Membuat slip gaji pada dasarnya bukan sekadar rutinitas bulanan. Aktivitas ini soal ketepatan, transparansi, dan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.
Sayangnya, masih banyak HRD yang belum memahami langkah-langkah tepat untuk membuat slip gaji yang akurat dan sesuai regulasi.
Jangan sampai kesalahan kecil menimbulkan masalah besar! Yuk, simak tahap-tahapnya dan pastikan Anda tidak melewatkan satupun detail pentingnya!
Table of Contents
Kenapa Slip Gaji yang Akurat Itu Penting?
Pernahkah Anda berpikir bahwa selembar slip gaji bisa membawa dampak besar bagi hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan?
Slip gaji memang tidak boleh dianggap sepele! Ada banyak aspek penting yang membuat slip gaji menjadi bagian tak terpisahkan dari sistem ketenagakerjaan profesional.
Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa slip gaji yang akurat sangat diperlukan:
1. Sebagai Bukti Resmi Pembayaran
Slip gaji merupakan bukti tertulis bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban pembayaran kepada karyawan.
Dengan adanya slip ini, karyawan dapat mengetahui jumlah gaji pokok, tunjangan, potongan, serta penghasilan bersih yang diterima.
Ini sangat penting terutama jika terjadi selisih perhitungan atau perselisihan antara karyawan dan perusahaan.
2. Dipakai untuk Keperluan Administratif
Dalam banyak kasus, slip gaji menjadi dokumen yang disyaratkan dalam berbagai urusan administratif karyawan.
Misalnya pengajuan KPR, cicilan kendaraan, permohonan visa, pendaftaran sekolah anak, hingga pendaftaran beasiswa.
Jika slip gaji tidak lengkap atau tidak mencerminkan data sebenarnya, hal ini bisa menyulitkan karyawan secara administratif.
3. Menghindari Masalah Hukum
Berdasarkan Pasal 17 Ayat (2) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah, perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran upah kepada pekerja.
Jika tidak dilaksanakan, perusahaan bisa dikenakan sanksi administratif, bahkan berujung pada gugatan dari karyawan apabila ada hak yang tidak terpenuhi.
4. Meningkatkan Kepercayaan dan Transparansi
Slip gaji yang disusun dengan baik akan menumbuhkan rasa percaya antara perusahaan dan karyawan saat berkerjasama.
Karyawan akan merasa lebih dihargai ketika penghasilan mereka dicatat dengan benar dan dijelaskan secara terbuka.
Sebaliknya, ketidaksesuaian atau ketidakjelasan dalam slip gaji bisa memicu keresahan dan menurunkan semangat kerja.
Data-Data yang Harus Ada di Slip Gaji
Apa saja sih yang sebenarnya wajib dicantumkan dalam slip gaji? Apakah cukup hanya menuliskan jumlah gaji pokok dan potongan? Jawabannya tentu tidak.
Slip gaji harus mencakup informasi yang lengkap dan rinci agar tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman.
Berikut adalah komponen utama yang sebaiknya selalu ada ketika Anda membuat slip gaji karyawan:
1. Identitas Karyawan
-
Nama lengkap
-
Nomor Induk Karyawan (NIK)
-
Jabatan atau posisi
-
Divisi atau departemen tempat bekerja
2. Periode Penggajian
-
Bulan dan tahun slip dikeluarkan
-
Tanggal pembayaran gaji
3. Komponen Pendapatan
-
Gaji Pokok: Komponen dasar dari upah yang disepakati dalam perjanjian kerja.
-
Tunjangan Tetap: Seperti tunjangan makan, transportasi, dan jabatan.
-
Tunjangan Tidak Tetap: Bonus insentif bulanan, uang lembur, dan komisi.
-
Bonus atau THR: Jika berlaku di bulan tersebut.
4. Komponen Potongan
-
Potongan Pajak (PPh 21): Berdasarkan peraturan perpajakan yang berlaku.
-
BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan: Baik kontribusi karyawan maupun perusahaan.
-
Potongan lainnya: Misalnya cicilan pinjaman karyawan, denda keterlambatan, atau potongan koperasi.
