Berdasarkan pengalaman dalam mencari kandidat, banyak HRD mulai merasakan fungsi sistem ATS pada proses seleksinya.
Sistem ATS merupakan salah satu teknologi yang hadir untuk menyelematkan HRD dari kerumitan mencari kandidat terbaik.
Lalu, apa itu ATS? Dan kenapa HRD sangat membutuhkan teknologi ini dalam proses rekrutmen mereka?
Pada artikel ini, kita akan mengenal lebih dekat dengan sistem ATS dan fungsi utamanya dalam proses rekrutmen. Penasaran? Ayo simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Table of Contents
Apa Itu Sistem ATS?
ATS merupakan singkatan dari Applicant Tracking System, yaitu sistem yang dirancang khusus untuk membantu HRD dalam mengelola seluruh proses rekrutmen secara lebih efisien.
Sistem pada dasarnya berfungsi untuk mengotomatisasi berbagai tugas administratif dalam perekrutan karyawan baru.
Aktivitas yang dilakukan pada sistem ini bisa berupa pengumpulan lamaran, penyaringan CV, pelacakan status kandidat, hingga penjadwalan wawancara.
Teknologi dalam sistem ATS akan menerima dan menyimpan data dari lamaran yang masuk melalui berbagai sumber, seperti email, portal lowongan kerja, atau situs web perusahaan.
Data ini kemudian akan dianalisis menggunakan algoritma untuk menentukan kandidat mana yang paling sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.
Tidak hanya itu, ATS juga memiliki kemampuan untuk memprioritaskan kandidat berdasarkan kata kunci tertentu. Contohnya seperti kualifikasi kerja, pengalaman kerja, atau keahlian spesifik yang relevan.
Dengan fitur-fitur ini, HRD dapat memproses ratusan bahkan ribuan lamaran kerja dalam waktu yang jauh lebih singkat dibandingkan metode manual.
Fungsi Utama Sistem ATS
Sistem ATS pada dasarnya memang akan memberikan kemudahan dalam proses penyeleksian dan pemilihan kandidat terbaik.
Dengan memanfaatkan sistem ini sepenuhnya, HRD akan memperoleh berbagai keuntungan dari segi pekerjaannya.
Berikut adalah beberapa fungsi dari sistem ATS yang akan menguntungkan HRD ketika proses rekrutmen berlangsung.
1. Efisiensi Waktu Penyeleksian Kandidat
Proses rekrutmen tradisional sering kali memakan waktu yang sangat lama, terutama jika jumlah pelamar sangat melebihi ekspektasi HRD.
Tapi dengan sistem ATS, penyaringan lamaran yang berjumlah ratusan hingga ribuan, dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
Sistem ini menggunakan algoritma berbasis kata kunci atau kriteria tertentu untuk memfilter kandidat yang paling sesuai.
Dengan demikian, tim HRD tidak perlu memeriksa satu per satu lamaran secara manual. Sehingga akhirnya, waktu yang dihemat dapat dialokasikan untuk tugas strategis lainnya.
2. Pengurangan Bias dalam Rekrutmen
Baik yang disadari ataupun tidak, Salah satu tantangan terbesar HRD dalam rekrutmen adalah potensi bias pada beberapa kandidat tertentu.
Bias ini bisa muncul dari berbagai faktor, seperti preferensi pribadi, stereotip, atau prasangka yang muncul dari hati pribadi HRD.
Dengan menggunakan ATS, keputusan seleksi didasarkan pada kecocokan kandidat dengan kriteria yang ditetapkan.
Hal ini membuat proses seleksi adil dan sesuai dengan kualitas yang baik. Dan akhirnya, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih inklusif dan beragam.
3. Pengelolaan Data Kandidat yang Terstruktur
ATS memungkinkan semua data kandidat tersimpan dalam satu platform yang mudah diakses dan dikelola oleh HRD.
Setiap informasi penting seperti riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga catatan wawancara, dapat disimpan secara terorganisir.
Keunggulan ini sangat membantu, terutama untuk rekrutmen jangka panjang atau ketika perusahaan perlu menghubungi kembali pelamar sebelumnya.
Dengan data yang terpusat, tim HRD dapat dengan mudah melacak dan menganalisis profil kandidat yang paling cocok untuk setiap posisi baru di perusahaan.
