Apabila Anda seorang HR, Anda mungkin sudah sering mendengar informasi seputar aplikasi payroll berbasis web di lingkungan kerja.
Benar, aplikasi payroll dengan sistem pengelolaan berbasis web adalah alat bantu HRD untuk mengelola semua kepentingan penggajian hanya melalui website saja.
Apakah sistem aplikasi payroll ini sudah Anda gunakan? Atau masih ragu dalam proses implementasinya? Jika mungkin Anda ingin mengenal lebih dalam teknologi ini, simak penjelasan lengkapnya dibawah ini!
Table of Contents
Apa Itu Aplikasi Payroll Berbasis Web?
Sebagai permulaan, ada baiknya kita mengenal apa itu aplikasi payroll berbasis web, dan bagaimana fungsinya pada sebuah perusahaan.
Aplikasi payroll berbasis web pada dasarnya adalah sistem penggajian yang dioperasikan melalui internet tanpa memerlukan instalasi perangkat lunak di komputer lokal.
Berbeda dengan sistem payroll tradisional yang sering kali mengandalkan software on-premise. Payroll berbasis web menggunakan teknologi cloud untuk menyimpan dan mengelola semua data.
Payroll berbasis web memungkinkan HR mengakses dan mengelola data penggajian kapan saja dan di mana saja, selama terhubung dengan internet.
Dengan fitur otomatisasi dan integrasi yang canggih, sistem ini dapat mengurangi beban kerja HR dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Analisis Biaya Payroll Berbasis Web dan Tradisional
Dalam menganalisis efisiensi biaya penggunaan sistem payroll di perusahaan, penting untuk membandingkan sistem payroll tradisional dengan payroll berbasis web.
Kedua metode ini pada dasarnya memiliki implikasi biaya yang berbeda ,dan dapat berdampak signifikan pada keuangan perusahaan.
Berikut adalah beberapa bentuk perbandingan yang mungkin akan diberikan pada kedua sistem payroll ini:
1. Payroll Tradisional
Payroll tradisional biasanya mencakup sistem manual atau berbasis perangkat lunak on-premise. Biaya yang harus dikeluarkan meliputi:
- Pembelian lisensi perangkat lunak yang mahal dan perlu diperbarui secara berkala.
- Biaya pemeliharaan server dan infrastruktur IT, termasuk biaya listrik, ruang penyimpanan, dan tim IT khusus.
- Potensi human error yang menyebabkan kesalahan pembayaran, keterlambatan, atau bahkan denda akibat kesalahan pajak.
- Waktu kerja yang lebih lama, karena HR harus memasukkan data secara manual, memverifikasi kehadiran, serta menghitung pajak dan tunjangan satu per satu.
2. Payroll Berbasis Web
Sebaliknya, aplikasi payroll berbasis web biasanya akan menawarkan pendekatan yang lebih modern dengan biaya yang lebih efisien. Berikut adalah beberapa fungsi yang diberikan sistem ini:
- Model langganan (SaaS) yang lebih fleksibel dan tidak memerlukan investasi awal besar.
- Tanpa biaya pemeliharaan server karena data disimpan di cloud.
- Otomatisasi perhitungan gaji, tunjangan, dan pajak, yang mengurangi risiko kesalahan manual.
- Aksesibilitas dari mana saja, memungkinkan HR bekerja secara remote tanpa menghambat operasional perusahaan.
Apakah Aplikasi Payroll Berbasis Web Bisa Hemat?
Epfektivitas enggunaan aplikasi payroll berbasis web memang sering kali menjadi perdebatan di sebuah perusahaan. Beberapa pihak mungkin akan mengira sistem ini tidak terlalu berdampak di perusahaan.
Namun, untuk pihak HR yang berkontribusi langsung dalam penggajian, seringkali meminta perusahaan agar mulai menggunakan sistem aplikasi payroll ini.
