Jika Anda masih kurang yakin dengan kehebatan teknologi absensi mobile, maka studi kasus penggunaan sistem ini menjadi jawabannya.
Banyak pihak perusahaan yang masih meragukan sistem ini karena kurangnya informasi seputar perubahan yang dihasilkan setelah penggunaannya berlangsung.
Oleh karena itu, artikel ini akan menjadi salah satu artikel yang akan mendeskripsikan studi kasus absensi mobile pada sebuah perusahaan.
Apabila Anda masih ragu dengan fungsi absensi mobile, maka silahkan simak penjelasan lengkap seputar studinya di bawah ini!
Table of Contents
Mengapa Absensi Mobile Sangat Relevan Saat Ini?
Pertanyaan-pertanyaan seperti apakah absensi mobile berpengaruh untuk perusahaan ini, sering kali menjadi penunda bagi perusahaan untuk mulai bertransformasi ke sistem digital.
Hampir semua perusahaan tentu memiliki pola pikir yang berbeda dalam melihat perkembangan teknologi di lingkungan kerja.
Maka dari itu, untuk membuka kembali pola pikir Anda pada absensi mobile. Maka ini beberapa alasan yang menjelaskan kenapa absensi mobile sangat relevan untuk perusahaan saat ini!
1. Perusahaan yang Fleksibel
Di era kerja modern, fleksibilitas menjadi salah satu aspek utama yang dicari oleh karyawan dan perusahaan.
Model kerja hybrid dan remote semakin diminati, namun minat ini juga akan menghadirkan tantangan baru dalam manajemen kehadiran karyawan.
Dengan teknologi berbasis GPS, sistem absensi mobile memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dari mana saja dan kapan saja.
Perusahaan tidak hanya mengetahui siapa yang hadir, tetapi juga memastikan bahwa kehadiran tersebut tercatat dari lokasi yang valid.
2. Transparansi yang Lebih Baik
Sistem absensi manual sering kali menjadi alat untuk manipulasi kehadiran, seperti titip absen atau data yang tidak konsisten.
Dengan absensi mobile, semua catatan kehadiran dibuat secara otomatis berdasarkan validasi data GPS dan biometrik.
Transparansi ini menjadi kunci untuk menciptakan lingkungan kerja yang adil. Karyawan merasa dihargai karena data kehadiran mereka dicatat secara objektif.
3. Efisiensi Waktu dan Biaya
Salah satu tantangan terbesar dalam sistem absensi konvensional adalah waktu dan biaya yang terbuang untuk pengelolaan data.
Proses manual sering kali membutuhkan rekapitulasi yang panjang, apalagi jika data harus diolah untuk kebutuhan penggajian.
Dengan absensi mobile, seluruh data dicatat dan disimpan secara real-time di cloud dengan jaminan privasi tingkat tinggi.
Studi Kasus Absensi Mobile di Perusahaan
Setelah memahami alasan kenapa absensi mobile dibutuhkan perusahaan, maka sekarang saatnya melihat studi kasus penggunaan absensi mobile ini.
Katakanlah sebuah perusahaan manufaktur yang ingin bertransformasi ke sistem digital melalui absensi mobile.
Di dalamnya, perusahaan ini mempekerjakan lebih dari 500 karyawan, termasuk staf administratif dan pekerja lapangan.
Sebelum beralih ke absensi mobile, perusahaan ini menggunakan sistem fingerprint di lokasi pabrik dan kantor pusat.
Namun, metode ini mulai menimbulkan sejumlah masalah operasional. Sehingga akhirnya, pihak HRD mengajukan absensi mobile sebagai solusi perbaikannya.
Maka inilah tahap-tahap yang akan terjadi pada perusahaan tersebut!
1. Identifikasi Masalah yang Dihadapi
Sebelum akhirnya memutuskan untuk menggunakan absensi mobile, perusahaan tentu akan mengevaluasi besar-besaran kinerja SDMnya untuk mencari tau masalah yang sedang dihadapi mereka.
Biasanya, terdapat beberapa masalahan utama yang menjadi penyebab perusahaan membutuhkan absensi mobile, diantaranya yaitu:
- Keterbatasan alat absensi: Mesin fingerprint sering kali rusak karena penggunaan intensif dan kurangnya perawatan. Akibatnya, karyawan sering mengantri panjang hanya untuk mencatat kehadiran.
- Kendala lokasi kerja: Banyak karyawan lapangan yang harus kembali ke kantor hanya untuk melakukan absensi. Hal ini tidak hanya menyita waktu, tetapi juga menurunkan produktivitas mereka.
- Rekapitulasi manual: Data dari mesin fingerprint harus diunduh secara manual sebelum diolah untuk kebutuhan payroll. Proses ini memakan waktu hingga tiga hari setiap bulannya.
Masalah-masalah diatas ini akan menjadi faktor utama perusahaan mulai yakin untuk mencoba absensi mobile.
2. Langkah Transformasi Absensi Mobile
Setelah mengetahui permasalahan utamanya, perusahaan ini akhirnya memutuskan untuk mengadopsi sistem absensi mobile di lingkungan kerjanya.
Proses implementasi teknologi ini harus dilakukan secara bertahap, dan berikut adalah beberapa tahap implementasi absensi mobile di perusahaan.
- Evaluasi kebutuhan internal: Tim manajemen dan HRD menganalisis kebutuhan perusahaan untuk memastikan bahwa sistem baru ini sesuai dengan proses kerja mereka.
- Pelatihan karyawan: Seluruh karyawan diberikan pelatihan singkat tentang cara menggunakan aplikasi absensi mobile, termasuk panduan teknis dan simulasi penggunaan.
- Pengujian awal: Sistem diuji selama satu bulan untuk memastikan bahwa data absensi dapat tercatat secara akurat tanpa gangguan teknis.
Karena proses implementasi ini membutuhkan waktu yang cukup panjang, maka perusahaan harus mempersiapkan diri untuk perubahan-perubahan besar nantinya.
3. Hasil Transformasi Absensi Mobile
Setelah melakukan transformasi ke sistem absensi mobile, perusahaan akan merasakan perubahan yang cukup signifikan di 6 bulan pertamanya.
Hampir semua karyawan akan merasakan kehadiran teknologi ini di lingkungan kerja. Contohnya seperti:
- Efisiensi Operasional
Waktu yang dibutuhkan untuk rekapitulasi data absensi turun drastis dari tiga hari menjadi hanya beberapa jam. Sistem absensi mobile juga terintegrasi dengan sistem payroll, sehingga proses penggajian menjadi lebih cepat dan minim kesalahan. - Transparansi dan Kepercayaan
Dengan fitur GPS, setiap lokasi absen tercatat dengan akurat, dimana praktik titip absen yang sebelumnya sering terjadi kini sepenuhnya teratasi. Kondisi ini akhirnya dapat meningkatkan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan. - Peningkatan Produktivitas
Karyawan lapangan tidak lagi membuang waktu untuk kembali ke kantor hanya untuk absensi. Mereka bisa langsung fokus pada tugas mereka, yang berdampak positif pada produktivitas kerja. - Monitoring Real-Time
Data kehadiran karyawan dapat dipantau secara langsung oleh manajemen melalui dashboard aplikasi. Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan cepat terkait jadwal kerja, alokasi tenaga kerja, atau lembur.
Perubahan-perubahan ini akhirnya menjadi bukti bahwa absensi mobile memberikan dampak positif pada keberlanjutan bisnis sebuah perusahaan.
