Menulis surat permohonan cuti sering kali menjadi kondisi yang sulit karena pertimbangan akan diterimanya surat tersebut.
Banyak karyawan yang pengajuan cutinya ditolak karena surat permohonan cuti yang tidak sesuai dengan SOP di perusahaan.
Bentuk dari sebuah surat permohonan cuti pada dasarnya harus dilengkap dengan informasi lengkap yang bisa mendeskripsikan kondisi penting terhadap alasan mengajukan cuti.
Oleh karena itu, terdapat beberapa struktur dan format penting yang wajib diketahui sebelum mulai mengajukan surat cuti.
Lalu bagaimana cara menulis sebuah surat permohonan cuti yang baik dan benar?
Jika ingin tau, ayo simak panduan dalam menulis surat permohonan cuti paling jitu berikut ini agar surat pengajuanmu bisa diterima dengan cepat!!
Baca Juga : Top 5 Pekerjaan Paling Dibutuhkan Saat Ini dan Masa Depan!
Table of Contents
Jenis-Jenis Surat Permohonan Cuti
Penentuan proses diterima atau tidaknya sebuah surat permohonan cuti berawal dari penilaian realita yang sedang dialami pada karyawan yang mengajukan surat.
Seorang karyawan harus memiliki alasan cuti yang kuat terlebih dahulu untuk menjadi bukti bahwa mereka sedang dalam kondisi tidak bisa bekerja.
Terdapat beberapa alasan penting yang sering menjadi permasalahan utama dari seorang karyawan untuk mengajukan cuti.
Beberapa alasan ini digunakan untuk mengatur isi dari sebuah surat, sehingga akhirnya memiliki jenis struktur tersendiri dalam aturan menulis surat permohonan cuti di perusahaan.
Berikut beberapa jenis dari permohonan cuti yang sering dijumpai dalam sebuah perusahaan!!
1. Cuti Sakit
Cuti sakit adalah jenis cuti yang paling sering ditemukan dalam prose pengajuan surat cuti kerja pada setiap perusahaan.
Dalam proses pengajuannya, cuti sakit ini harus memiliki barang bukti berupa surat keterangan sakit dari dokter yang merawat karyawan tersebut.
2. Cuti Melahirkan
Seorang karyawan yang melahirkan memiliki hak cuti untuk beristirahat selama 3 bulan dan wajib disetujui oleh perusahaan tempat mereka bekerja.
Hak cuti melahirkan ini sudah disepakati oleh aturan hukum negara. Biasanya karyawan yang hamil akan menargetkan bulan cuti mereka jauh hari sebelum mendekati bulan bersalin.
3. Cuti Tahunan
Kegiatan cuti tahunan adalah jadwal libur yang menjadi hak karyawan dalam bekerja dan sudah diatur dalam Undang-Undang Negara Indonesia.
Dalam aturan tersebut, dijelaskan bahwa setiap perusahaan wajib memberikan cuti pada karyawan minimal 12 hari selama satu tahun periode kerja.
4. Cuti Menikah
Seorang karyawan yang ingin melaksanakan pernikahan bisa mengajukan cuti nikah untuk kegiatan akad dan pesta pernikahan mereka.
Berdasarkan aturan yang berlaku, seorang karyawan bisa memperoleh cuti nikah selama hari kerja tanpa ada potongan dalam gaji mereka.
5. Cuti Keagamaan
Cuti keagamaan ini merupakan kegiatan cuti khusus yang digunakan untuk menunaikan ibadah suatu agama tertentu.
Dalam aturan yang berlaku, cuti keagamaan ini bisa diperoleh selama 2 tahun sekali dengan lama cuti maksimal 12 hari di setiap pengajuannya.
6. Cuti Kepentingan Pribadi
Pengajuan cuti dengan alasan kepentingan pribadi bisa dilakukan apabila karyawan mengalami hal mendesak seperti bencana, keluarga meninggal, atau lain sebagainya.
Lama waktu yang bisa diperoleh untuk cuti pribadi ini biasanya berkisaran sekitar 7 hari kerja dengan jaminan tidak ada potongan gaji.
Baca Juga : Ingin Membangun Budaya Kerja Positif? Lakukan Tips Berikut Ini!
Struktur Menulis Surat Permohonan Cuti
Sama dengan surat lainnya, menulis surat permohonan cuti juga memiliki struktur penting harus disesuaikan pada setiap isi surat tersebut.
Struktur yang dibangun ketika menulis surat permohonan cuti ini harus bisa menjelaskan tujuan dan alasan seorang karyawan mengajukan cuti.
Terdapat beberapa struktur utama yang wajib ada dalam sebuah surat pengajuan cuti jika dinilai secara keseluruhan.
Berikut adalah beberapa struktur surat yang wajib ada dalam surat permohonan cuti dan alasan kenapa struktur tersebut harus diperjelas informasinya!!
