HRIS online akan ampuh jika perusahaan mengerti bagaimana sistem kerjanya. Hal ini karena teknologi di dalamnya akan memberikan manfaat yang bervariasi.
Dengan memanfaatkan teknologi terkini, HRIS ini tidak hanya menyederhanakan proses administrasi HR, tetapi juga mengoptimalkan kinerja setiap anggota tim.
Penasaran bagaimana HRIS online ampuh dalam cara kerja tim di perusahaan Anda? Simak beberapa cara jitu yang akan membantu Anda memaksimalkan potensi sistem ini!
Table of Contents
Kenapa HRIS Online Berdampak pada Produktivitas?
HRIS (Human Resource Information System) Online adalah platform digital berbasis cloud yang dirancang untuk membantu proses pengelolaan karyawan secara menyeluruh dan otomatis.
Mulai dari absensi, cuti, penggajian, hingga manajemen performa, semua dilakukan dalam satu sistem terintegrasi.
Menurut laporan dari SHRM (Society for Human Resource Management), perusahaan yang menerapkan sistem HR digital memiliki efisiensi kerja yang 25-30% lebih tinggi dibandingkan perusahaan yang metode manual.
Mengapa bisa seperti itu? Berikut adalah beberapa alasannya:
- Efisiensi Waktu: Tugas administratif yang repetitif bisa diotomatisasi, sehingga tim HR punya waktu lebih untuk fokus ke strategi pengembangan karyawan.
- Akses Data Cepat: Data karyawan bisa diakses kapan saja dan di mana saja, tanpa perlu mencari file fisik atau menunggu laporan mingguan.
- Minim Human Error: Perhitungan gaji, cuti, dan lembur menjadi lebih akurat karena terintegrasi dengan data absensi dan jam kerja real-time.
- Transparansi Proses: Karyawan bisa mengakses informasi personal, slip gaji, atau jatah cuti mereka sendiri tanpa perlu bertanya ke HR.
Dengan kata lain, HRIS online menghilangkan hambatan-hambatan kecil yang selama ini memperlambat proses kerja. Saat proses internal lebih efisien, produktivitas pun meningkat.
9 Cara HRIS Online Ampuh Mendorong Produktivitas
Setelah memahami manfaat umum dari HRIS Online, sekarang kita masuk ke bagian utama yaitu bagaimana sistem ini benar-benar mendorong produktivitas tim.
Berikut ini adalah 11 fitur dan fungsi dari HRIS online ampuh yang terbukti bisa mendorong produktivitas tim secara signifikan:
1. Absensi Digital Real-Time
Karyawan dapat melakukan absensi langsung melalui aplikasi mobile menggunakan fitur GPS, fingerprint digital, atau selfie verification. Tidak ada lagi drama “lupa absen” atau titip absen. Data hadir langsung tersimpan dan bisa dimonitor oleh atasan secara real-time.
2. Approval Cuti Otomatis dan Transparan
Dengan sistem digital, pengajuan dan persetujuan cuti bisa dilakukan langsung lewat sistem. Atasan mendapat notifikasi dan bisa menyetujui dalam hitungan detik. Karyawan pun bisa melihat saldo cuti secara langsung.
3. Data Karyawan Terintegrasi dan Aman
Semua informasi penting seperti kontrak kerja, riwayat pelatihan, SK, hingga catatan kedisiplinan tersimpan rapi dalam cloud yang aman dan mudah diakses oleh yang berwenang.
4. Otomatisasi Penggajian
HRIS dapat menghitung gaji berdasarkan jam kerja, lembur, potongan pajak, dan tunjangan secara otomatis. Selain itu, slip gaji bisa langsung dikirimkan ke masing-masing karyawan.
5. Onboarding yang Lebih Efisien
Karyawan baru bisa langsung mendapatkan akses ke SOP perusahaan, pelatihan dasar, dan dokumen penting melalui sistem. Proses adaptasi jadi lebih cepat tanpa perlu tatap muka langsung.
6. Monitoring Kinerja Berbasis Data
HR dan atasan bisa menetapkan target dan KPI dalam sistem. Setiap karyawan dapat memantau pencapaiannya sendiri, sementara atasan bisa memberi feedback berkala.
7. Portal Self-Service untuk Karyawan
Karyawan tidak perlu lagi repot-repot bertanya ke HR untuk hal-hal administratif. Cukup buka aplikasi HRIS, mereka bisa update data, ambil slip gaji, cek cuti, dan lainnya.
8. Komunikasi Internal Lebih Efektif
Fitur pengumuman dan pesan internal membantu HR menyampaikan informasi penting kepada seluruh karyawan tanpa risiko pesan tercecer.
9. Akses Mobile untuk Tim Hybrid
Karyawan yang bekerja secara remote atau hybrid tetap bisa melakukan seluruh aktivitas HR dari gadget mereka. Ini menjaga keterlibatan dan produktivitas tanpa batasan lokasi.
Tips Memilih HRIS Online yang Ampuh untuk Karyawan
Tidak semua HRIS diciptakan sama. Untuk memastikan kamu memilih sistem yang benar-benar mendukung produktivitas, ada beberapa faktor penting yang harus dipertimbangkan.
Agar HRIS yang kamu pilih benar-benar memberikan dampak produktif, berikut beberapa tips penting dalam memilih platform:
1. User-Friendly
Antarmuka yang mudah digunakan akan mempercepat proses adopsi oleh seluruh karyawan. Pilih HRIS yang intuitif dan tidak butuh pelatihan rumit.
2. Dukungan Customer Service 24/7
Pilih vendor HRIS yang memiliki layanan pelanggan responsif dan siap membantu kapan saja, terutama saat ada kendala teknis.
3. Fitur Disesuaikan dengan Kebutuhan
Pastikan sistem punya fitur yang kamu butuhkan, misalnya payroll, rekrutmen, manajemen kinerja, atau pengelolaan pelatihan.
4. Integrasi dengan Sistem Lain
HRIS yang fleksibel bisa dihubungkan dengan sistem lain seperti software keuangan, aplikasi komunikasi, atau e-signature untuk efisiensi maksimal.
5. Keamanan Data
Pastikan platform HRIS memiliki sertifikasi keamanan seperti ISO 27001, enkripsi data, dan kontrol akses untuk mencegah kebocoran data sensitif.
