Jika di artikel sebelumnya kita selalu mempelajari fungsi absensi online. Maka pada artikel kali ini kita akan melihat cara mengatasi masalah yang dihadirkan absensi online ini.
Sama seperti teknologi lainnya, absensi online tentu akan memberikan sedikit masalah jika penggunanya lalai dalam mengoperasikan fiturnya.
Agar bisa menghindari permasalahan yang hadir akibat kelalaian tersebut. Perusahaan harus mempersiapkan cara implementasi yang tepat dalam absensi online ini.
Artikel ini akan membahas cara mengatasi masalah umum dalam absensi online, serta solusi terbaik untuk memaksimalkan sistem ini!
Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Kenapa Implementasi Absensi Online Penting?
Penggunaan absensi online dalam lingkungan kerja pada dasarnya sudah menjadi aspek penting karena beberapa alasan tertentu.
Absensi online adalah sistem pencatatan kehadiran berbasis digital yang bisa diakses karyawan melalui perangkat seperti smartphone, komputer, atau tablet.
Ini sudah menjadi sistem perkembangan yang selalu diutamakan perusahaan karena dijamin memberikan efektifitas yang tinggi.
Sistem ini biasanya terintegrasi dengan fitur seperti GPS, biometrik, dan laporan real-time untuk memudahkan pengelolaan kehadiran.
Dimana seluruh teknologi tersebut, akan sangat membantu pihak HRD untuk mengalisa kualitas kerja karyawan di perusahaan.
Teknologi absensi online ini dianggap penting, karena tingkat efisien yang diberikan teknologi ini akan membantu perusahaan mencapai target bisnis jangka panjang.
Tantangan Umum dalam Absensi Online
Jika sudah mengetahui alasan utama absensi online ini penting bagi perusahaan, sekarang saatnya melihat beberapa tantangan ketika mengimplementasikan teknologi ini.
Menggunakan absensi online tentu tidak akan mudah, karena pasti terdapat hambatan karena satu dan lain hal.
Berikut adalah beberapa tantangan yang sering dihadapi perusahaan dalam penggunaan absensi online!
1. Kendala Teknologi
Tantangan pertama yang mungkin akan dirasakan banyak perusahaan adalah kurangnya teknologi yang memumpuni untuk sistem absensi online.
Perangkat keras atau lunak yang tidak memadai dapat mengganggu kelancaran proses implementasi absensi online di perusahaan.
Misalnya server aplikasi yang sering down, bug dalam sistem, atau koneksi internet yang lambat. Semua masalah tersebut dapat menyebabkan ketidakakuratan data dari sistem absensi online.
2. Ketidakpahaman Karyawan
Selain penyediaan teknologi yang mungkin kurang memumpuni, kemampuan karyawan dalam beradaptasi juga sering menjadi masalah baru.
Hal ini karena tidak semua karyawan memiliki literasi digital yang baik.Beberapa mungkin merasa kesulitan memahami cara kerja aplikasi absensi online.
Ditambah lagi jika fitur yang disediakan aplikasinya tidak intuitif, maka dijamin akan sangat banyak karyawan yang bingung dalam menggunakannya.
3. Masalah Keamanan Data
Absensi online melibatkan data pribadi karyawan, termasuk lokasi dan jam kerja. Dimana semua data tersebut bersifat privasi dan sangat krusial jika sampai bocor ke tangan yang salah.
Akan tetapi, tidak semua aplikasi absensi online memberikan keamanan data yang ketat dalam penggunaannya.
Apabila sistem tidak dilindungi dengan baik, data ini bisa menjadi target serangan siber. Permasalahan ini tentu akan memakan korban dan menyebabkan kerugian bagi perusahaan di masa depan.
4. Manipulasi Data Absensi
Dalam beberapa kasus, ada karyawan yang mencoba memanipulasi absensi dengan pemakaian yang tidak sesuai aturan perusahaan.
Contohnya seperti melakukan check-in dari luar lokasi kerja atau memanfaatkan kelemahan dalam sistem yang disediakan aplikasinya.
Namun, tindakan ini sering kali bisa diatasi dengan fitur pengecekan kehadiran dalam absensi online. Akan tetapi, tidak semua aplikasi memiliki fitur yang berkualitas.
5. Keterbatasan Fitur
Sistem absensi online yang tidak mendukung kebutuhan spesifik perusahaan, dijamin akan menghadirkan masalah baru dalam proses implementasinya.
Banyak aplikasi absensi yang tidak menyediakan fitur integrasi dengan software penggajian atau laporan khusus. Hal ini tentu akan menghambat efisiensi.
Bagaimana Cara Mengatasi Masalah Absensi Online?
Mengatasi masalah absensi online memerlukan pendekatan strategis yang harus direncanakan sebaik mungkin oleh perusahaan.
Berikut adalah beberapa solusi yang mungkin bisa diterapkan perusahaan dalam mengatasi masalah absensi online!
1. Pilih Sistem Absensi yang Tepat
Memilih absensi online yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan merupakan cara pertama dalam mengatasi permasalahan absensi online.
Perusahaan wajib memastikan bahwa sistem tersebut memiliki fitur seperti GPS, biometrik, dan enkripsi data untuk keamanan tambahan.
Jangan ragu untuk melakukan uji coba sebelum mengimplementasikan sistem secara penuh di lingkungan kerja.
2. Berikan Pelatihan kepada Karyawan
Literasi digital karyawan menjadi kunci keberhasilan implementasi absensi online dalam sebuah perusahaan.
Perusahaan harus menyediakan pelatihan singkat dan panduan penggunaan aplikasi untuk memastikan semua karyawan memahami cara penggunaannya.
Selain itu, perusahaan juga harus selalu terhubung dengan vendor aplikasi untuk memastikan bahwa informasi penggunaannya sesuai dengan pembaruan aplikasi.
3. Tingkatkan Keamanan Sistem
Perusahaan juga perlu untuk meyeleksi penyedia layanan yang menawarkan perlindungan data kelas atas. Contohnya seperti enkripsi end-to-end dan firewall.
Selain itu, proses audit keamanan sistem juga harus dilakukan secara berkala agar dapat mengidentifikasi dan mengatasi potensi celah dalam sistem.
4. Gunakan Teknologi Lokasi dan Biometrik
Sistem berbasis GPS dapat memastikan karyawan hanya bisa melakukan absensi di lokasi kerja yang telah ditentukan.
Sementara itu, fitur biometrik seperti sidik jari atau pengenalan wajah dapat mencegah manipulasi data.
Kedua teknologi ini merupakan aspek penting yang wajib diperhatikan perusahaan dalam fitur absensi online. Dimana dengan fitur ini, karyawan tidak akan bisa memanipulasi data kehadiran lagi.
5. Integrasikan dengan Sistem HRIS
Dari sekian banyak software pembantu yang mungkin direkomendasikan vendor absensi online. Perusahaan hanya perlu memastikan bahwa aplikasi yang mereka pilih terintegrasi baik dengan sistem HRIS.
Mengintegrasikan absensi online dengan sistem HRIS memungkinkan data kehadiran langsung tersinkronisasi dengan payroll, penjadwalan kerja, dan laporan kinerja.
Ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi pengelolaan SDM.
6. Lakukan Monitoring dan Evaluasi
Terakhir, perusahaan juga harus mengevaluasi kinerja sistem secara rutin untuk memastikan bahwa semua fitur berjalan optimal.
Jika ditemukan masalah, segera diskusikan dengan penyedia layanan atau tim IT perusahaan Anda. Jangan tunggu perbaikan terlalu lama, karena bisa saja permasalahannya menjadi semakin besar kedepannya.
