Dalam dunia bisnis, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) menjadi salah satu aspek krusial yang menentukan keberhasilan perusahaan.
Salah satu solusi yang banyak digunakan oleh perusahaan modern adalah HRIS (Human Resource Information System).
Namun, kapan sebenarnya sebuah perusahaan harus mulai menggunakan HRIS?
Jika Anda masih bingung untuk mulai menggunakan HRIS, ayo simak penjelasan berikut untuk mengetahui jawaban beserta manfaatnya!
Table of Contents
Kapan HRD Harus Menggunakan HRIS?
Banyak perusahaan sering kali ragu untuk beralih ke sistem HRIS, terutama jika mereka masih mengelola SDM secara manual. Mungkin Anda yang membaca artikel ini juga menjadi salah satu diantara perusahaan ini.
Lalu kapan HRD harus menggunakan HRIS? Dan mengapa pada masa itu datang, perusahaan harus berpindah sistem dengan cepat?
Berikut adalah beberapa tanda bahwa perusahaan Anda sudah bisa mulai mempertimbangankan penggunaan HRIS:
1. Jumlah Karyawan yang Semakin Bertambah
Saat jumlah karyawan dalam perusahaan mulai bertambah, mengelola data karyawan secara manual akan semakin sulit untuk dilakukan, HRD juga akan rawan mengalami kesalahan.
Dengan sistem HRIS, HRD dapat menyimpan dan mengelola data karyawan secara otomatis dan aman. Kondisi akan menjadi alasan pertama yang menyebabkan perusahaan harus menggunakan HRIS.
2. Proses Administrasi HRD Memakan Waktu dan Biaya
Jika HR harus menghabiskan banyak waktu untuk tugas administratif seperti penggajian, perhitungan cuti, atau pengelolaan absensi, maka ini saat yang tepat untuk beralih ke HRIS.
Dengan sistem digital pada HRIS ini, berbagai tugas administratif HRD dapat dilakukan lebih cepat dan akurat. Hingga akhirnya, mengelola karyawan akan terasa lebih cepat dan mudah.
3. Kesulitan dalam Pengelolaan Absensi dan Jadwal Kerja
Jika Anda belum tau, sistem HRIS juga memungkinkan pencatatan kehadiran secara otomatis dengan integrasi ke sistem fingerprint atau aplikasi mobile.
Jika perusahaan Anda sudah mengalamani kondisi dimana karyawan semakin liar dalam menjalani aktivitas. Maka penggunaan HRIS akan menjadi solusi terbaik untuk menertipkan mereka.
4. Evaluasi Kinerja Karyawan Sulit Dilakukan
Jika perusahaan mengalami kesulitan dalam menilai performa karyawan secara objektif, HRIS bisa menjadi solusi dalam masalah ini.
Sistem HRIS ini menyediakan fitur evaluasi kinerja yang membantu dalam menilai produktivitas karyawan secara real-time berdasarkan KPI yang telah ditetapkan.
5. Pengelolaan Data Karyawan Tidak Terorganisir
Data yang tercecer di berbagai dokumen atau spreadsheet bisa berisiko hilang atau tidak akurat. Jika sistem manual masih dipertahankan, bisa saja akan banyak data yang hilang karena arsip yang membludak.
Penggunaan sistem HRIS akan memberikan HRD ruang penyimpanan untuk semua data dalam satu sistem terpusat. Hal ini akhirnya akan membuat HRD lebih mudah mengakses semua data yang diperlukan.
6. Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan
Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam mematuhi peraturan ketenagakerjaan, seperti pajak, BPJS, dan kontrak kerja.
HRIS dapat membantu memastikan bahwa perusahaan selalu patuh terhadap regulasi dengan menyediakan fitur otomatisasi dalam pelaporan dan dokumentasi.
Manfaat Menggunakan Sistem HRIS
Setelah mengetahui kapan harus menggunakan HRIS, sekarang saatnya HRD memahami manfaat dari penggunaan sistem HRIS ini.
Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa diperoleh dari implementasi sistem ini:
1. Efisiensi dan Otomatisasi
HRIS mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu, sehingga HR dapat fokus pada tugas yang lebih strategis.
2. Akurasi Data yang Lebih Tinggi
Kesalahan dalam penggajian, absensi, atau evaluasi kinerja dapat diminimalisir karena semua proses dilakukan secara otomatis dan sistematis.
3. Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Dengan data yang lebih akurat dan tersusun rapi, perusahaan dapat mengambil keputusan lebih tepat terkait pengelolaan SDM.
4. Keamanan Data Karyawan
HRIS menggunakan sistem keamanan tinggi yang melindungi data karyawan dari risiko kehilangan atau penyalahgunaan.
5. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Dengan sistem yang transparan dan efisien, karyawan merasa lebih dihargai dan memiliki pengalaman kerja yang lebih baik.
