Pembagian shift kerja akan menjadi hal yang paling rumit untuk diatur jika sebuah tempat kerja memiliki jadwal yang tidak pasti.
Katakanlah seperti restoran, hotel, atau tempat kerja dengan sistem pelayanan terpadu sejenisnya.
Tempat kerja dengan jasa pelayanan terpadu ini akan memiliki waktu aktif yang lebih lama jika dibandingkan dengan pekerjaan lainnya.
Mereka juga akan memiliki lebih banyak karyawan yang dibagi per-shift untuk mengatur pelaksanaan kerja sehari-hari.
Maka dari itu, dibutuhkan cara efektif untuk proses pembagian shift kerja yang baik dan teratur.
Cara pembagian shift kerja ini sebenarnya akan sangat mudah jika sudah mengetahui jumlah karyawan dan banyak tim kerja terlebih dahulu.
Namun untuk proses pembagiannya, terdapat beberapa perhitungan dan perbandingan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari setiap tempat kerja.
Berikut ini programgaji.com akan memaparkan beberapa cara pembagian shift kerja berdasarkan sistem waktu kerja secara umumnya.
Simak dan pahami informasi berikut ini agar bisa mengaturkan jadwal shift paling efektif di tempat kerjamu!
Table of Contents
Pembagian Shift Kerja Efektif
Pelaksanaan aktivitas di beberapa tempat kerja tentu akan mempengaruhi sistem pembagian shift untuk para karyawan.
Proses pembagian shift karyawan secara umumnya harus mengikuti waktu sibuk di setiap tempat kerja. Sehingga pengaturan jadwal kerja akan menjadi lebih bervariasi.
Pada bentuk pembagiannya, setiap karyawan akan dipisah menjadi beberapa tim yang ditentukan sesuai dengan kebutuhan tempat kerja.
Misalkan dalam satu hari tersebut memiliki 2 tim kerja, maka jumlah waktu kerja cukup dibagi dengan jumlah tim kerja.
Kemudian apabila sudah memiliki lama waktu kerja, maka proses penentuan jadwal masuk dan pulang sudah bisa dilakukan.
Biasanya, terdapat tiga bentuk pembagian shift yang sering kali digunakan oleh tempat kerja untuk jadwal karyawannya.
Tiga bentuk pembagian shift kerja tersebut yaitu shift per-hari, shift per-minggu, dan shift per-bulan.
Berikut adalah contoh perhitungan dari tiga cara pembagian shift kerja tersebut!
1. Pembagian Shift Kerja Per-Hari
Sebagai contoh bentuk perhitungan shift kerja per-hari, ayo kita ambil contoh salah satu kondisi lapangan kerja terlebih dahulu.
Misalkan di sebuah restoran memiliki waktu kerja dari jam 06:00 – 00.00 WIB, dimana waktu kerja akan berjumlah 18 jam setiap harinya dengan karyawan sebagai 100 orang.
Restoran ini ingin membagi shift menjadi 4 tim dengan menyesuaikan waktu ramai pelanggan saat waktu makan berlangsung.
Berdasarkan semua informasi tersebut, maka proses pembagian jadwal shift kerja di restoran ini bisa dilakukan dengan cara berikut:
Tim : 100/4 = 25 orang per-tim.
Lama waktu kerja : 18/4 = 4.5 jam per-hari
Jam masuk dan keluar kerja yang bisa digunakan setiap tim :
- Shift Pagi = 06:00 – 10.30 WIB
- Shift Siang = 10-30 – 15.00 WIB
- Shift Sore = 15.00 – 19.30 WIB
- Shift Malam = 19.30 – 00.00 WIB
Itulah pembagian shift kerja yang bisa dilakukan oleh restoran tersebut untuk setiap tim dengan jumlah 25 karyawan di dalamnya.
Setiap tim ini akan menjalani kegiatan di waktu-waktu sibuk restoran, sehingga pelayanan akan terus berjalan dengan lancar.
2. Pembagian Shift Kerja Per-Minggu
Berbeda dengan jadwal per-hari yang menghitung lama kerja per-jam. Jadwal shift kerja per-minggu akan menghitung banyak waktu kerja per-harinya.
Sebagai contoh, terdapat sebuah usaha laundry yang memiliki 20 karyawan tetap untuk proses membantu kegiatan bekerja setiap harinya.
Karena dirasa terlalu banyak pekerja dalam sehari, pihak laundry ingin membagi shift kerja karyawan menjadi 2 tim.
Berdasarkan rencana tersebut, maka proses pembagian shift kerja dalam satu minggu di tempat laundry bisa dilakukan seperti berikut ini:
Tim : 20/2= 10 orang per-tim.
Lama waktu kerja : 7/2= 3.5 hari per-minggu
Jam masuk dan keluar kerja yang bisa digunakan setiap tim:
- Shift Selang – Seling : Tim 1 (Senin-Rabu-Jumat-Minggu), Tim 2 (Selasa,Kamis, Sabtu, Minggu), untuk hari minggu dilakukan setengah hari.
- Shift Bundling : Tim 1 (Senin, Selasa, Rabu, Minggu), Tim 2 (Kamis,Jumat, Sabtu, Minggu), untuk hari minggu dilakukan setengah hari.
Itulah pembagian shift yang bisa direncanakan pihak laundry untuk kegiatan bekerja di setiap minggunya.
Namun perlu diingat bahwa jadwal masuk kerja harian tersebut bisa di rotasi atau diubah sesuai kesepakatan bersama.
3. Pembagian Shift Kerja Per-Bulan
Berbeda dengan shift kerja harian atau mingguan yang sering digunakan untuk pekerjaan tetap.
