Penggunaan sistem payroll perusahaan memang sering kali akan memberikan dampak yang berbeda-beda. Tapi, apa faktor yang akhirnya membuat sistem payroll ini berbeda?
Jika Anda sedang mencari sistem payroll perusahaan yang efektif, maka sistem digital adalah jawaban yang tepat.
Ingin tau penjelasan lengkap seputar sistem payroll perusahaan yang sudah digital? Cek informasi lengkapnya dibawah ini!
Table of Contents
Apa Itu Sistem Payroll Perusahaan?
Secara umumnya, sistem payroll perusahaan merupakan perangkat lunak yang dapat membantu HR dalam menghitung keseluruhan gaji karyawan.
Namun ssemkain berkembangnya teknologi, sistem payroll ini akhirnya berubah menjadi digital dengan teknologi cloud atau on-premise di dalamnya.
Berbagai fitur yang dihadrikan sistem payroll perusahaan akan secara otomatis menghitung, mengelola, dan memproses semua bentuk penggajian karyawan.
Sistem ini tentu akan sangat menguntungkan perusahaan jika dibandingkan dengan metode manual.
Mengapa Sistem Payroll Perusahaan Harus Digital?
Di era digital, perusahaan akan semakin dituntut untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam berbagai aspek operasional, termasuk penggajian karyawannya.
Payroll manual yang masih banyak digunakan di beberapa bisnis tentu akan menghadapi berbagai tantangan dalam penyesuaian ini.
Prosesnya yang secara penuhnya dilakukan oleh manusia, sering kali akan rentan terhadap kesalahan perhitungan gaji dan pajak.
Proses perhitungannya pun akan memakan waktu dan tenaga kerja karena masih dilakukan secara manual.
Hal inilah yang membuat sistem payroll perusahaan harus digital, dan wajib terintegrasi dengan semua sistem yang nyambung dengan penggajian karyawan.
Dengan beralih ke sistem payroll digital, perusahaan dapat mengoptimalkan proses penggajian dan meningkatkan kepuasan karyawan serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Manfaat Digitalisasi Sistem Payroll Perusahaan
Perubahaan sistem payroll yang menjadi digital mungkin akan sedikit membingungkan bagi beberapa pihak yang awam.
Beberapa pihak perusahaan yang belum menggunakan sistem payroll digital sering kali tidak mengetahui manfaat dari teknologi ini.
Agar Anda tidak menjadi bagian dari pihak perusahaan tersebut, Berikut kami paparkan beberapa manfaat utama dari penerapan sistem payroll digital:
1. Efisiensi Waktu & Tenaga
Dengan otomatisasi, perhitungan gaji dapat dilakukan hanya dalam hitungan jam, dibandingkan proses manual yang memakan waktu berhari-hari. Ini memungkinkan HRD untuk lebih fokus pada tugas strategis lainnya.
2. Minim Kesalahan Perhitungan
Kesalahan dalam penghitungan gaji, pajak, dan tunjangan dapat berakibat serius. Sistem payroll digital memastikan perhitungan yang akurat dan menghindari kesalahan yang dapat merugikan perusahaan maupun karyawan.
3. Kepatuhan Regulasi yang Lebih Baik
Regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan sering berubah. Dengan sistem payroll digital, perusahaan dapat memastikan bahwa perhitungan pajak, BPJS, dan tunjangan lainnya sesuai dengan aturan terbaru, sehingga mengurangi risiko penalti akibat ketidaksesuaian data.
4. Kemudahan Akses & Transparansi
Karyawan dapat mengakses slip gaji, perincian potongan, dan informasi lainnya secara mandiri melalui portal atau aplikasi mobile. Hal ini meningkatkan transparansi dan mengurangi beban kerja HRD dalam menangani pertanyaan seputar gaji.
5. Keamanan Data Payroll yang Terjamin
Payroll berisi informasi sensitif yang harus dilindungi. Sistem payroll digital menggunakan teknologi enkripsi dan pencadangan data otomatis untuk memastikan keamanan informasi perusahaan dan karyawan.
Fitur Penting dalam Sistem Payroll Digital Perusahaan
Jika sudah tahu manfaatnya, maka Anda pasti ingin tahu lebih dalam seputar fitur utama dari setiap sistem payroll digital ini.
Intinya, ketika Anda ingin memilih sistem payroll perusahaan yang tepat, pastikan aplikasinya memiliki beberapa fitur berikut ini:
- Perhitungan gaji otomatis berdasarkan kehadiran, lembur, tunjangan, dan potongan.
- Pengelolaan pajak dan BPJS yang selalu diperbarui dengan aturan pemerintah.
- Slip gaji digital yang mudah diakses oleh karyawan.
- Integrasi dengan sistem perbankan untuk transfer gaji langsung ke rekening karyawan.
- Dashboard analitik yang menampilkan laporan dan pemantauan payroll secara real-time.
Apabila sistem payroll perusahaan Anda sudah menjanjikan semua fitur diatas, maka proses penggunaannya dijamin akan efektif dan sesuai kebutuhan karyawan.
Studi Kasus Perusahaan yang Sukses Beralih ke Payroll Digital
Proses pergantian dari sistem manual ke sistem digital mungkin akan menghadapi berbagai sikap pro dan kontra di dalam perusahaan.
Bukan tanpa sebab, penggunaan sistem digital yang memerlukan dana tambahan sering kali akan dipertanyakan dampaknya oleh pihak atasan.
Oleh karena itu, sebagai gambaran umum untuk Anda, berikut kami berikan studi kasus dalam penggunaan sistem payroll di perusahaan.
Studi Kasus Penggunaan Sistem Payroll:
Sebuah perusahaan manufaktur dengan 500 karyawan sebelumnya menggunakan metode payroll manual yang sering mengalami keterlambatan dan kesalahan perhitungan gaji.
Setelah beralih ke sistem payroll digital, mereka mengalami perubahan signifikan dalam pengelolaan gaji. Dimana mereka bisa mengubah kebiasaan mereka menjadi:
- Waktu pemrosesan payroll berkurang dari 3 hari menjadi hanya beberapa jam.
- Akurasi perhitungan gaji meningkat hingga 99%.
- Karyawan lebih puas karena dapat mengakses slip gaji secara mandiri.
- Perusahaan lebih patuh terhadap regulasi pajak dan BPJS tanpa risiko penalti.
Semua proses tersebut membuktikan bahwa sistem payroll perusahaan yang sudah digital akan memberikan dampak besar.
Jadi, ayo mulai ubah kebiasaan gaji telat di perusahaan Anda dengan sistem payroll yang tepat!
