Notulen rapat adalah catatan rinci yang ditulis dengan rinci selama rapat berlangsung. Dokumen ini berisi tentang topik atau isu utama, usulan, pemungutan suara atau kegiatan yang harus dilakukan.
Notulen rapat biasanya ditulis oleh sekretaris atau salah satu anggota tim yang ditunjuk. Tugas orang tersebut adalah menulis catatan yang akurat tentang apa yang terjadi selama rapat berlangsung.
Table of Contents
Cara Membuat Notulen Rapat
Secara umum terdapat 5 langkah utama dalam pembuatan notulen rapat, yakni sebagai berikut:
- Pra-perencanaan
- Pencatatan
- Menulis notulen
- Membagikan notulen
- Pengarsipan
1. Pra-perencanaan
Rapat yang direncanakan dengan baik, tentu akan mudah membuat notulensinya. Maka dari itu sebaiknya pimpinan rapat dan sekretaris atau pencatat notulen harus bekerja sama dengan baik untuk merencanakan jalannya rapat.
Pra-perencanaan dalam membuat notulen rapat mencakup dua hal yakni:
- Agenda pertemuan serta daftar hadir, dan dokumen yang diperlukan rapat berjalan.
- Harapan, penting bagi sekretaris untuk mengetahui apa yang diharapkan untuk dicatat selama rapat berlangsung.
2. Pencatatan
Apa yang harus dicatat dalam notulen rapat? Isi dari notulen rapat biasanya terdiri dari waktu dan tempat pertemuan, daftar hadir, pengambilan keputusan, kegiatan yang disepakati, hasil voting, mosi diterima atau ditolak, tanggal dan waktu pertemuan berikutnya.
Pada saat rapat sedang berjalan, catat semua hal yang dirasa penting. Tetapi jangan sampai karena asik menulis notulen, kamu tertinggal pembicaraan penting.
Nah jangan terlalu memikirkan formatnya ketika rapat sedang berjalan.
Maka dari itu buat saja terlebih dahulu outlinenya atau tulislah poin-poin penting di coretan, setelah rapat selesai baru memperbaiki formatnya agar lebih mudah untuk dipahami pembaca.
3. Proses menulis notulen
Ketika rapat sudah berakhir, sekretaris bertugas untuk membuat notulen rapat yang mencakup semua informasi penting dengan format yang jelas dan rapi. Berikut ini adalah tips yang dapat kamu pertimbangkan:
Buat notulen rapat sesegera mungkin setelah rapat berakhir, jangan menunda terlalu untuk membuatnya. Karena segala sesuatu yang terjadi di pertemuan tersebut masih segar dalam ingatan.
Tinjau ulang outline atau catatan penting yang kamu buat selama rapat berlangsung.
Review ulang notulen yang sudah kamu buat dan pastikan notulen tersebut singkat, padat dan jelas.
4. Membagikan notulen rapat
Setelah selesai menulis notulen, selanjutnya sekretaris bertugas untuk membagikan notulen rapat tersebut kepada orang-orang yang berkepentingan atau bahkan seluruh anggota rapat.
Mengingat notulen memerlukan banyak dokumen ada baiknya kamu menggunakan pendekatan berbagi tanpa kertas seperti Ms Word.
5. Pengarsipan
Setelah notulen rapat selesai dibuat dan dibagikan jangan lupa untuk melakukan pengarsipan. Hal ini penting untuk dilakukan karena notulen rapat sangat berguna di kemudian hari. Misalnya saja untuk memberikan pengingat dan bahan rapat selanjutnya.
Dira digital seperti sekarang ada baiknya pengarsipan dilakukan dengan penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive atau One Drive.
Contoh Notulen Rapat Word
Nah berikut ini adalah contoh dari notulen rapat:
Download Template Notulen Rapat
Kamu bisa mendownload template notulen rapat melalui link berikut:
Semoga pekerjaan kamu cepat selesai dan mudah-mudahan contoh notulen rapat .word dari OTP dapat membantu ya. Jangan lupa share artikel ini dan terima kasih telah berkunjung.