Pembagian shift kerja per-bulan sering kali digunakan untuk pekerjaan yang berjenis freelance atau tidak tetap.
Sebagai contoh dalam perencanaan shift per-bulan ini, kita akan mengambil kasus dari pekerjaan event organiser di sebuah acara besar.
Pada pelaksanaannya, acara ini akan berlangsung selama satu bulan penuh dengan anggota tim sebanyak 30 orang.
Agar tenaga anggota tetap kuat, maka setiap anggota akan terbagi menjadi 4 tim sebagai penanggung jawab disetiap minggunya.
Berdasarkan perencanaan tersebut, maka proses pembagian tim bisa dilakukan dengan cara seperti berikut ini:
Tim : 30/4= 7 orang (2 tim) dan 8 orang (2 tim)
Lama waktu kerja : 30/4 = 7 hari (untuk dua tim) dan 8 hari (untuk dua tim)
Jam masuk dan keluar kerja yang bisa digunakan setiap tim:
- Shift Pertama (8 Anggota) = Tanggal 1-8
- Shift Kedua (7 Anggota)Â = Tanggal 9-15
- Shift Ketiga (7 Anggota) = Tanggal 15-22
- Shift Keempat (8 Anggota) = Tanggal 23-30
Karena terdapat perbedaan jumlah anggota, maka perlu di pastikan kembali jumlah anggota setiap tim dan hari kerjanya.
Penempatan tim dengan anggota lebih banyak saat awal dan akhir acara diperlukan sebagai tenaga lebih untuk mempersiapkan acara.
Karena pekerjaannya bersifat freelance, maka shift yang dibagikan tidak bersifat tetap dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan acara.
Larangan Pembagian Shift Kerja
Jika sudah menemukan cara pembagian shift kerja yang tepat, maka perlu dipahami juga beberapa larangan penting saat pembagian shift kerja berlangsung.
Banyaknya karyawan dengan berbagai latar bekalang yang berbeda menghasilkan kebutuhan dan perencanaan hidup yang berbeda-beda juga.
Larangan-larangan ini bisa menjadi peringatan agar pembagian shift menjadi lebih efektif tanpa ada gangguan dari pihak manapun.
Berikut adalah beberapa larangan yang harus diperhatikan saat ingin membuat jadwal shift kerja!
1. Pembagian Waktu yang Tidak Adil
Perencanaan waktu shift yang tepat harus didasari dengan aturan waktu yang adil dan tepat sesuai aturan kerja yang ada.
Pada tahap penetapan jam kerja, setiap tim harus memperoleh lama waktu kerja dan istirahat yang sama agar tidak terjadi konflik kedepannya.
Apabila proses pembagian waktu shift tidak menemukan titik genap yang adil, maka pihak tempat kerja harus memberikan benefit lebih untuk tim yang berkerja lebih lama.
2. Tidak Merotasi Jadwal Shift Kerja
Selain penetapan waktu yang adil, perencanaan shift juga harus memiliki masa rotasi yang fleksibel dan sesuai kebutuhan pekerjanya.
Perlu diingat bahwa semua pekerja memiliki kehidupan pribadi yang juga sama penting dengan pekerjaan mereka.
Oleh karena itu, proses rotasi waktu shift diperlukan untuk memberikan kesempatan setiap pekerja untuk menjalani kehidupan normal mereka sehari-hari.
3. Kurang Membangun Komunikasi
Kurangnya komunikasi dapat membangun sikap buruk dari para pekerja karena minimnya informasi saat melaksanakan pekerjaan.
Setiap tempat kerja membutuhkan proses komunikasi yang jelas agar bisa memahami kebutuhan para pekerjanya.
Semakin baik bentuk komunikasi yang dibangun, maka pelaksanaan berbagai bentuk pekerjaan juga akan semakin mudah dilakukan.
4. Penempatan Tim Secara Acak
Penempatan anggota tim dengan jadwal shiftnya ditentukan secara acak akan membuat permasalahan yang cukup berat kedepannya.
Seperti yang telah dijelaskan, bahwa pembagian tim pada shift kerja harus menyesuaikan kebutuhan karyawan dan tempat kerja terlebih dahulu.
Kesepakatan antara dua pihak sangatlah penting dalam perencanaan shift kerja. Maka dari itu, selalu pastikan kesanggupan pekerja sebelum akhirnya dimasukkan dalam tim.
Kelola Shift Kerja Dengan OnTime Payroll
Pengelolaan jadwal shift kerja masih harus diatur menggunakan manual? Sepertinya akan kurang efektif untuk era sekarang ini.
Kegiatan bekerja yang semakin hari menjadi semakin sibuk, membuat proses mengatur jadwal kerja menjadi lebih sulit untuk dilakukan manual.
Maka dari itu, kehadiran aplikasi yang mendukung fitur pengatur jadwal kerja secara cepat sangat dibutuhkan saat ini.
OnTime Payroll selaku aplikasi HRIS terbaik menjadi jawaban akan harapan dalam mengelola jadwal kerja agar menjadi lebih mudah.
Melalui OnTime Payroll, pembagian jadwal kerja bisa lebih cepat karena penambahan jadwal bisa diatur dalam jumlah yang banyak sekaligus.
Atur shift kerja untuk tim yang beragam? Sudah tidak perlu pusing lagi jika menggunakan OnTime Payroll ini!
Bangun tim kerja dan masukkan jadwal kerja hanya dengan satu kali imput saja. OnTime Payroll datang dengan berbagai kemudahaan untuk pekerjaan Anda!
Ingin coba OnTime Payroll sekarang? Ayo klik disini untuk registrasi secara gratis!
