Ketika perusahaan mulai menerapkan sistem HRIS di pengelolaan SDMnya, kira-kira bagaimana tanggapan Anda sebagai HRD?
Banyak dari para HRD mungkin akan mencari tata cara penggunaan sistem HRIS ini agar bisa menerapkannya pada pekerjaan mereka dengan cepat.
Jika Anda adalah salah satunya, maka Anda masuk ke dalam artikel yang tepat. Pada artikel ini, kita akan melihat 4 tahap awal penggunaan HRIS untuk referensi awal para HRD.
Simak dan pelajari dengan baik informasi berikut ini!
Table of Contents
Tahap Awal Penggunaan HRIS yang Benar!
Jika Anda masih baru dalam penggunaan sistem HRIS, mungkin akan ada beberapa fitur yang akan terasa asing di mata Anda.
Meskipun secara umumnya Anda sudah sering mengelola pekerjaan serupa, namun pelaksanaan aktivitas dengan sistem digital tentu akan sedikit berbeda dengan cara manual seperti biasa.
Oleh karena itu, Anda perlu memahami beberapa tahap pengelolaan awal dari sistem HRIS ini. Berikut adalah 4 tahap penggunaan sistem HRIS yang bisa kamu coba ketika awal mula menggunakan HRIS!
Tahap 1 : Memusatkan Semua Data Karyawan
Setelah perusahaan memberikan Anda sebuah sistem HRIS, biasanya mereka menginginkan Anda untuk mulai menggunakannya dalam waktu yang cepat.
Proses peralihan sistem manual ke digital ini akan sangat efektif jika Anda sudah mempersiapkan data yang lengkap sebelumnya. Oleh karena itu, mulailah menggunakan sistem HRIS dengan menambahkan semua data karyawan pada satu pusat yang sama.
HRIS bisa menyimpan seluruh informasi karyawan dalam satu database yang mudah diakses oleh banyak orang. Data ini meliputi informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, informasi gaji, bahkan data kinerja.
Jadi, jika Anda masih bingung mengelola HRIS dari mana, maka mulailah dengan mengekspor semua data karyawan ke dalam sistem aplikasinya.
Tahap 2 : Otomatisasi Sistem Administrasi
Apabila proses ekspor data sudah selesai Anda lakukan, maka langkah selanjutnya adalah mengatur otomatisasi administrasi di dalam sistem HRIS tersebut.
Perlu diketahui, bahwa HRIS dapat mengotomatiskan berbagai tugas administratif seperti pengelolaan absensi, perhitungan gaji, pengelolaan cuti, dan pengajuan reimbursement.
Fitur otomatisasi ini sendiri hadir untuk mengurangi beban kerja HRD dan meminimalkan risiko kesalahan manusia. Oleh karena itu, Anda harus benar-benar mengatur pengelolaannya dengan langkah-langkah yang tepat.
Jika Anda masih bingung untuk proses otomasi dari mana, silahkan mulai dengan mengatur jadwal kerja, menetapkan rumus penggajian, dan membagi divisi kerja untuk semua karyawan yang ada.
Tahap 3 : Manajemen Talenta Perusahaan
Setelah mengatur administrasi menjadi otomatis, biasanya sistem HRIS akan mengelola berbagai jenis data secara mandiri.
Pada tahap ini, HRD hanya perlu memperhatikan arus laporan yang diberikan HRIS dan memastikan bahwa data tersebut sesuai dengan realita.
HRIS sendiir dapat digunakan untuk mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik, merencanakan pengembangan karir, dan mengelola proses rekrutmen.
Oleh karena itu, melakukan manajemen data talenta di awal penggunaan HRIS sangat penting untuk penerapan keberlanjut kedepannya.
Tahap 4 : Mulai Menganalisa Data HRD
Jika pada proses manajemen talenta sudah menunjukkan keakuratan antara data HRIS dan kondisi nyata. Maka ini tandanya Anda sudah bisa menggunakan sistem ini sepenuhnya.
Biasanya, sistem HRIS akan menyediakan data dan laporan yang berguna untuk analisis kinerja karyawan, tren absensi, dan metrik HR lainnya.
Analisis ini akan sangat membantu HRD dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.
Segala bentuk pekerjaan Anda sedikit demi sedikit akan beralih ke sistem digital, tepat setelah HRIS di implementasikan dalam pekerjaan sehari-hari.
Mulai Implementasi HRIS Dengan OnTime Payroll
Tahap awal penggunaan HRIS akan semakin mudah dilakukan apabila aplikasi yang Anda pilih sudah mendukung berbagai jenis integrasi!
OnTime Payroll adalah salah satu dari banyaknya aplikasi HRIS yang sudah terintegrasi dengan berbagai jenis sistem yang dibutuhkan HRD.
Jangan tunggu konflik antar karyawan terjadi terlebih dahulu, baru akhirnya Anda sadar bahwa sistem HRIS sangat penting untuk SDM perusahaan.
Mulai berlangganan OnTime Payroll sekarang! Dan dapatkan promo “1+1 = Untung” untuk harga yang lebih fleksibel dengan kebutuhan perusahaan Anda.