Lalu pertanyaannya, apakah aplikasi ini dapat menghemat anggaran perusahaan? Agar Anda dapat lebih memahami potensi penghematan biaya, berikut contoh perhitungan ROI dalam penggunaan aplikasi payroll berbasis web:
| Aspek | Payroll Manual | Payroll Berbasis Web |
|---|---|---|
| Biaya software & lisensi | Rp50 juta/tahun | Rp12 juta/tahun |
| Biaya IT & pemeliharaan | Rp30 juta/tahun | Rp0 (ditangani penyedia) |
| Human error & denda pajak | Rp10 juta/tahun | Rp1 juta/tahun |
| Total pengeluaran | Rp90 juta/tahun | Rp13 juta/tahun |
| Penghematan | – | Rp77 juta/tahun |
Berdasarkan perhitungan ini, dapat kita lihat bahwa aplikasi payroll berbasis web dapat memberikan pengembalian investasi yang signifikan dalam jangka panjang.
Jadi, Anda bisa menerapkan sistem ini sebagai investasi jangka panjang, dan bisa juga sebagai alat untuk meningkatkan kepatuhan hukum di perusahaan.
Mitos dan Fakta Aplikasi Payroll Berbasis Web
Jika dilihat dari kondisi lapangan, banyak perusahaan yang akhirnya memilih tidak menggunakan aplikasi payroll karena termakan mitos yang diterima oleh pihak lain.
Padahal faktanya, perusahaan akan berkembang lebih baik dengan adanya sistem payroll berbasis web di dalam pengelolaan gaji karyawannya.
Berikut adalah beberapa mitos yang mungkin sering didengar dan dipercaya oleh pihak-pihak perusahaan awam:
| Mitos | Fakta |
| “Biaya langganan lebih mahal dibanding sistem manual.” | Penghematan jangka panjang lebih besar karena mengurangi biaya pemeliharaan, human error, dan denda pajak. |
| “Keamanan data tidak terjamin.” | Penyedia payroll berbasis web menggunakan enkripsi dan sistem keamanan tingkat tinggi. |
| “Tidak cocok untuk perusahaan besar.” | Sistem payroll berbasis web dapat menangani ribuan karyawan dengan skalabilitas tinggi. |
Mitos-mitos tersebut pada dasarnya dibuat oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk menghambat perkembangan digital di perusahaan. Jadi, pastikan Anda tidak mengikuti semua mitos tersebut dan fokus pada realita yang ada!
Dampak Dari Penggunaan Aplikasi Payroll Berbasis Web
Perkembangan aplikasi payroll berbasis web ini mungkin akan terasa kurang jika kita tidak membahas dampak yang diberikan untuk perusahaan.
Ada beberapa poin yang mungkin akan menjadi gambaran buat Anda seputar dampak yang akan diberikan aplikasi payroll untuk para penggunanya. Berikut adalah beberapa dampak tersebut:
1. Efisiensi Waktu dan Produktivitas
Payroll berbasis web memungkinkan otomatisasi dalam berbagai aspek, seperti:
- Perhitungan gaji otomatis, termasuk pemotongan pajak, BPJS, dan tunjangan.
- Integrasi dengan sistem absensi dan kehadiran untuk memastikan keakuratan data.
- Pengiriman slip gaji digital langsung ke email atau portal karyawan.
- Proses payroll yang lebih cepat, sehingga HR tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari hanya untuk menghitung gaji bulanan.
Dengan proses payroll yang lebih cepat dan minim kesalahan, tim HR dapat fokus pada strategi bisnis yang lebih penting daripada hanya memproses penggajian.
3. Dampak pada Kepatuhan Pajak dan Regulasi
Kesalahan dalam pemotongan pajak dapat berakibat pada sanksi dan denda yang tidak sedikit. Payroll berbasis web biasanya memiliki fitur:
- Perhitungan pajak otomatis sesuai peraturan terbaru.
- Pembuatan laporan pajak yang bisa langsung digunakan untuk pelaporan ke pemerintah.
- Update regulasi otomatis, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir dengan perubahan aturan pajak atau ketenagakerjaan yang terjadi setiap tahun.
3. Pengurangan Biaya Infrastruktur IT
Menggunakan aplikasi payroll berbasis web berarti perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk:
- Pemeliharaan server dan database internal, karena semua data disimpan di cloud.
- Tim IT khusus untuk mengelola dan memperbaiki sistem payroll.
- Upgrade software secara berkala, karena pembaruan dilakukan secara otomatis oleh penyedia layanan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran IT ke aspek yang lebih strategis, seperti pengembangan bisnis atau peningkatan layanan pelanggan.
