Aplikasi HRD vs Excel, kira-kira mana yang akan membuat pengelolaan laporan menjadi lebih cepat dan mudah?
Meskipun sama-sama bisa menghasilkan laporan yang jelas, tapi proses pembuatannya tentu akan sangat berbeda.
Jika kamu seorang HRD, kamu harus memperhatikan perbandingan antara aplikasi HRD dan excel ini dengan seksama.
Baru setelah itu putuskan mau menggunakan sistem apa untuk kelola SDM di perusahaanmu. Ayo simak dan pahami setiap perbedaan dua sistem ini!
Table of Contents
Perbedaan Sistem Antara Aplikasi HRD dan Excel
Ketika Anda mulai melakukan perbandingan antara aplikasi HRD dan Excel, mungkin Anda akan menemukan beberapa perbedaan dalam bentuk penggunaannya.
Berikut kita urutkan beberapa perbedaan antara sistem aplikasi HRD dan excel:
1. Kemudahan Penggunaan
Excel: Excel sudah lama menjadi alat andalan banyak HRD untuk mengelola data karyawan. Dengan antarmuka yang familiar, Excel memberikan kebebasan bagi pengguna untuk mengatur data sesuai kebutuhan.
Fitur seperti filter, formula, dan pivot table memungkinkan pengelolaan data yang fleksibel. Namun, untuk HRD yang kurang terbiasa dengan formula kompleks, Excel bisa terasa membingungkan dan memakan waktu.
Aplikasi HRD: Aplikasi HRD, pada dasarnya dirancang khusus untuk kebutuhan manajemen SDM. Antarmukanya biasanya lebih sederhana dan intuitif dibandingkan Excel karena fokus pada kemudahan operasional.
Selain itu, fitur-fiturnya langsung disesuaikan dengan kebutuhan HR, seperti manajemen absensi, payroll, hingga laporan performa karyawan.
Perbedaan Utama: Excel memerlukan keahlian tertentu untuk digunakan secara efektif, sedangkan aplikasi HRD lebih user-friendly dan cocok untuk pengguna yang tidak ingin repot dengan formula atau pengaturan manual.
2. Fitur dan Fungsionalitas
Excel: Excel adalah alat multifungsi yang sangat fleksibel. Anda bisa membuat laporan kustom, tabel dinamis, hingga grafik interaktif. Namun, semua fitur ini harus dirancang dan diatur secara manual.
Misalnya, jika Anda ingin membuat laporan absensi karyawan, Anda perlu menyiapkan template, menghitung jam kerja secara manual (atau dengan formula), dan memperbarui data secara berkala.
Aplikasi HRD: Aplikasi HRD dirancang untuk mengotomatisasi proses yang biasa dilakukan secara manual di Excel. Misalnya:
- Absensi: Aplikasi HRD sering terintegrasi dengan sistem fingerprint atau aplikasi mobile, sehingga data absensi otomatis tercatat.
- Payroll: Perhitungan gaji, potongan pajak, dan tunjangan dilakukan secara otomatis tanpa perlu input manual.
- Laporan Kinerja: Aplikasi HRD dapat memberikan laporan kinerja karyawan berdasarkan data yang terkumpul secara real-time.
Perbedaan Utama: Excel lebih fleksibel tetapi membutuhkan waktu dan usaha tambahan untuk pengaturan manual. Sementara itu, aplikasi HRD memiliki fitur bawaan yang mempermudah tugas HRD, terutama untuk laporan yang rutin.
3. Keamanan Data
Excel: File Excel biasanya disimpan secara lokal di komputer atau server perusahaan. Meski dapat dilindungi dengan password, file Excel tetap rentan terhadap kehilangan data jika terjadi kerusakan perangkat, virus, atau kesalahan pengguna.
Selain itu, berbagi file Excel melalui email atau platform lain dapat menimbulkan risiko keamanan.
Aplikasi HRD: Aplikasi HRD modern biasanya berbasis cloud, sehingga data tersimpan dengan aman di server yang memiliki sistem keamanan tinggi.
Selain itu, akses data dapat diatur berdasarkan izin pengguna, sehingga hanya orang-orang tertentu yang bisa melihat atau mengedit informasi sensitif.
Perbedaan Utama: Excel memiliki risiko keamanan yang lebih tinggi dibandingkan aplikasi HRD berbasis cloud, terutama dalam hal kehilangan data dan kerahasiaan.
4. Efisiensi Waktu
Excel: Menggunakan Excel untuk mengelola laporan sering kali memakan waktu, terutama jika datanya banyak dan kompleks.
HRD harus menginput data secara manual, membuat formula, dan memastikan tidak ada kesalahan input. Kesalahan kecil, seperti salah menulis angka, dapat menyebabkan perhitungan yang salah.
Aplikasi HRD: Aplikasi HRD mengotomatiskan banyak proses yang memakan waktu jika dilakukan di Excel. Misalnya, penghitungan gaji bulanan bisa dilakukan dalam hitungan detik, tanpa perlu memeriksa formula atau input data satu per satu.
Fitur otomatisasi ini sangat menghemat waktu, terutama untuk tugas-tugas yang berulang.
Perbedaan Utama: Excel membutuhkan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas manual, sedangkan aplikasi HRD mempercepat proses dengan otomatisasi.
5. Biaya Penggunaan
Excel: Excel adalah bagian dari Microsoft Office, yang biasanya tersedia dalam bentuk lisensi sekali beli atau berlangganan bulanan.
Untuk perusahaan kecil atau startup, menggunakan Excel mungkin lebih hemat biaya karena tidak memerlukan investasi besar.
Aplikasi HRD: Aplikasi HRD biasanya berbasis langganan bulanan atau tahunan. Biayanya tergantung pada fitur yang dipilih dan jumlah karyawan.
Meski lebih mahal dibandingkan Excel, biaya ini sebanding dengan efisiensi dan kemudahan yang ditawarkan.
Perbedaan Utama: Excel lebih ekonomis untuk kebutuhan dasar, tetapi aplikasi HRD memberikan nilai lebih untuk pengelolaan yang kompleks.
6. Skalabilitas Kerja
Excel: Excel cocok untuk pengelolaan data karyawan dalam jumlah kecil hingga sedang. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah, pengelolaan data di Excel bisa menjadi tidak efisien dan rawan kesalahan.
Aplikasi HRD: Aplikasi HRD dirancang untuk mengelola data dalam jumlah besar tanpa mengurangi efisiensi. Sistemnya dapat dengan mudah diintegrasikan dengan perangkat lain, seperti fingerprint, dan mampu menangani pertumbuhan jumlah karyawan.
Perbedaan Utama: Excel kurang cocok untuk kebutuhan pengelolaan data yang skalanya besar, sedangkan aplikasi HRD lebih fleksibel untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