1. Kop surat
Sebuah kop surat merupakan sebuah informasi seputar identitas penulis atau pengirim surat yang berisi nama instansi, alamat, dan lain sebagainya.
Surat yang memiliki kop diatasnya akan dianggap sebagai surat yang resmi karena berasal dari suatu instansi/perusahaan resmi.
Letak kop ini sendiri berada di header (atas) dari sebuah surat. Menulis surat permohonan cuti yang dilengkapi kop surat perusahaan akan dinilai resmi dalam segala prosesnya.
2. Salam Pembuka Surat
Salam pembuka merupakan kalimat yang menyebutkan salam untuk target penerima surat dan menjadi simbolik sebuah pembukaan isi dari surat tersebut.
Menulis salam pembuka dalam sebuah surat dapat mengisyaratkan rasa hormat terhadap si penerima surat.
Posisi salam pembuka ini terletak pada paragraf awal dari keseluruhan isi dalam sebuah surat.
3. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang memberikan informasi lengkap terhadap tujuan dari pembuatan surat tersebut.
Pada proses menulis surat permohonan cuti, isi surat harus berisi tujuan dan alasan yang jelas terhadap pengajuan cuti seperti apa yang diinginkan karyawan.
Posisi isi surat sendiri berada dibawah salam pembuka. Setiap isi surat dapat berbeda-beda sesuai dengan informasi yang ingin diberikan pada penerimanya.
4. Penutup Surat
Bagian penutup surat merupakan bagian isi terakhir surat yang berfokus pada permintaan pengajuan dan ucapan terima kasih.
Penutup surat ini bisa dikatakan sebagai kesimpulan dari semua informasi yang sudah dijelaskan dalam sebuah isi.
Penulisan sebuah penutup surat tidak boleh menyatu dengan isi dari surat tersebut. Letak suatu penutup surat biasanya berada pada paragraf dibawah isi surat.
5. Tanda Tangan
Sebuah tanda tangan adalah bagian terakhir dari surat dan menjadi tanda pengenal dari orang yang menulis surat.
Penulisan tanda tangan dengan tambahan nama lengkap si penulis berfungsi untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dalam informasi yang ada pada surat tersebut.
Dalam konteks menulis surat permohonan cuti, sebuah tanda tangan harus dilakukan oleh pihak pertama yang ingin mengajukan cuti dan tidak boleh diwakilkan.
Baca Juga : 6 Informasi Penting Dalam CV Agar Lebih Menarik Bagi HRD
Contoh Format Surat Permohonan Cuti
Sebelum menulis surat permohonan cuti, alangkah baiknya untuk mengenal terlebih dahulu contoh format dari sebuah surat permohonan cuti tersebut.
Terdapat tiga bentuk format kepenulisan yang sering menjadi cara menulis surat permohonan cuti bagi para karyawan.
Tiga format surat tersebut yaitu format formal, semi formal, dan tidak formal. Tiga format tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan bentuk informasi yang diperlukan.
Berikut ini adalah contoh dari tiga format tersebut untuk menjadi acuan dalam proses pengajuan cuti di perusahaan.
1. Surat Permohonan Cuti Formal
[Nama Perusahaan/Instansi]Â
[Alamat Perusahaan/Instansi] [Nomor Telepon] [Email]
_________________________________________________________________
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
No. Surat : …………………..
Perihal : ………………………
Lampiran : (sesuaikan dengan jumlah berkas yang dilampirkan)
Kepada Yth.Â
[Nama Atasan] [Jabatan Atasan] [Nama Perusahaan/Instansi]
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya ingin mengajukan permohonan cuti tahunan selama [jumlah hari cuti], terhitung mulai tanggal [hari pertama cuti] sampai dengan tanggal [hari terakhir cuti].
Berikut biodata pribadi saya yang sesuai dengan kontrak kerja perusahaan :Â
Nama : ……………
Tanggal Lahir : ……………
Posisi : ……………
Saya bermaksud untuk menggunakan cuti ini untuk memenuhi hak cuti yang telah disepakati dalam kontrak. Selama saya cuti, pekerjaan yang ada akan dilimpahkan kepada [nama penanggung jawab] Â dari [posisi penanggung jawab] yang telah saya beri pengarahan sebelumnya.
Sebagai Pelengkap informasi, berikut saya lampirkan beberapa berkas yang mendukung pengajuan cuti saya:
- ……………..
- ……………..
- ……………..
Demikian surat permohonan cuti ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
2. Surat Permohonan Cuti Semi Formal
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
Perihal : ……………………
Kepada Yth.Â
[Nama Atasan] [Jabatan Atasan] [Nama Perusahaan/Instansi]
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya ingin mengajukan permohonan cuti tahunan selama [jumlah hari cuti], terhitung mulai tanggal [hari pertama cuti] sampai dengan tanggal [hari terakhir cuti].