4. Meningkatkan Pengalaman Kandidat
Pengalaman kandidat sering kali menjadi faktor penentu dalam membangun citra perusahaan. Jika proses rekrutmennya berjalan baik, maka kesan pertama kandidat juga akan baik kepada perusahaan.
Sistem ATS, dapat membantu menciptakan pengalaman yang lebih profesional dan transparan bagi pelamar kerja.
ATS juga memungkinkan perusahaan memberikan feedback yang lebih cepat dan terarah pada setiap kandidat yang melamar ke perusahaan.
Dengan pengalaman yang positif ini, kandidat akan lebih mungkin merekomendasikan perusahaan kepada orang lain terlepas dari hasil seleksi mereka.
5. Analisis dan Pelaporan yang Lebih Baik
ATS dilengkapi dengan fitur analitik yang memungkinkan perusahaan melacak dan mengevaluasi kinerja rekrutmen di setiap periodenya.
Tim HRD dapat melihat metrik seperti waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tertentu, atau bahkan sumber rekrutmen yang paling efektif untuk menari kandidat terbaik.
Data ini tidak hanya membantu mengidentifikasi kelemahan dalam proses rekrutmen. Namun juga memberikan wawasan untuk strategi peningkatan di masa depan.
6. Skalabilitas untuk Berbagai Jenis Perusahaan
ATS dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis perusahaan, mulai dari startup kecil hingga korporasi besar.
Sistem ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan untuk berbagai skala rekrutmen, baik lokal maupun internasional.
Misalnya, perusahaan besar dengan kebutuhan rekrutmen global dapat menggunakan ATS untuk mengelola proses seleksi di berbagai lokasi secara simultan.
Sementara itu, perusahaan kecil dapat memanfaatkan fitur-fitur dasar ATS untuk mempercepat proses rekrutmen tanpa perlu investasi besar.
Cara Agar Lolos dari Sistem ATS
Meskipun perusahaan sudah menggunakan sistem ATS dalam proses rekrutmennya. Para kandidat kerja tentu saja bisa mengakali sistem ini agar tetap lolos dalam seleksinya.
Berikut adalah beberapa cara yang bisa dilakukan para kandidat kerja untuk mengatasi seleksi mesin ATS dalam rekrutmen kerja.
1. Gunakan Kata Kunci yang Relevan
Sistem ATS merupakan teknologi yang menyamakan informasi CV dengan kriteria yang di masukkan oleh pihak HRD perusahaan.
Oleh karena itu, pastikan CV Anda mengandung kata kunci yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Perhatikan keahlian, pengalaman, dan kualifikasi yang dicantumkan dalam lowongan kerja.
2. Format CV yang Simpel dan Terstruktur
Agar mempermudah sistem ATS menganalisa CV, coba gunakan format yang mudah dibaca oleh sistem ATS tersebut.
Perbanyak menggunakan teks tanpa tambahan elemen visual. Hindari tabel, gambar, atau grafis yang kompleks untuk menghindari eror dalam proses pengecekan ATS.
3. Hindari Kesalahan Ejaan dan Tata Bahasa
Kesalahan dalam ejaan dan tata bahas, tentu akan membuat sistem ATS sulit memahami isi CV Anda. Ingat, bahwa yang menyeleksi CVmu adalah mesin yang sudah diatur.
Apabila terdapat kata atau kalimat dengan tata bahasa yang rumit, sistem ATS akan mengabaikan poin tersebut. Oleh karena itu, selalu periksa kembali isi CV sebelum mengirim lamaran.
4. Gunakan Judul yang Jelas
Ketika Anda tau bahwa CV Anda akan diseleksi mesin, maka hal yang paling penting untuk Anda perhatikan adalah isi dari informasi di dalam CV tersebut.
Pastikan bahwa Anda sudah mencantumkan informasi penting seperti nama posisi yang dilamar, pada bagian atas CV. Kemudian, pastikan bahwa isinya sudah sesuai dengan judul utama CV Anda.
5. Ikuti Instruksi dengan Teliti
Beberapa perusahaan memberikan instruksi khusus untuk pengiriman lamaran kerja di portal pencari kerja, atau website pribadi mereka.
Aturan tersebut dibuat untuk menyesuaikan dengan sistem ATS yang mereka gunakan. Oleh karena itu, pastikan juga bahwa Anda sudah mematuhi format atau langkah yang diminta agar lamaran tidak otomatis didiskualifikasi.
