User Acceptance Test (UAT) merupakan salah satu tahap krusial yang harus diperhatikan bahkan sebelum menggunakan HRIS secara langsung.
Namun dalam pelaksanaannya, pihak perusahaan ataupun HRD masih bingung menentukan arus pengecekan yang tepat.
Lalu, apa saja yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan UAT HRIS?
Berikut adalah beberapa poin penting yang harus menjadi fokus bagi tim HR dan pengambil keputusan di perusahaan.
Table of Contents
Apa Itu User Acceptance Test dalam HRIS?
Sebelum membahas lebih jauh tentang user acceptance test HRIS, alangkah baiknya kita mengenal terlebih dahulu makna dari UAT ini.
Secara umumnya, User Acceptance Test (UAT) adalah proses pengujian akhir sebelum suatu sistem resmi digunakan oleh perusahaan.
Pengujian ini dilakukan oleh para pengguna akhir yang mungkin akan mengoperasikan sistem ini sehari-hari.
Tujuan utama UAT adalah memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan dapat digunakan secara efektif tanpa kendala yang berarti.
Dalam HRIS, proses UAT dilakukan untuk memastikan kesesuaian fitur dengan kebutuhan karyawan, HRD, dan perusahaan.
Seperti yang telah kita ketahui, bahwa sistem HRIS adalah teknologi yang menangani berbagai aspek penting dalam pengelolaan karyawan. Baik itu payroll, absensi, rekrutmen, dan evaluasi kinerja.
Sehingga bentuk UAT dalam sistem ini memang harus benar-benar diperhatikan, agar tidak ada kendala pada saat penggunaan jangka panjang.
Tahap Pelaksanaan User Acceptance Test HRIS
Mengetahui pengertian dari User Acceptance Test HRIS saja tentu tidak akan cukup. Terlebih lagi buat seorang HRD yang masih baru menggunakan HRIS di perusahaan.
Proses UAT ini harus dilakukan dengan rinci, sehingga setiap sudut penilaiannya tidak ada yang terlewatkan.
Jika kamu masih bingung dan penasaran pada tahap- tahap UAT ini, berikut adalah gambaran pelaksanaan UAT yang bisa kamu tiru pada perusahaanmu:
1. Menentukan Ruang Lingkup Pengujian HRIS
Langkah pertama dalam UAT HRIS adalah menentukan ruang lingkup pengujian. HRD dan tim IT perlu memastikan bahwa semua fitur utama diuji secara menyeluruh. Beberapa area yang perlu diperhatikan antara lain:
- Manajemen data karyawan
- Penggajian dan tunjangan
- Absensi dan cuti
- Rekrutmen dan onboarding
- Laporan dan analitik
Menentukan cakupan ini membantu perusahaan untuk fokus pada aspek-aspek yang benar-benar krusial dalam operasional HR sehari-hari.
2. Melibatkan Para Pengguna HRIS Secara Langsung
HRIS dirancang untuk digunakan oleh berbagai pemangku kepentingan di perusahaan, termasuk tim HR, karyawan, dan manajer. Oleh karena itu, pengujian harus melibatkan pengguna dari berbagai level.
Dengan cara ini, masukan dari pengguna langsung bisa diperoleh untuk memastikan sistem benar-benar mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan mereka.
3. Menyusun Skenario Pengujian HRIS yang Realistis
Skenario pengujian juga harus disusun berdasarkan kasus nyata yang sering terjadi dalam operasional HRD. Misalnya:
- Seorang karyawan mengajukan cuti dan sistem harus mampu mencatat serta menyetujui permintaan tersebut sesuai dengan aturan perusahaan.
- HRD melakukan pemrosesan penggajian dan memastikan semua potongan serta tunjangan dihitung dengan benar.
- Seorang manajer ingin menarik laporan absensi timnya dalam periode tertentu.
Dengan skenario yang realistis, perusahaan dapat memastikan bahwa HRIS benar-benar dapat menangani kebutuhan sehari-hari dengan optimal.
4. Mempersiapkan Data Uji HRIS yang Memadai
Data yang digunakan dalam pengujian harus menyerupai data asli agar hasilnya lebih akurat. Gunakan contoh data karyawan, struktur organisasi, dan parameter lain yang relevan. Penggunaan data yang tidak representatif bisa menyebabkan kesalahan dalam evaluasi dan berpotensi menimbulkan masalah setelah sistem diimplementasikan.
5. Mengidentifikasi dan Mencatat Temuan Kendala
Selama pengujian, semua temuan atau kendala yang muncul harus dicatat dengan rinci. Ini mencakup bug teknis, masalah tampilan, atau ketidaksesuaian dengan kebutuhan bisnis.
Catatan ini nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk perbaikan sebelum sistem resmi digunakan.
6. Mengevaluasi Performa dan Keamanan HRIS
Selain fungsionalitas, pastikan bahwa HRIS memiliki performa yang stabil. Uji kecepatan akses, waktu respon sistem, serta kapasitasnya dalam menangani banyak pengguna secara bersamaan.
Jangan lupakan aspek keamanan, terutama dalam perlindungan data karyawan. Sistem HRIS harus memiliki enkripsi dan kontrol akses yang ketat agar data tidak bocor atau disalahgunakan.
7. Memberikan Pelatihan dan Dokumentasi HRIS
Setelah UAT selesai dan sistem dinyatakan siap, langkah berikutnya adalah memberikan pelatihan kepada pengguna.
Pastikan semua pengguna paham bagaimana menggunakan fitur-fitur utama dan mengetahui prosedur jika terjadi kendala. Selain itu, sediakan dokumentasi yang jelas agar pengguna memiliki referensi jika mengalami kesulitan.
