Apakah absensi digital adalah teknologi yang akan menjadi alat bantu HRD dalam berkerja? Jika Anda seorang HRD, mungkin informasi ini menjadi penting.
Terdapat beberapa alasan utama yang menjadikan absensi digital sebagai kunci efisiensi bagi para HRD. Penasaran apa saja alasannya? Ayo cek informasi lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Alasan Absensi Digital Menjadi Teknologi Terbaik HRD
Ketika berbicara seputar absensi digital, maka Anda mungkin harus memperhatikan bentuk pengelolaan data kehadiran karyawan di perusahaan.
Penggunaan sistem absensi digital ini akan memberikan dampak yang cukup besar, sehingga para HRD harus benar-benar paham akan bentuk fitur yang akan mereka kelola dalam teknologi ini.
Jika Anda masih ragu dengan teknologi ini, berikut ada beberapa alasan yang membuat absensi digital menjadi teknologi terbaik untuk para HRD!
1. Mengatasi Masalah Absensi Manual yang Kurang Efektif
Sebelum adanya teknologi absensi digital, banyak perusahaan masih menggunakan metode tradisional. Contohnya seperti fingerprint manual, kartu absen, atau bahkan pencatatan manual di buku kehadiran.
Tapi sayangnya, metode ini memiliki beberapa kekurangan, seperti:
- Human error dalam pencatatan dan penghitungan kehadiran.
- Kesulitan dalam pelaporan real-time karena data harus direkap secara manual.
- Potensi manipulasi absensi, seperti titip absen oleh rekan kerja.
- Kehilangan atau kerusakan data jika terjadi bencana atau kejadian tidak terduga.
Dengan absensi digital berbasis cloud, semua data kehadiran tersimpan dengan aman, dapat diakses kapan saja, serta minim risiko kesalahan dan manipulasi.
2. Meningkatkan Akurasi dan Keamanan Data Kehadiran
Keakuratan data sangat penting bagi HRD, terutama dalam perhitungan gaji, tunjangan, dan penilaian kinerja karyawan. Absensi digital adalah teknologi yang telah berkembang pesat dengan berbagai fitur canggih, seperti:
- Biometrik (Fingerprint, Face Recognition, Retina Scan) untuk memastikan identitas karyawan secara unik dan akurat.
- GPS & Geofencing yang memastikan karyawan benar-benar berada di lokasi kerja saat melakukan absensi.
- Login berbasis AI dan enkripsi data yang mencegah kecurangan dan memastikan keamanan informasi.
Misalnya, sebuah studi di PT. Singgar Mulia-Brown & Root Unit Duri, Riau menemukan bahwa penggunaan fingerprint dapat meningkatkan disiplin kerja karyawan hingga 84,67%.
3. Mempermudah Pengelolaan Absensi Hybrid/Remote
Dunia kerja modern kini semakin mengadopsi konsep hybrid working dan remote working, terutama setelah pandemi. Dalam skenario seperti ini, sistem absensi konvensional tidak lagi relevan.
Absensi digital berbasis mobile hadir sebagai solusi dengan beberapa fitur pengelolaan kehadiran seperti:
- Absensi online melalui aplikasi mobile, memungkinkan karyawan mencatat kehadiran dari lokasi mana pun.
- Integrasi dengan sistem HRIS dan payroll, memastikan data kehadiran langsung tersinkronisasi dengan penggajian dan tunjangan.
- Notifikasi otomatis untuk mengingatkan karyawan yang belum melakukan absensi tepat waktu.
Studi kasus di PT. Hasta Ayu Nusantara (Denpasar) menunjukkan bahwa penggunaan aplikasi absensi digital membantu perusahaan dalam pencatatan absensi dan laporan kerja lebih cepat serta efisien.
4. Menghemat Waktu dan Biaya Administrasi HRD
Tanpa sistem absensi digital, tim HRD harus menghabiskan waktu untuk merekap absen harian/mingguan/bulanan secara manual.
Proses memeriksa catatan kehadiran juga cenderung tidak sinkron, yang akhirnya akan membuat proses menghitung jumlah jam kerja akan sangat lama.
Dengan absensi digital, semua data dapat direkap otomatis. Sehingga HRD hanya perlu memverifikasi dan mengambil keputusan berdasarkan data yang tersaji dengan akurat.
Hasilnya, HRD akan lebih hemat waktu karena tidak perlu lagi pengelolaan data secara manual. Serta juga akan lebih hemat biaya karena tidak perlu mencetak laporan atau mengelola kertas absen.
5. Meningkatkan Transparansi dan Kepuasan Karyawan
Salah satu faktor penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat adalah transparansi dalam pencatatan kehadiran dan penggajian. Dengan absensi digital proses transparansi dapat diterapkan dengan baik.
Karyawan dapat melihat data absensi mereka sendiri, mengurangi potensi kesalahpahaman terkait jam kerja dan keterlambatan.
Penghitungan gaji dan lembur juga akan lebih transparan, sehingga karyawan merasa lebih adil dan puas dengan sistem HRD yang diterapkan.
Menurut Forbes, perusahaan yang menggunakan teknologi HR seperti absensi digital, sering kali mengalami peningkatan kepuasan karyawan sebesar 20-30% dibandingkan dengan sistem manual.
6. Memudahkan Kepatuhan Terhadap Regulasi Ketenagakerjaan
Di Indonesia, regulasi ketenagakerjaan mengatur dengan ketat mengenai kehadiran, jam kerja, dan hak utama para karyawan.
Dengan sistem absensi digital, perusahaan lebih mudah untuk menyediakan data kehadiran real-time saat diperlukan dalam proses audit.
Proses menghitung jam kerja dan lembur juga menjadi semakin akurat, sehingga akhirnya bisa menghindari potensi sengketa tenaga kerja.
Absensi digital adalah teknologi yang dapat pemastikan kepatuhan terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