5. Take Home Pay
Jumlah bersih yang diterima oleh karyawan setelah dikurangi seluruh potongan.
6. Keterangan Tambahan (Opsional)
Penjelasan tambahan jika ada komponen khusus, keterlambatan pembayaran, atau perubahan gaji pada periode tertentu.
Tahap-Tahap Pembuatan Slip Gaji
Proses membuat slip gaji tidak semudah menyalin data dan angka-angka ke dalam tabel!
Ada proses yang harus dijalankan secara sistematis agar setiap nominal yang ditampilkan benar-benar akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
Inilah bagian yang paling teknis dan krusial bagi HRD atau staf keuangan. Berikut adalah tahapan yang bisa dijadikan acuan oleh tim HR atau keuangan ketika membuat slip gaji:
Tahap 1: Kumpulkan Data Kehadiran dan Kinerja
Langkah pertama adalah memastikan data absensi sudah lengkap. Kehadiran, keterlambatan, cuti, lembur, dan performa kerja menjadi variabel penting dalam menentukan total penghasilan karyawan.
Tahap 2: Hitung Komponen Gaji dan Potongan
Setelah semua data masuk, lakukan penghitungan gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus, dan potongan. Jika perusahaan menggunakan software HR atau payroll seperti OnTime Payroll, Gadjian, Talenta, atau LinovHR, proses ini bisa berjalan lebih cepat dan akurat.
Tahap 3: Gunakan Format Slip Gaji Standar
Gunakan template yang sudah disetujui oleh manajemen. Format slip harus mudah dibaca, profesional, dan mencerminkan semua informasi penting dengan jelas. Perhatikan penempatan informasi agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Tahap 4: Review dan Validasi Data
Sebelum slip disebarkan ke karyawan, pastikan untuk melakukan validasi ganda. Libatkan divisi keuangan dan manajer terkait untuk memverifikasi bahwa data yang dicantumkan sudah sesuai.
Tahap 5: Distribusikan Slip Gaji dengan Aman
Kirim slip gaji ke email pribadi karyawan atau melalui sistem HRIS perusahaan. Hindari mencetak slip gaji sembarangan yang berpotensi terbaca orang lain. Jaga kerahasiaan informasi gaji setiap karyawan.
Tahap 6: Simpan dan Backup
Simpan semua slip gaji secara digital dalam sistem backup. Ini penting untuk keperluan audit, laporan keuangan, serta antisipasi apabila suatu saat karyawan membutuhkan slip bulan sebelumnya.
Kapan HRD Harus Update Format Slip Gaji?
anyak perusahaan menggunakan format slip gaji yang sama selama bertahun-tahun. Padahal, dunia kerja terus berubah.
Regulasi baru muncul, sistem digital berkembang, dan struktur organisasi bisa mengalami banyak penyesuaian. Berikut situasi-situasi yang mengharuskan update slip gaji:
1. Perubahan Regulasi Pemerintah
Jika pemerintah menetapkan perubahan UMR, tarif pajak, atau iuran BPJS, maka slip gaji harus ikut diperbarui agar tidak terjadi kesalahan penghitungan.
2. Revisi Struktur Penggajian
Perusahaan yang mengalami perubahan pada sistem tunjangan, bonus, atau insentif juga harus memperbarui format slip. Ini untuk memastikan semua komponen baru tercantum dengan jelas.
3. Penerapan Software atau Sistem Baru
Perusahaan yang beralih dari sistem manual ke digital perlu menyesuaikan format slip agar sesuai dengan output dari sistem yang digunakan.
4. Penambahan Fitur Branding Perusahaan
Terkadang, perusahaan ingin menampilkan logo, warna korporat, atau format yang lebih estetis untuk meningkatkan kesan profesionalisme. Hal ini sah-sah saja dilakukan selama informasi tetap lengkap dan akurat.
5. Permintaan Audit atau Kebutuhan Legal
Jika ada permintaan audit dari pihak internal atau eksternal, HRD perlu memastikan bahwa slip gaji yang digunakan mencerminkan informasi aktual sesuai standar hukum ketenagakerjaan.