Saya bermaksud untuk menggunakan cuti ini untuk memenuhi hak cuti yang telah disepakati dalam kontrak. Selama saya cuti, pekerjaan yang ada akan dilimpahkan kepada [nama penanggung jawab] Â dari [posisi penanggung jawab] yang telah saya beri pengarahan sebelumnya.
Demikian surat permohonan cuti ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
3. Surat Permohonan Cuti Tidak Formal
Kepada Yth.Â
[Nama Atasan] [Jabatan Atasan] [Nama Perusahaan/Instansi]
Di Tempat,
Selamat Pagi Bapak/Ibu [Nama Atasan]
Pada surat ini saya [nama lengkap] dari [posisi lengkap] izin mengajukan permohonan cuti tahunan selama [jumlah hari cuti], terhitung mulai tanggal [hari pertama cuti] sampai dengan tanggal [hari terakhir cuti].
Saya sudah menentukan tanggal dan jadwal yang tidak bentrok dengan kegiatan penting perusahaan. Selama saya cuti, pekerjaan yang ada akan dilimpahkan kepada [nama penanggung jawab] Â dari [posisi penanggung jawab] yang telah saya beri pengarahan sebelumnya.
Demikian surat ini saya buat dan saya harap untuk disetujui.
Terima kasih atas perhatiannya!!
[Nama Lengkap]
Baca Juga : Penting! Ini Cara Mendidik Etika Karyawan Di Tempat Kerja
Cara Menulis Surat Permohonan Cuti
Setelah mengetahui struktur, format, dan jenis surat permohonan cuti untuk karyawan. Maka hal lain yang perlu untuk dipahami adalah cara menulis surat permohonan cuti tersebut.
Membuat sebuah surat permohonan cuti pada dasarnya harus disesuaikan dengan isi yang sesuai dengan SOP pada sebuah perusahaan.
Namun, terdapat beberapa cara yang menjadi kewajiban saat ingin menulis sebuah surat permohonan cuti.
Berikut adalah beberapa cara khusus tersebut!!
1. Gunakan Bahasa yang Baik dan Formal
Penggunaan bahasa yang baik dan formal pada setiap surat permohonan cuti akan memberikan citra yang serius dalam proses pengajuannya.
Hal ini akan membuat perusahaan memberikan perhatian lebih terhadap pengajuan cuti yang ditulis oleh karyawan.
2. Tentukan Alasan Cuti yang Jelas
Menentukan alasan cuti yang jelas juga akan menunjukkan tingkat kepentingan dari alasan pengajuan cuti tersebut.
Apabila alasan cuti yang ditulis pada surat permohonan cuti jelas dan masuk akal, maka besar kemungkin perusahaan akan setuju dalam proses cuti yang diajukan.
3. Rencakan Waktu Cuti yang Terukur
Perencanaan lama waktu cuti juga harus diperhatikan dan disesuaikan dengan kondisi mendesak yang dialami karyawan.
Penentuan lama waktu cuti harus terukur sesuai dengan aturan yang ada sehingga perusahaan tidak akan banyak bertanya tentang alasan lama waktu cuti tersebut.
4. Berikan Rekomendasi Solusi Pekerjaan
Saat cuti, pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tetap harus diselesaikan karena perusahaan membutuhkan perkembangan kinerja di setiap periode.
Oleh karena itu, memberikan rekomendasi penyelesaian berbagai pekerjaan disaat cuti berlangsung akan memberikan nilai plus dalam proses persetujuan cuti dari perusahaan.
Baca Juga : Apa Itu Surat Peringatan Karyawan? Pahami Jenis dan Fungsinya
Aplikasi HRIS Sebagai Pembantu Permohonan Cuti
Pengajuan permohonan cuti pada dasarnya bisa dilakukan lebih mudah apabila perusahaan sudah beralih ke teknologi yang lebih digital.
Menulis surat permohonan cuti pada saat ini sudah sangat jarang dilakukan setelah kehadiran aplikasi HRIS seperti OnTime Payroll di lingkungan kerja.
Saat ini, proses pengajuan atau permohonan jadwal cuti sudah bisa dilakukan hanya dengan menggunakan aplikasi mobile saja.
Segala bentuk alasan dan perencanaan kegiatan saat cuti bisa dideskripsikan melalui hanya aplikasi OnTime Payroll saja.
Di OnTime Payroll, proses pengajuan dan persetujuan cuti tidak perlu lagi menunggu lama.
Semua jadwal kegiatan dan perhitungan cuti bisa dikelola hanya melalui satu akun OnTime Payroll saja.
Ingin mencoba OnTime Payroll? Ayo uji coba gratis dengan disini sekarang juga!!
