dalam perusahaan yang menggunakan sistem shift, terutama yang berubah-ubah setiap minggunya. Karyawan mungkin belum memiliki jadwal yang terinput di sistem.
Saat jadwal belum ditetapkan, absensi otomatis akan diberi label TBD hingga informasi lengkap dimasukkan.
2. Karyawan Belum Melakukan Check-In atau Terlambat
Jika seorang karyawan tidak melakukan absensi masuk melalui sistem yang tersedia (seperti fingerprint, mobile app, atau web).
Maka sistem akan membaca bahwa data kehadiran belum lengkap dan akan menandai sebagai TBD. Ini bisa terjadi karena lupa, terlambat hadir, atau kendala teknis saat absensi.
3. Pengajuan Izin atau Cuti Masih Diproses
Status TBD juga bisa muncul jika seorang karyawan mengajukan izin, cuti, atau sakit secara mendadak dan permohonannya masih dalam tahap verifikasi oleh HRD atau atasan.
Sampai proses persetujuan selesai, status kehadiran belum bisa ditetapkan secara resmi.
4. Gangguan Sistem Absensi
Gangguan jaringan, error pada aplikasi absensi, atau keterlambatan sinkronisasi data antar perangkat dapat menyebabkan status absensi tidak tercatat secara real-time.
Sebagai akibatnya, sistem akan menampilkan status TBD hingga gangguan diselesaikan dan data berhasil diunggah.
5. Perpindahan Karyawan atau Karyawan Baru
Karyawan yang baru masuk atau pindah ke unit kerja lain kadang mengalami delay dalam pembaruan sistem, terutama jika admin HRD belum menyesuaikan akses atau jadwal baru.
Hal ini menyebabkan absensi tidak terbaca secara otomatis dan muncul sebagai TBD.
Dampak TBD Terhadap Gaji, Kehadiran, dan Penilaian Kinerja
Meski bersifat sementara, status TBD tidak boleh dibiarkan terlalu lama tanpa klarifikasi. Bila dibiarkan, status ini bisa berdampak langsung maupun tidak langsung pada beberapa aspek penting dalam hubungan kerja, di antaranya:
1. Pengaruh terhadap Gaji
Banyak perusahaan yang menghitung kehadiran sebagai komponen penting dalam sistem penggajian, terutama untuk karyawan dengan sistem upah harian, tunjangan kehadiran, atau insentif.
Status TBD dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran atau potongan gaji jika dianggap sebagai ketidakhadiran hingga klarifikasi dilakukan.
2. Dampak terhadap Penilaian Disiplin
Jika dalam laporan absensi bulanan banyak tercatat status TBD yang tidak dikonfirmasi. HRD dapat menganggap karyawan kurang disiplin dalam melaporkan kehadiran atau tidak mengikuti prosedur absensi dengan benar.
Ini dapat mempengaruhi skor penilaian kinerja atau bahkan menjadi catatan dalam evaluasi tahunan.
3. Gangguan pada Laporan Manajerial
Laporan absensi yang mengandung banyak data TBD akan menurunkan akurasi data kehadiran yang dibutuhkan manajemen untuk mengambil keputusan strategis.
Contohnya seperti perencanaan sumber daya atau perhitungan kebutuhan tenaga kerja.
4. Potensi Konflik Administratif
Jika data absensi tidak segera diperbaiki, bisa terjadi ketidaksesuaian data antara karyawan dan HRD, yang pada akhirnya menimbulkan konflik terkait hak dan kewajiban.
Ini bisa berdampak buruk pada hubungan kerja dan kepercayaan antara karyawan dan perusahaan.
Cara HRD atau Supervisor Menangani Status TBD dalam Absensi
Agar status TBD tidak menimbulkan masalah jangka panjang, HRD dan supervisor memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan menyelesaikan status ini dengan cepat dan tepat. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan:
1. Klarifikasi Langsung dengan Karyawan
HRD atau atasan langsung perlu segera menghubungi karyawan yang absensinya berstatus TBD untuk menanyakan kejelasan.
Apakah benar hadir, sakit, izin, atau memang ada kesalahan sistem. Semakin cepat klarifikasi dilakukan, semakin minim dampak administratif yang ditimbulkan.
2. Gunakan Bukti Pendukung
Jika sistem absensi mengalami gangguan, karyawan dapat diminta menyerahkan bukti pendukung seperti tangkapan layar aplikasi, email pemberitahuan izin, atau dokumen cuti. HRD bisa mengandalkan laporan manual jika dibutuhkan.
3. Pembaruan Sistem secara Berkala
Perusahaan disarankan menggunakan sistem absensi berbasis cloud atau yang terintegrasi dengan sistem penjadwalan kerja.
Dengan demikian, setiap perubahan jadwal atau data kehadiran bisa diperbarui secara real-time untuk meminimalkan status TBD.
4. Tetapkan Batas Waktu Klarifikasi
HRD perlu membuat kebijakan yang jelas terkait tenggat waktu pengajuan klarifikasi absensi TBD, misalnya maksimal 3 hari kerja setelah tanggal absensi.
Jika lewat dari itu tidak ada konfirmasi, maka data dianggap tidak hadir tanpa keterangan (alpha).
5. Edukasi Rutin kepada Karyawan
Penting untuk memberikan edukasi kepada seluruh karyawan mengenai penggunaan sistem absensi, pentingnya ketepatan waktu, dan dampak status TBD terhadap data kehadiran.
Edukasi ini bisa dilakukan melalui onboarding, pelatihan bulanan, atau sosialisasi lewat email internal.
