Anda sudah tahu apa itu software HRIS dan fungsinya di perusahaan? Jika belum, maka sekarang saatnya untuk mengembangkan ilmu HR Anda dengan mengenal teknologi yang satu ini.
Perkembangan software HRIS di lingkungan kerja saat ini memang semakin meningkat seiring berjalannya waktu. Semakin banyak perusahaan yang menilai bahwa sistem ini memang sangat diperlukan dalam pengelolaan SDM mereka.
Namun, apa itu software HRIS sebenarnya? Dan kenapa teknologi ini dianggap dapat memberikan perubahaan positif di perusahaan?. Apabila Anda penasaran, silahkan cek informasi lengkapnya di bawah ini!
Table of Contents
Pengertian Umum Software HRIS
Pertanyaan seputar apa itu software HRIS mungkin akan terjawab jika kita memperhatikan pengertian dan asal mula sistem ini hadir ke perusahaan.
Pada dasarnya, software HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah sistem berbasis teknologi yang berfungsi untuk mengolah data terkait sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan berbagai tugas HR seperti penggajian, absensi, hingga evaluasi kinerja karyawan.
Sebelum adanya HRIS, pengelolaan HR banyak dilakukan secara manual dengan menggunakan dokumen fisik dan spreadsheet. Bentuk pengelolaan seperti ini sering kali akan rentan terhadap kesalahan dan membutuhkan banyak waktu.
Dengan berkembangnya teknologi, Software HRIS berbasis cloud hadir sebagai solusi yang memungkinkan HR mengakses data secara real-time dan meminimalkan risiko kesalahan administrasi.
Fungsi Utama Kehadiran Software HRIS
Software HRIS tidak hanya digunakan untuk menyimpan data karyawan, tetapi juga memiliki berbagai fungsi yang mendukung operasional HR perusahaan secara menyeluruh.
Setiap fungsi ini wajib Anda ketahui sebagai seorang HRD karena akan sangat memberikan dampak dalam proses implementasinya. Berikut adalah beberapa fungsi utama HRIS yang paling sering digunakan perusahaan:
1. Manajemen Data Karyawan
Software HRIS merupakan teknologi yang memungkinkan perusahaan menyimpan informasi karyawan secara digital, seperti:
- Data pribadi (nama, alamat, kontak darurat, dll.)
- Riwayat pekerjaan dan pengalaman kerja
- Sertifikasi, pelatihan, dan perkembangan karir
- Status pajak dan keanggotaan asuransi atau BPJS
Kehadiran HRIS akhirnya dapat menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan dokumen fisik. Sehingga risiko kehilangan data akhirnya berkurang, dan HRD dapat lebih memudahkan akses informasi kapan saja diperlukan.
2. Otomatisasi Penggajian dan Pajak
Selain berfungsi sebagai tempat penyimpanan data penting karyawan. Software HRIS ternyata juga bisa membantu dalam menghitung gaji, pajak, dan tunjangan secara otomatis.
Sistem ini dapat memperhitungkan berbagai komponen gaji dalam satu waktu tertentu. Berikut bentuk perhitungan yang bisa dipermudah dengan software HRIS:
- Gaji pokok dan tunjangan tambahan
Potongan pajak sesuai regulasi pemerintah
Potongan BPJS dan asuransi karyawan
Perhitungan lembur dan bonus
Dengan fitur ini, HRD sudah tidak perlu melakukan perhitungan gaji manual, sehingga risiko kesalahan berkurang dan karyawan menerima gaji tepat waktu.
3. Absensi dan Manajemen Kehadiran Digital
Saat ini, software HRIS modern juga sudah memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi online menggunakan beberapa teknologi seperti:
- GPS-based attendance (cocok untuk pekerja remote)
- Face recognition (mencegah kecurangan absensi)
- Integrasi dengan mesin fingerprint
Teknologi absensi online ini akhirnya membuat HRD dapat memantau data kehadiran karyawan secara langsung, dan bisa menggunakan datanya sebagai dasar untuk perhitungan gaji serta evaluasi kinerja.
