Jika kita berbicara seputar sistem informasi HRIS, maka faktor penting yang harus kita lihat adalah bagaimana bentuk data yang disajikan dalam sistem ini.
Seperti yang kita ketahui, sistem HRIS sudah menjadi alat tempur utama HRD dalam mengelola semua sumber daya manusia di perusahaan.
Namun ternyata, masih banyak HRD diluaran sana yang tidak menggunakan HRIS hanya karena tidak memahami informasi apa yang akan mereka dapatkan di sistem ini.
Jika kamu salah satu HRD itu, maka saatnya berevolusi dan mengembangkan pengetahuan dengan membaca artikel berikut ini!
Table of Contents
Bagaimana Sistem Informasi HRIS Bekerja?
HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan berbagai proses HR. Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat mengelola semua kebutuhan karyawan menjadi lebih cepat dan akurat. Segala
Bentuk informasi yang diperoleh dalam sistem ini juga beragam. Mulai dari absensi, penggajian, rekrutmen, hingga analisis performa, semua data ini akan disatukan menjadi informasi yang mudah dipahami oleh HRD.
Berikut adalah cara kerja sistem Informasi HRIS dalam menghadirkan data yang super lengkap untuk para HRD:
1. Pengumpulan dan Penyimpanan Data Karyawan
Salah satu fungsi utama HRIS adalah menyimpan semua informasi karyawan dalam satu sistem yang terorganisir. Baik itu data biasa atau data penting, semuanya akan disimpan di satu sistem yang sama.
Berikut adalah bentuk-bentuk data yang akan disimpan dalam sistem HRIS dan mungkin akan menjadi sumber informasi penting untuk HRD dan karyawan nantinya:
- Identitas karyawan (nama, alamat, kontak, NIK, NPWP, dll.)
- Riwayat pekerjaan dan pengalaman sebelumnya
- Jadwal kerja dan absensi
- Data penggajian, tunjangan, dan insentif
- Evaluasi performa dan laporan kerja
- Data pelatihan dan pengembangan kompetensi
- Status kontrak kerja dan masa berlaku
Sistem HRIS digunakan untuk memastikan bahwa semua data ini tersimpan secara aman dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.
2. Automasi Proses Administrasi HR
Ketika menjalani aktivitas kerja sehari-hari, HRD seringkali menghadapi tugas administratif yang repetitif. Tugas ini akan memakan waktu lama jika dilakukan secara manual karena bentuk informasinya yang beragam.
Tapi engan HRIS, berbagai tugas dan informasi yang dibutuhkan HRD bisa diotomatisasi dengan cepat dan akurat, seperti:
- Absensi dan kehadiran: HRIS dapat terintegrasi dengan fingerprint, face recognition, atau GPS untuk mencatat kehadiran karyawan secara real-time.
- Payroll dan penggajian: Sistem HRIS dapat menghitung gaji, pajak, dan tunjangan secara otomatis serta menghubungkannya dengan sistem perbankan untuk pembayaran gaji.
- Pengajuan cuti dan izin: Karyawan bisa mengajukan cuti secara digital dan atasan dapat langsung memberikan persetujuan melalui sistem.
- Manajemen benefit karyawan: HRIS bisa membantu mengelola fasilitas kesehatan, asuransi, atau tunjangan lainnya secara lebih efisien.
Bayangkan semua informasi tersebut bisa didapatkan dalam satu sumber saja. HRD tentu akan sangat terbantu dengan adanya sistem informasi HRIS di perusahaan.
3. Analisis dan Pelaporan HR
HRIS tidak hanya menyimpan dan mengelola data, tetapi juga menyediakan analisis mendalam yang berguna untuk pengambilan keputusan HRD dan manajemen perusahaan.
Terdapat beberapa laporan informai HR yang akan sangat membantu perusahaan untuk berkembang, seperti:
- Prediksi turnover karyawan berdasarkan pola kerja, tingkat absensi, dan performa.
- Analisa efektivitas rekrutmen berdasarkan data pelamar dan hasil wawancara.
- Identifikasi karyawan potensial yang layak mendapatkan promosi atau pelatihan lanjutan.
- Perhitungan efektivitas program pengembangan SDM berdasarkan peningkatan performa setelah pelatihan.
Dengan HRIS, HRD dapat mendapatkan semua informasi tersebut, dan bisa dengan mudah mengambil keputusan berbasis data yang lebih akurat dan strategis untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan.
Evolusi Penyebaran Informasi dengan Sistem HRIS
HRIS bukanlah konsep baru di lingkungan kerja, sistem ini telah berkembang dari waktu ke waktu dan selalu mengikuti kemajuan teknologi
Jika Anda masih baru mendengar istilah HRIS, berarti Anda sudah ketinggalan zaman. Namun tenang, berikut kami urutkan evolusi sistem informasi HR sebagai informasi tambahan untuk Anda:
1. Era Manual: Dokumen Fisik dan Spreadsheet
Pada tahap awal, pengelolaan HRD dilakukan secara manual menggunakan dokumen fisik dan spreadsheet seperti Microsoft Excel. Metode ini memiliki banyak keterbatasan, seperti:
- Kesulitan dalam pencarian data karyawan.
- Risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
- Proses administrasi yang lambat dan rentan terhadap kesalahan.
Sistem HRIS mungkin belum dikenal di era manual ini karena masih belum banyak teknologi yang mendukungan automasi pada saat itu.
2. Era Digital Awal: HRIS On-Premise
Dengan berkembangnya teknologi komputer, perusahaan mulai menggunakan HRIS on-premise, yaitu software yang diinstal langsung di server internal perusahaan. Keunggulannya adalah:
- Data tersimpan dalam sistem perusahaan, sehingga lebih aman.
- Tidak membutuhkan koneksi internet untuk mengakses data.
Meskipun sistem HRIS ini menjadi awal mula kehadiran teknologi di dunia HR. Namun, HRIS on-premise memiliki kelemahan seperti biaya instalasi yang tinggi dan keterbatasan dalam pembaruan sistem.
3. Era Modern: HRIS Berbasis Cloud (SaaS)
Saat ini, sistem informasi HRIS semakin dikembangan dengan penyesuaian terhadap kebutuhan HRD di lingkungan nyata. Sudah banyak aplikasi yang menawarkan sistem HRIS berbasis cloud karena lebih fleksibel dan hemat biaya.
Keunggulan sistem informasi HRIS ini antara lain:
- Dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui internet.
- Update otomatis tanpa perlu instalasi manual.
- Integrasi dengan berbagai sistem lain seperti payroll, absensi, dan rekrutmen.
HRIS berbasis cloud ini juga memungkinkan perusahaan untuk menyebarkan informasi HR secara cepat dan efisien tanpa batasan lokasi.