4. Manajemen Kinerja dan Evaluasi
Terakhir, software HRIS ternyata juga befungsi sebagai alat evaluasi kinerja dengan menyediakan fitur Performance Management.
Fitur ini akhirnya memungkinkan perusahaan untuk menerapkan beberapa hal penting dalam penilaian kinerja seperti:
- Menentukan Key Performance Indicators (KPI)
- Memberikan feedback berbasis data
- Memonitor perkembangan dan potensi karyawan
Dengan data yang lebih terstruktur, HRD dapat mengambil keputusan berbasis analitik untuk meningkatkan produktivitas tim.
Bentuk Fitur Software HRIS Paling Penting
Tahukah Anda? Bahwa ternyata setiap software HRIS memiliki fitur yang berbeda-beda yang menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Biasanya para vendor aplikasi akan menawarkan beberapa fitur utama yang paling penting dalam software HRIS untuk perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang wajib dimiliki dalam sebuah software HRIS:
1. Dashboard Karyawan & HR
Fitur ini merupakan tampilan interaktif yang memudahkan HRD dan karyawan untuk mengakses informasi penting seperti jadwal kerja, cuti, slip gaji, hingga KPI secara real-time.
2. Payroll Automation & Pajak
HRIS modern juga dilengkapi dengan fitur perhitungan gaji otomatis, yang mencakup pemotongan pajak, BPJS, asuransi, hingga THR, sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan perhitungan manual.
3. Absensi Online & Manajemen Waktu
HRIS yang baik, tentu akan mendukung absensi berbasis mobile, GPS, dan Face Recognition. Fitur ini akan sangat cocok untuk perusahaan dengan sistem kerja hybrid atau remote.
4. Employee Self-Service (ESS)
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, lembur, reimbursement, hingga memperbarui data pribadi mereka sendiri tanpa harus melalui HR secara manual.
5. Laporan & Analitik HR
HRIS dengan fitur People Analytics membantu HR dalam menganalisis tren kehadiran, turnover karyawan, serta performa tim untuk pengambilan keputusan strategis berbasis data.
Manfaat Software HRIS untuk Perusahaan
Setelah melihat urutan fitur yang dianggap penting dalam software HRIS, Anda mungkin juga akan penasaran tentang manfaat yang diberikan oleh fitur tersebut.
Implementasi HRIS secara umumnya akan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan, terutama dalam hal efisiensi dan produktivitas. Berikut adalah beberapa manfaat utama dalam penerapan software HRIS di perusahaan:
1. Menghemat Waktu dan Biaya Operasional
Otomatisasi HR mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu, sehingga tim HRD bisa lebih fokus pada strategi pengembangan karyawan daripada tugas administratif.
2. Meningkatkan Akurasi dan Kepatuhan
Kesalahan dalam penggajian dan perhitungan pajak dapat berdampak besar bagi perusahaan. Dengan HRIS, semua perhitungan dilakukan secara otomatis dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
3. Meningkatkan Transparansi dalam Manajemen HR
Dengan fitur Employee Self-Service (ESS), karyawan dapat mengakses informasi mereka sendiri, mengurangi ketergantungan pada HR untuk informasi dasar seperti slip gaji atau cuti.
4. Mempermudah Proses Rekrutmen dan Retensi Karyawan
HRIS yang terintegrasi dengan sistem rekrutmen membantu HR dalam menemukan kandidat terbaik dengan lebih cepat. Selain itu, evaluasi berbasis data membantu dalam strategi retensi karyawan untuk mengurangi tingkat turnover.
5. Skalabilitas untuk Perusahaan yang Berkembang
Software HRIS dapat disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, mulai dari startup hingga perusahaan besar, tanpa perlu mengganti sistem HR secara keseluruhan.
